Resmî e-Apostil sisteminin doğrulama sayfasında büyük harflerle Posta ve Telgraf Teşkilatı’nın adı yazar; e-Devlet’te apostil arayan kişi dört PTT hizmetiyle karşılaşır. Bu görünürlük bir yanılgı üretir: PTT apostil makamı sanılır. Değildir. PTT sistemde aracıdır; başvuruyu alır, belgeyi teslim eder ve hizmet bedelini tahsil eder. Apostili adli belgede Adalet Bakanlığı, idari belgede İçişleri Bakanlığı uygular.
Kanundaki kelime: aracılık
PTT’nin bu rolü Posta Hizmetleri Kanunu m.22/1’de yazar: Sözleşme uyarınca yetkili birimlerce apostil verilmiş belgelerin, kişisel verilerin korunması kaydıyla, elektronik ortamda ilgililere ulaştırılması için aracılık işlemleri. Hüküm 7101 sayılı Kanunla eklendi ve 1 Ocak 2019’da yürürlüğe girdi; HCCH tablosu da Türkiye’de e-Apostille başlangıcını Ocak 2019 olarak gösterir. Kanun metni “aracılık” der, “apostil verme” demez; PTT’nin sınırı bu kelimededir.
Sistemde ne yapar
Sistemin kendi anlatımı aşamaları sıralar: başvuru resmî sitede yapılır, yetkili kuruma (Adalet ya da İçişleri Bakanlığı) iletilir, yetkili kurum belgeyi elektronik ortamda oluşturur, belge güvenli yolla başvurana yine resmî site üzerinden teslim edilir. Teslim aşamasında PTT belgeyi nitelikli elektronik sertifikayla imzalar; yabancı makam belgeyi doğrulama sayfasına dosya yükleyerek teyit eder. Aydınlatma metni rolü hukuken de sınırlar: apostil vermeye yetkili birimler veri sorumlusudur, PTT veri işleyendir ve sorumluluğu yetkili birim adına işlediği verinin güvenliğiyle sınırlıdır.
Hizmet bedeli
Valilik ve kaymakamlıkta fiziki apostil için ücret alınmaz; e-Apostil’de ise PTT’nin hizmet bedeli vardır. Bedel belge başına alınır, sayfa sayısından bağımsızdır ve mahkeme kararında farklıdır; güncel tutar resmî sistemin sık sorulan sorular sayfasında yazar, bu sitede tekrarlanmaz. Sistemin uyarısı önemlidir: başvuru alanları yanlış doldurulursa başvuru reddedilir ve hizmet bedeli yine alınır. Bu bedel PTT’nindir, apostilin kendisinin ücreti değildir; e-Apostil’in ücretli olması apostilin ücretli olduğu anlamına gelmez.
Neyi yapmaz
PTT apostil vermez, belgenin içeriğine ya da apostile uygunluğuna karar vermez. Sistem yalnız altı belge türü için çalışır; noter onaylı çeviri, vekâletname, diploma gibi belgeler PTT üzerinden apostillenmez, fiziki yolla valilik ya da kaymakamlığa gider. Sistemin kendi sınırları da vardır: Sözleşmeye taraf olmayan ülkeler için e-apostil verilmez, bazı uluslararası sevkiyat belgeleri ve faturalar sistemin dışındadır, nüfus kayıt örneği için e-Apostil yalnız Türk vatandaşlarına açıktır. Başvuru belge sahibinin kendi e-Devlet hesabından yapılır; giriş bilgileri kişiye özeldir ve bu site onları hiçbir aşamada istemez.
Resmî sayfada olmayanlar
Başvurunun ortalama kaç günde sonuçlandığı resmî sayfada yoktur; sistem belge türüne ve yetkili kurumun yoğunluğuna göre değiştiğini yazar. Bir tercüme bürosunun müşteri adına e-Apostil başvurusu yapıp yapamayacağı doğrulanamadı; arayüzdeki “ek kimlik numarası” alanının hangi durumda kullanıldığı açık değildir. Nüfus belgelerinin sisteme eklendiği tarih de bulunamadı; arayüz paketinde adli belge dönemine ait eski bir bedel metni durur, güncel olan canlı sayfadır.
Elektronik belgenin çevirisi
PTT’nin teslim ettiği belge Türkçe ve elektroniktir; çevirinin bu belgenin hangi nüshası üzerinden yapılacağı ve apostil bilgisinin çeviride nasıl yer alacağı bu sitenin taramasında resmî bir kaynakta yazmaz. Çevirinin noter onayı ve gerekiyorsa o onaya konacak fiziki apostil PTT’nin dışındadır; noter onaylı çevirinin apostili herhangi bir valilik ya da kaymakamlıktan alınır. Karşı makamın elektronik belgeyi hangi biçimde istediği çeviriye başlamadan önce sorulur.