Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 10 uncu maddesindeki aydınlatma yükümlülüğü kapsamında hazırlanmıştır. Bu siteyi kullanan, teklif formunu dolduran ya da e-posta yoluyla büroya yazan gerçek kişilerin kişisel verilerinin nasıl işlendiğini anlatır. Çeviri işi başladıktan sonra belgenin içeriğine ilişkin gizlilik kuralları ayrı bir sayfada, evrak gizliliği başlığı altında yazar.
Veri sorumlusu
Veri sorumlusu, İhlamur Caddesi 9/8, Kızılay, Ankara adresinde kayıtlı Hacettepe Tercüme Ltd. Şti.’dir. Bu metinle ilgili sorular ve aşağıda anlatılan haklara ilişkin başvurular bu adrese yazılı olarak ya da iletişim bilgileri sayfasındaki e-posta adresine gönderilir.
Hangi veriler işlenir
Teklif formu şu bilgileri toplar: ad ve soyad, e-posta adresi, isteğe bağlı telefon numarası, belgenin türü, sayfa sayısı, hedef dil, belgenin kullanılacağı ülke ve kurum, belgenin bulunduğu aşama, istenen teslim tarihi ve serbest metin alanına yazdıklarınız. Belgenin kendisi form üzerinden toplanmaz; formda dosya yükleme alanı yoktur. Form hiçbir aşamada e-Devlet giriş bilgisi ya da kimlik numarası istemez. E-posta yoluyla yazdığınızda gönderdiğiniz iletinin içeriği ve gönderici bilgileri işlenir.
Siteyi ziyaret ettiğinizde barındırma sağlayıcısının sunucusu, teknik işletim ve güvenlik amacıyla erişim günlükleri tutar; bu günlüklerde IP adresi, erişim zamanı, istenen sayfa ve tarayıcı bilgisi bulunur. Sitede kullanılan çerezler ayrı bir sayfada, çerez bilgisi başlığı altında anlatılır. Serbest metin alanına özel nitelikli kişisel veri (sağlık, ceza mahkûmiyeti gibi) yazılması gerekmez; belge türünü adlandırmak yeterlidir.
İşleme amaçları ve hukuki sebep
Form ve e-posta yoluyla verilen bilgiler şu amaçlarla işlenir: teklif talebinin değerlendirilmesi ve teklifin hazırlanması, sizinle yazılı iletişim kurulması, teklif kabul edilirse çeviri sözleşmesinin kurulması ve yerine getirilmesi, hata bildirimlerinin değerlendirilmesi. Bu işlemenin hukuki sebebi Kanun’un 5 inci maddesinin ikinci fıkrasındadır: bir sözleşmenin kurulması ya da ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (c bendi) ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati (f bendi). Sunucu günlükleri, sitenin güvenli ve kesintisiz çalışması amacıyla meşru menfaat sebebine dayanır. Bu sebepler yeterli olduğundan açık rızanız istenmez; formdaki onay kutusu bu metnin okunduğunu teyit eder, rıza beyanı değildir. Açık rıza gerektiren bir işleme ortaya çıkarsa ayrıca ve yalnız o iş için istenir.
Kanun’un 4 üncü maddesindeki ilkeler uygulanır: veriler belirli ve meşru amaçla, amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak, doğru ve gerektiğinde güncel biçimde, gerektiği süre kadar işlenir. Bu yüzden form yalnız teklif için gereken alanları içerir ve belge dosyası gerekmedikçe alınmaz.
Verilerin aktarılması
Form gönderimi, büronun e-posta adresine bir bildirim olarak iletilir; bu iletim için bir SMTP e-posta sağlayıcısı kullanılır ve verileriniz bu sağlayıcının sunucusundan geçer. Site bir barındırma sağlayıcısının sunucusunda çalışır; form gönderimleri ve erişim günlükleri o sunucuda tutulur. E-posta ve barındırma sağlayıcılarının sunucu konumu yayın öncesinde teyit edilir; sunucu yurt dışındaysa aktarım, Kanun’un yurt dışına aktarımı düzenleyen hükümlerine uygun olarak yapılır ve bu metin o teyide göre güncellenir. Teklif kabul edilirse ve iş noter onayı gerektiriyorsa belgeyle ilgili bilgiler, yalnız işin gerektirdiği ölçüde yeminli tercümana ve notere aktarılır. Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere verilmez ve satılmaz. Müşteri belgeleri ve içerdikleri kişisel veriler ücretsiz makine çeviri ya da yapay zekâ servislerine yüklenmez.
Toplama yöntemi ve saklama süresi
Veriler elektronik ortamda, sitedeki form ve e-posta yoluyla; ziyaret sırasında ise sunucu günlükleri aracılığıyla otomatik olarak toplanır. Teklif kabul edilmezse talep bilgileri, değerlendirme tamamlandıktan sonra makul bir süre içinde silinir; bu süre, talebin yeniden açılması ya da olası bir uyuşmazlık için gereken süreyle sınırlıdır. Teklif kabul edilirse veriler sözleşme ilişkisi boyunca ve ardından ticaret ve vergi mevzuatının öngördüğü yasal saklama süreleri boyunca tutulur; süre dolduğunda silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Sunucu günlükleri barındırma sağlayıcısının teknik saklama süresine tabidir.
Haklarınız ve başvuru yolu
Kanun’un 11 inci maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şunları isteyebilirsiniz: kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek; işlenmişse buna ilişkin bilgi istemek; işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek; yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilmek; eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini istemek; Kanun’da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini istemek; düzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek; yalnız otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etmek; kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğradıysanız zararın giderilmesini talep etmek.
Başvuru, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak yukarıdaki adrese yazılı biçimde ya da iletişim bilgileri sayfasındaki e-posta adresine yapılır. Başvuruda ad, soyad, talep konusu ve yanıt için bir adres bulunmalıdır; kimliğin doğrulanması için ek bilgi istenebilir. Başvurular en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunun reddedilmesi, yanıtın yetersiz bulunması ya da süresinde yanıt verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyet yolu açıktır. Bu metin gerektiğinde güncellenir; sayfanın doğrulama tarihi son gözden geçirmeyi gösterir.