Bir belge çeviri için paylaşıldığı anda büronun eline yalnız bir metin değil, bir kişinin doğumu, evliliği, sabıkası, diploması ya da şirketinin iç bilgisi geçebilir. Bu sayfa o belgenin bürodaki yolculuğunu anlatır: hangi kanaldan alınır, kimler görür, nereye yüklenmez, ne zaman silinir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel açıklama ayrı bir sayfada, KVKK aydınlatma metninde yazar; bu sayfa yalnız belgenin kendisiyle ilgilenir.
Belge form üzerinden alınmaz
Sitedeki teklif formunda dosya yükleme alanı yoktur ve bu bir eksiklik değil, bir tercihtir. Form yalnız teklif için gereken bilgileri sorar: belge türü, sayfa sayısı, hedef dil, kullanılacağı ülke ve kurum. Belgenin görüntüsü bu aşamada gerekmez. Bir web formuna yüklenen dosya sunucuda, e-posta bildiriminde ve yedeklerde çoğalır; toplanmayan belge ise hiçbir yerde çoğalmaz. Teklif için belgenin görülmesi gerektiğinde bu, formdan sonra ve yazışma içinde olur.
Paylaşım kanalı birlikte kararlaştırılır
Belgenin nasıl gönderileceği tek taraflı dayatılmaz; ilk yazışmada birlikte kararlaştırılır. Seçenekler belgenin niteliğine göre değişir: ofise elden teslim, e-posta eki, süresi sınırlı bir paylaşım bağlantısı ya da belge sahibinin kendi tercih ettiği güvenli bir kanal. Sağlık kaydı, ceza mahkûmiyeti, mali tablo gibi hassas içerik taşıyan belgelerde e-posta yerine elden teslim ya da şifreli aktarım önerilir. Belge sahibi hangi kanaldan rahat ediyorsa o kanal kullanılır; büro belgeyi kendi seçtiği bir bulut hesabına yüklemez.
Belgeyi kimler görür
Belgeye erişim işi yapan kişilerle sınırlıdır: teklifi hazırlayan proje sorumlusu, çeviriyi yapan tercüman ve iş noter onayı gerektiriyorsa çeviriyi imzalayan yeminli tercüman ile noter. Noterin çeviriyi onaylarken belgenin aslını ya da onaylı suretini görmek isteyip istemediği noterin kendi uygulamasına bağlıdır; bu sitenin taramasında bu konuda genel bir kural bulunamadı ve bu karar büronun tasarrufunda değildir. Bunların dışında kalan hiçbir kişiye, kardeş kuruluşa ya da alt yükleniciye belge gösterilmez. Tercümanla büro arasında yazılı gizlilik yükümlülüğü vardır; serbest çalışan tercüman kullanıldığında aynı yükümlülük ona da uygulanır.
Belge hangi servislere yüklenmez
Müşteri belgeleri ücretsiz makine çeviri ya da yapay zekâ servislerine yüklenmez. Bu cümle bir tercih değil, kural olarak uygulanır: böyle bir servise yüklenen belge o andan itibaren büronun denetiminden çıkar. Çeviri, tercümanın kendi bilgisayarında ve büronun denetlediği araçlarla yapılır. Terim tutarlılığı için tutulan sözlük ve çeviri belleği yalnız terimleri içerir; belgeden kişi adı, kimlik numarası ya da tarih gibi kişisel veri çeviri belleğine alınmaz.
Saklama ve imha
Teklif verilmiş ama kabul edilmemişse belge, değerlendirme tamamlandıktan sonra makul bir süre içinde silinir. İş yapılmışsa belge ve çevirisi, olası bir düzeltme talebi ve yasal saklama yükümlülükleri süresince tutulur; bu sürelerin dayanağı ve ayrıntısı KVKK aydınlatma metninde anlatılır. Kâğıt aslı elden teslim edilmişse iş bitince belge sahibine geri verilir; alınmayan kâğıt belge makul bir bekleme süresinden sonra imha edilir. Belge sahibi daha erken silme isteyebilir; yasal bir saklama yükümlülüğü yoksa istek yerine getirilir.
Gizlilik taahhüdü ve sorular
Kurumsal müşteriler ya da hassas belge sahipleri isterse iş başlamadan önce yazılı bir gizlilik taahhüdü imzalanır. Taahhüt, belgenin kapsamını, erişecek kişileri, saklama süresini ve ihlal halinde bildirimi tanımlar; müşterinin kendi metni de kullanılabilir. Bu sayfadaki uygulamayla ilgili bir soru ya da bir gizlilik endişesi iletişim bilgileri sayfasındaki adrese yazılır. Büro belgenin içeriği hakkında üçüncü kişilere bilgi vermez; bir belgenin büroya gelip gelmediği sorusu bile yalnız belge sahibine yanıtlanır.