Kaymakamlık masasında apostil basan memur İçişleri Bakanlığı’nın taşra teşkilatında çalışır; e-Apostil’de nüfus kayıt örneğine konan elektronik apostili de aynı Bakanlık uygular. İdari belgede apostilin sahibi İçişleri’dir; valilik ve kaymakamlık onun eli, e-İçişleri onun doğrulama defteridir. Bu sayfa Bakanlığı üç yüzüyle anlatır: genelgesi, elektronik apostili ve doğrulama sayfası.
Genelge 2009/31 ne der
İçişleri Bakanlığı’nın 2009 tarihli genelgesi valilik ve kaymakamlıkların apostil uygulamasını düzenler. Genelgenin bu sitede en çok işe yarayan cümlesi apostilin sınırını çizer: apostil uygulaması, apostil şerhi konulan belgenin metnine şamil değildir. Yani mülki amirin apostili belgedeki bilgiyi doğru saymaz; imzayı, sıfatı ve mührü doğrular. Genelge başvuruda vekâletname konusunda bir şey söylemez; vekâlet konusunda ne istendiği bu yüzden her makamın kendi sayfasından öğrenilir.
e-Apostil’de Bakanlığın payı
Resmî e-Apostil sistemi iki apostil makamıyla çalışır: adli belgede Adalet Bakanlığı, idari belgede İçişleri Bakanlığı. Sistemin sık sorulan soruları İçişleri’nin payını belge adıyla sayar: nüfus kayıt örneği ile çok dilli doğum, evlenme ve ölüm kayıt örnekleri, yani Formül A, B ve C; bu belgelere apostili Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü uygular. HCCH’nin e-APP tablosu da Türkiye’nin denetleyici yetkili makamlarını Adalet ve İçişleri bakanlıkları olarak kaydeder. Bu pay adım adım genişledi: T.C. Guangzhou Başkonsolosluğu’nun duyurusuna göre nüfus kayıt örneği için e-Apostil başvuruları Haziran 2021’den, çok dilli doğum, evlilik ve ölüm kayıt örnekleri için 28 Aralık 2023’ten beri alınır. Sistemin arayüz metnine göre nüfus kayıt örneği için e-Apostil yalnız Türk vatandaşlarına açıktır; yabancılar fiziki apostile yönlendirilir. İkametgâh ve isim denklik belgesi için sistem “çalışmalar devam ediyor” der.
Fiziki apostilin doğrulanması
Valilik ve kaymakamlık apostillerinin doğrulanması için Bakanlığın ayrı bir sayfası vardır: e-İçişleri’ndeki apostil belge doğrulama ekranı apostil sıra numarası, doğrulama kodu ve tasdik tarihini sorar, Türkçe ve İngilizce seçeneği sunar. e-Devlet’te de “İçişleri Bakanlığı / Apostil Belge Doğrulama” hizmeti listelenir. Yabancı bir makam Türk kaymakamlığının apostilini bu sayfadan sorgulayabilir; e-Apostilli belge ise resmî sistemin kendi doğrulama sayfasına dosya yüklenerek doğrulanır. İki doğrulama yolu birbirinin yerine geçmez.
Adalet Bakanlığı ile sınır
İki bakanlığın sınırı belgenin kaynağıdır: mahkeme ve adliyeden çıkan belge Adalet’in, geri kalan her resmî belge İçişleri’nin alanıdır. Noter işlemi bu sınırda İçişleri tarafında durur; Noterlik Kanunu m.199 noter işleminin apostilini vali ve kaymakama verir. Adli belgenin noter onaylı çevirisi de bu yüzden Adalet’e değil mülki amire gider.
Vekâlet talimatı yok, imza talimatı var
Bakanlığın 81 ile bağlayıcı bir vekâletname talimatı bulunamadı; 2009/31 genelgesinin tam metni de vekâlet, başvuran, dil, çeviri, süre ve ücret konusunda bir şey söylemez, şerhin on unsurunu sayıp apostilin belgenin metnine şamil olmadığını yazmakla yetinir. Şerhi kimin imzalayacağı konusunda ise yazılı bir talimat vardır: 04.10.2011 tarihli 2011/59 sayılı genelge, Sözleşme m.6 bildiriminde sayılan vali, vali muavini, hukuk işleri müdürü ve kaymakamın yanında valilikte il yazı işleri müdürüne, il idare kurulu müdürüne, hukuk işleri şube müdürü ve şeflerine, ilçede ilçe yazı işleri müdürüne ve hukuk işleri şefliği bulunan ilçelerde hukuk işleri şefine imza yetkisi verilmesini uygun bulur. Onikişubat Kaymakamlığı’nın andığı 1990 tarihli protokolün metni ise hâlâ bulunamadı.
İçişleri apostili çeviriyi kapsamaz
İçişleri’nin apostili çeviriyi kapsamaz; e-Apostilli nüfus kayıt örneği elektronik bir belgedir ve çeviri apostilden sonra yapılır; hangi nüsha üzerinden yapılacağını karşı kurum belirler. Formül A, B ve C çok dilli olduğundan çevirinin istenip istenmediğini kabul eden kurum belirler; Almanya’nın temsilcilikleri bu belgeler için çeviri aramaz. Çeviri gerekiyorsa yeminli tercümanın çevirisi noterce onaylanır ve karşı makam istiyorsa bu noter onayına valilik ya da kaymakamlıkta ayrı bir apostil alınır; bu ikinci apostil de İçişleri’nin mülki idaresinden çıkar ve e-İçişleri’nde doğrulanır.