Dès qu’un acte est confié pour traduction, le cabinet peut détenir plus qu’un texte : la naissance, le mariage, le casier judiciaire, le diplôme d’une personne ou les affaires internes d’une société. Cette page suit cet acte dans le cabinet : comment il arrive, qui le voit, où il n’est jamais chargé, quand il est supprimé. La note générale sur les données personnelles est une page distincte, la note d’information KVKK ; cette page ne traite que de l’acte lui-même.
L’acte n’est pas recueilli par le formulaire
Le formulaire de devis de ce site n’a pas de champ de téléchargement de fichier, et c’est un choix, non une lacune. Le formulaire ne demande que ce qu’un devis exige : le type d’acte, le nombre de pages, la langue cible, le pays et l’autorité d’utilisation. Une image de l’acte n’est pas nécessaire à ce stade. Un fichier chargé dans un formulaire web se multiplie sur le serveur, dans la notification par courriel et dans les sauvegardes ; un acte jamais recueilli ne se multiplie nulle part. Lorsque l’acte doit être vu, cela se fait après le formulaire, dans la correspondance.
Le canal de partage est convenu ensemble
La manière d’envoyer l’acte n’est pas imposée ; elle est convenue lors du premier échange. Les options dépendent de la nature de l’acte : remise en main propre au cabinet, pièce jointe à un courriel, lien de partage à durée limitée, ou canal sécurisé que le titulaire utilise déjà. Pour les actes au contenu sensible, comme un dossier médical, un extrait de casier judiciaire ou des états financiers, la remise en main propre ou un transfert chiffré est proposé de préférence au courriel. Les lecteurs en France, en Belgique, en Suisse ou au Québec ne peuvent pas toujours remettre l’acte en personne ; pour eux, le choix se fait entre une pièce jointe et un lien à date d’expiration. Le cabinet ne charge pas l’acte dans un compte de stockage en ligne de son propre choix.
Qui voit l’acte
L’accès est limité aux personnes qui font le travail : le responsable qui prépare le devis, le traducteur et, lorsqu’une certification notariale est nécessaire, le traducteur assermenté qui signe la traduction et le notaire. Qu’un notaire turc qui certifie une traduction veuille voir l’original ou une copie certifiée dépend de sa propre pratique ; la revue faite par ce site n’a trouvé aucune règle générale à ce sujet, et cette décision ne relève pas du choix du cabinet. Personne d’autre ne voit l’acte : ni société sœur, ni sous-traitant, ni partenaire commercial. Le traducteur est lié au cabinet par une obligation écrite de confidentialité ; lorsqu’un traducteur indépendant intervient, la même obligation s’applique à lui.
Les services où l’acte n’est jamais chargé
Les documents des clients ne sont jamais chargés dans des services gratuits de traduction automatique ou d’IA. Cette phrase est appliquée comme une règle et non comme une préférence : une fois chargé dans un tel service, l’acte échappe au contrôle du cabinet. La traduction est faite sur l’ordinateur du traducteur, avec des outils que le cabinet maîtrise. Le glossaire et la mémoire de traduction tenus pour la cohérence terminologique ne contiennent que des termes ; les noms, numéros d’identité et dates d’un acte ne sont pas versés dans la mémoire de traduction.
Conservation et destruction
Si un devis a été établi mais non accepté, l’acte est supprimé dans un délai raisonnable après la fin de l’examen. Si le travail a été fait, l’acte et sa traduction sont conservés tant qu’une demande de correction reste possible et pendant les durées légales de conservation du droit turc ; le fondement et le détail figurent dans la note d’information KVKK. Un original papier remis au cabinet est rendu à la fin du travail ; un document papier non retiré est détruit après un délai d’attente raisonnable. Le titulaire peut demander une suppression plus tôt ; la demande est satisfaite, sauf obligation légale de conservation.
Accord de confidentialité et questions
Les clients institutionnels et les titulaires d’actes sensibles peuvent demander, avant le début du travail, un accord écrit de confidentialité. L’accord définit le périmètre de l’acte, les personnes qui y auront accès, la durée de conservation et l’obligation de notification en cas de violation ; le modèle du client peut être utilisé. Une question sur cette page ou une inquiétude relative à la confidentialité s’adresse à l’adresse indiquée sur la page des coordonnées. Le cabinet ne donne aucune information sur le contenu d’un acte à des tiers ; même la question de savoir si un acte est parvenu au cabinet n’obtient de réponse que de la part de son titulaire.