Resmî e-Apostil sistemi, Adalet ve İçişleri bakanlıklarının PTT aracılığıyla yürüttüğü elektronik apostil yoludur ve her belgeye açık değildir. Sistemin kendi sık sorulan sorular sayfası hangi belgelerin alınabileceğini kapalı bir listeyle sayar; listede olmayan belge için elektronik yol yoktur ve kâğıt apostil zinciri işler. Bu sayfa o listeyi, listenin dışında kalanları ve kapsam dışı belgenin izleyeceği yolu anlatır. Bu site resmî sistem değildir; başvuru belge sahibinin kendi e-Devlet hesabıyla resmî sitede yapılır.
Altı belge türü
SSS’nin “Hangi belgeleri alabilirim?” başlığı altı belge sayar: adli sicil kaydı, mahkeme kararı, nüfus kayıt örneği, doğum kayıt örneği, ölüm kayıt örneği ve evlenme kayıt örneği. İlk ikisi adli belgedir; apostilini Adalet Bakanlığı’nın adli yargı adalet komisyonu başkanlıkları uygular. Kalan dördü Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü’nün ürettiği idari belgelerdir; apostilini İçişleri Bakanlığı uygular. Doğum, evlenme ve ölüm kayıt örnekleri SSS’nin ücret bölümünde çok dilli biçimleriyle (Formül A, B ve C) anılır; tek dilli kayıt örneğinin de aynı başlık altında sayılıp sayılmadığı SSS metninden kesin okunamaz.
Listede olmayanlar
Diploma, transkript, öğrenci belgesi, vekâletname, imza sirküleri, noter onaylı çeviri, sağlık raporu, ticaret sicil belgeleri ve şirket ana sözleşmesi listede yoktur. Bunların her biri kâğıt apostil ister: noter işlemlerine herhangi bir il ya da ilçedeki vali ya da kaymakam, idari belgelere valilik ya da kaymakamlık, adli belgenin aslına adalet komisyonu apostil verir. e-Devlet’te “e-Apostil genel başvurusu” adlı bir hizmetin bulunması listeyi genişletmez; hizmet adı, giriş yapılmadan görülemeyen bir ekranın adıdır ve altı türün dışına çıkıp çıkmadığı bu sitenin taramasında doğrulanamadı.
Çalışması süren belgeler
SSS iki belge için “çalışmalarımız devam etmektedir” der: yerleşim yeri (ikametgâh) ve diğer adres belgesi ile isim denklik belgesi. Bu cümle bir tarih vermez. Sistemin ön yüz paketinde “daha sonra verilecek idari belgeler için ödenecek hizmet bedeli belirlenecektir” biçiminde eski bir metin de durur; bu da bir genişleme planına işaret eder ama takvim içermez. Önceki genişlemelerin tarihi ise resmî bir duyuruda yazılıdır: T.C. Guangzhou Başkonsolosluğu’na göre elektronik nüfus kayıt örneği Haziran 2021’de, çok dilli doğum, evlilik ve ölüm kayıt örnekleri 28 Aralık 2023’te sisteme girdi. Bu yüzden ikametgâh belgesi için bugün elektronik yol yoktur. Kâğıt yolda barkodlu e-Devlet çıktısına fiziki apostil konmaz; Onikişubat Kaymakamlığı’nın saydığı iki yoldan biri gerekir: belgeyi üreten kurumun çıktıyı ıslak imza ve mühürle fiziken tasdik etmesi ya da noterin “aslı gibidir” onayı. İkametgâhın e-Apostil’e ne zaman ekleneceği bu sitenin taramasında bulunamadı.
Belge ve ülke kaynaklı sınırlar
Kapsam yalnız belge türüyle daralmaz. SSS, Sözleşmeye taraf olmayan ülkeler için e-Apostil verilmediğini ve bazı uluslararası sevkiyat belgeleri ile faturalara e-Apostil verilmediğini yazar; ikincisi Sözleşmenin ticaret ve gümrük işlemiyle doğrudan ilgili idari belgeleri kapsam dışı bırakan hükmüyle örtüşür. Arayüz metnine göre nüfus kayıt örneği için başvuruyu yalnız Türk vatandaşları yapabilir; yabancı uyruklular fiziki apostile yönlendirilir. Hedef ülke sistemdeki listeden seçilir ve o liste HCCH tablosuyla birebir örtüşmez; bu fark bu sitede ayrı bir sayfada anlatılır.
Kapsam dışı belgenin kâğıt yolu
Listede olmayan belge için sıra bellidir: belge ıslak imzalı ve mühürlü alınır; hedef ülke çeviri istiyorsa yeminli tercüman çevirir ve noter çeviriyi onaylar; sonra apostil için yetkili makama gidilir. Valilik ve kaymakamlıkta fiziki apostil için ücret alınmaz; HCCH’nin Türkiye sayfası bunu “ücret yok” diye kaydeder. Elektronik yolda ise PTT’nin belge başına hizmet bedeli vardır ve tutar resmî SSS’de yazar. Dolayısıyla listede olan bir belge için bile kâğıt yol tercih edilebilir; hangisinin seçileceği belgeyi alacak kurumun elektronik belgeyi kabul edip etmediğine bağlıdır.
Altı belgede çeviri: kaynakların boş bıraktığı yer
Altı belgeden dördü nüfus belgesidir; çok dilli formüller için Almanya çeviri aramaz, başka ülkelerde çeviriyi kabul eden kurum belirler. Elektronik apostilli belgenin çevirisinin nasıl hazırlanacağını ise resmî sistemin SSS’si, arayüz metinleri ve bu sitenin okuduğu kaymakamlık sayfaları yazmaz: çevirinin hangi nüshadan yapılacağı, şerhin çeviriye alınıp alınmayacağı ve noterin elektronik belgeye dayanan çeviriyi nasıl onaylayacağı bu sitenin taramasında resmî bir kaynakta bulunamadı. Bu sorular belgeyi alacak makama ve çeviriyi onaylayacak notere sorulur. Kaynakların yazdığı kural kâğıt yola aittir: noter onaylı çeviride apostile esas unsur noterin tasdik imzası ve sıfatıdır, bu şerhi herhangi bir il ya da ilçedeki vali ya da kaymakam verir ve e-Apostil sistemi noter onaylı çeviriyi kapsamaz. Kapsam dışı belgede şerh çeviriye isteniyorsa sıra önce çeviri, sonra noter, sonra apostildir. Tercüme bürosu metni aktarır; hangi belgenin hangi yoldan gideceğine belgeyi isteyen kurumun yazılı talebi karar verir.