Çocuğun bir ebeveynle, büyükanneyle ya da okul grubuyla yurt dışına çıkışında sınırda, havayolunda ya da varış ülkesinde üç belge sorulabilir: diğer ebeveynin ya da velinin muvafakatnamesi, velayetin kimde olduğunu gösteren mahkeme kararı ve çocuğun kimlerin çocuğu olduğunu gösteren nüfus kaydı. Hangi ülkenin hangi belgeyi istediği bu sitede doğrulanmadı; dosya bu üç belgenin onay zincirine göre kurulur.
Seyahat dosyasındaki üç belge, üç ayrı makam
Muvafakatname noterde düzenlenir; noterlik işlemi olduğu için apostilini herhangi bir ilin valisi ya da kaymakamı verir. Muvafakatnamenin içeriği ve kimin istediği bu sitede muvafakatname sayfasında anlatılır. Velayet kararı mahkeme kararıdır: aslına adalet komisyonu apostil verir ya da e-Apostil ile alınır; kesinleşme şerhi bu sitede mahkeme kararı sayfasının konusudur. Nüfus kaydı için çok dilli Formül A ya da nüfus kayıt örneği alınır; Formül A’nın Almanya’da apostilsiz ve çevirisiz geçtiği ilgili sayfada durur.
Velayet kararında kesinleşme neden önce gelir
Velayet boşanma kararının içinde hükme bağlanabilir. Karar kesinleşmeden alınan apostil, karşı ülkede kararın uygulanabilir olduğunu göstermez; Almanya’nın Merkblatt 04F’si tam kararı kesinleşme şerhi, apostil ve Almanca çeviriyle ister. Bu yüzden sıra şudur: mahkeme kaleminden kesinleşme şerhi, sonra adalet komisyonu apostili ya da e-Apostil, sonra çeviri. Velayet kararı yeni tarihli değilse ve sonradan değiştirilmişse en son karar dosyaya konur; eski kararın apostili yeni durumu göstermez.
Muvafakatnamede sınır görevlisinin baktığı satırlar
Muvafakatname çocuğun adını, seyahat tarihlerini, gidilecek ülkeyi ve refakatçinin kimliğini taşır. Seyahat tarihi değişirse belge yenilenir; apostil süreyi ya da kapsamı genişletmez. Belgeyi çocuğun kendisi değil, muvafakat veren ebeveyn ya da veli düzenletir; apostil için de belgeyi getiren kişi başvurabilir. Sözleşme listesinde satırı olmayan bir ülkeye gidiliyorsa muvafakatname apostil yerine konsolosluk tasdiki zinciriyle Dışişleri Tasdik Birimi’ne kadar gider; birimin başvuru usulü kendi sayfasında yazar.
Hangi ülke muvafakat ister: bu sitede doğrulanmadı
Muvafakatname isteyen ülkelerin, havayollarının ve sınır kapılarının listesi bu sitenin taramasında resmî kaynakla doğrulanmadı. Türk sınır kapısında, yabancı sınır kapısında ve havayolu kontuarında farklı kurallar uygulanabilir ve bu kuralların yazılı listesi bu sitenin taramasında bulunamadı. Bu yüzden dosya “belki sorulur” ilkesiyle kurulur: muvafakatname ve nüfus kaydı apostilli ve çevrili biçimde yanda taşınır, velayet kararı yalnız tek ebeveynin velayeti varsa eklenir. Sorulmayan belge zarar vermez; sorulan ve olmayan belge yolculuğu durdurur.
Çocuk dosyasında takvim: seyahatten geriye
Muvafakatname seyahate en yakın tarihte düzenlenir, çünkü tarihleri içerir. Nüfus kaydının ne kadar yeni olacağını belgeyi soracak makam belirler. Velayet kararı ise en erken hazırlanır, çünkü kesinleşme, apostil ve çeviri üçlüsü en uzun halkadır. Apostil işlemi valilik ve kaymakamlıkta aynı gün biter; adalet komisyonu ve e-Apostil için süre belge türüne ve yoğunluğa göre değişir.
Muvafakatnamenin çevirisinde apostil neyi kapsar
Muvafakatname çevrilirken yeminli tercüman çevirir, noter onaylar ve gerekiyorsa noter onayına apostil alınır. Onikişubat Kaymakamlığı’nın yazdığı gibi bu apostil çevirinin içeriğini değil noterin imzasını ve sıfatını doğrular; sınır görevlisi çevirinin doğruluğunu apostilden değil belgenin kendisinden okur. Çeviride çocuğun ve refakatçinin adı belgede geçtiği biçimde aktarılır. Velayet kararının çevirisi kesinleşme şerhini de kapsar; apostil sayfasının ve Formül A’nın çevrilip çevrilmeyeceğini belgeyi soracak makam belirler.