Bir şirket yurt dışında banka hesabı açarken, şube kurarken ya da bir sözleşme imzalarken, şirketi kimin temsil ettiğini ve temsilcinin imzasının nasıl göründüğünü gösteren bir belge sunar. Türkiye’de bu iş için iki belge adı dolaşır: noterde düzenlenen imza sirküleri ve imza beyannamesi. Bu sayfa iki belgenin apostil yolunu ve şirket adına başvurunun nasıl hazırlandığını anlatır; şirket ana sözleşmesi ve sicil belgeleri bu sitede ayrı bir sayfada ele alınır.
İmza sirküleri noterin düzenlediği bir belgedir
Noterde düzenlenen imza sirküleri, şirketi temsile yetkili kişinin imzasının noter huzurunda atıldığını ve temsil yetkisinin sınırını gösterir. Belgenin altındaki imza ve mühür noterindir; Sözleşme bakımından belge noter senetleri arasında yer alır. Noterlik Kanunu’nun 199. maddesi, yurt dışında kullanılacak noter işleminin altındaki imza ve mührün kim tarafından onaylanacağını işlem türü ayırt etmeden söyler: herhangi bir il veya ilçenin en büyük mülki amiri. İmza sirkülerinin apostilini bu yüzden vali ya da kaymakam verir.
İmza beyannamesi nerede onaylandı
İmza beyannamesi adı, uygulamada farklı yerlerde onaylanan belgeler için kullanılır. Beyanname noterde onaylanmışsa zincir imza sirkülerininkiyle aynıdır: noter onayı, ardından valilik ya da kaymakamlıkta apostil. Beyanname bir sicil ya da oda biriminde onaylanmışsa belgeyi onaylayan kurumun niteliği sorusu doğar. Ticaret Sicili Yönetmeliği sicil tasdiknamesinin içeriğini ve imzasını düzenler, ama sicil belgeleri ya da oda birimlerinde onaylanan beyannameler için özel bir apostil zincirini yazan resmî bir kaynak bu sitenin taramasında bulunamadı. Bu belirsizlik yüzünden yurt dışına gidecek imza örneğinde noter yolu masada daha az soru doğurur.
2024 değişikliği ve şirket merkezinin yeri
7533 sayılı Kanun’la yapılan ve 30 Kasım 2024’te yürürlüğe giren değişiklikten önce noter imzasını noterliğin bulunduğu yerin valiliği onaylardı; bu eski kural artık uygulanmaz. Bugün şirketin merkezi bir ilde, sirkülerin düzenlendiği noter başka bir ilçede, apostili verecek kaymakamlık ise üçüncü bir yerde olabilir. Bazı kaymakamlık sayfalarında hâlâ yazılı olan noterin bulunduğu il ya da ilçe şartı artık yoktur; o metinler değişiklikten önceki hükme dayanır. Şirket merkezinin bulunduğu il de apostil makamını belirlemez.
Şirket adına imza sirkülerini kim götürür
Apostil Sözleşmesi şerhin belgeyi getiren kişinin isteği üzerine verileceğini söyler. Uygulama ise makama göre değişir: Zile Kaymakamlığı şirket adına evrak tasdik ettirecek kişinin yanında şirket kimliği ya da şirketin düzenlediği yetki belgesi bulunmasını ister. Bir çalışanın ya da muhasebecinin imza sirkülerini apostile götürmesi planlanıyorsa, şirketin yetkili imzasını taşıyan bir görevlendirme yazısı Zile’nin istediği yetki belgesinin karşılığı olabilir; başka makamların aynı belgeyi arayıp aramadığı bu sitede doğrulanmadı. Onikişubat Kaymakamlığı ayrıca belgenin şirkete ait olmasının tek başına apostile engel olmadığını yazar.
Sirkülerin çevirisinde temsil yetkisi
İmza sirkülerinin çevirisinde en hassas yer temsil yetkisinin sınırıdır: tek başına ya da birlikte imza, yetkinin süresi ve kapsamı. Çevirmen bu ifadeleri belgede yazıldığı gibi aktarır ve karşı ülke hukukunda hangi yetkiye denk geldiğini yorumlamaz. Şirket unvanı Türkçe bırakılır, şirket türünün kısaltması gerekiyorsa açıklanır. Çeviri noterce onaylanır ve karşı kurum isterse bu onaya ikinci bir apostil alınır; sirkülerin aslı ile çevirisinin aynı dosyada birlikte sunulması, kurumun iki belgeyi eşleştirmesini kolaylaştırır.