Yurt dışındaki bir kurum “doğum belgesi” dediğinde Türkiye’de üç ayrı kâğıt akla gelir: doğumun gerçekleştiği hastanenin verdiği belge, nüfus müdürlüğünün Türkçe düzenlediği tek dilli kayıt ve çok dilli doğum kayıt örneği, yani Formül A. Üçü aynı olayı anlatır ama farklı ellerden çıkar; bu yüzden apostil yolları da, hangi ülkede işe yaradıkları da birbirinden ayrılır. Bu sayfa üç belgeyi yan yana koyar ve hangisinin nerede doğru belge olduğunu anlatır.
Üç doğum belgesi, üç ayrı düzenleyen
Hastane belgesi doğumu gören sağlık kuruluşunun belgesidir; kişinin nüfus kaydını değil, doğum olayını gösterir. Tek dilli kayıt, nüfus müdürlüğünün kütükten çıkardığı nüfus kayıt örneğidir ve ana baba adlarından medeni hale kadar kütükteki bilgileri taşır. Formül A ise aynı kütükten sabit alanlı ve çok dilli biçimde üretilen uluslararası doğum belgesidir. Yabancı kurumun nüfus kaydını mı, hastane belgesini mi, ikisini birden mi istediği ancak kurumun kendi belge listesinden anlaşılır.
Formül A’nın apostilsiz geçtiği yerler
Formül A, 8 Eylül 1976 tarihli çok dilli nüfus kayıt örnekleri sözleşmesine dayanır. Almanya’nın Türkiye temsilcilikleri, aile işleri sayfasında bu belgenin Almanya’da ne çeviri ne apostil istediğini yazar; vize bilgi notu 04F de uluslararası doğum belgesinde apostilin gerekmediğini ayrıca belirtir. Aynı sözleşme ters yönde de işler: Derince Belediyesi’nin evlendirme kılavuzu, düzenleyen makamın imza ve mührünü taşıyan çok dilli yabancı doğum belgesinin Türkiye’de tasdiksiz ve tercümesiz kullanıldığını söyler. Fransa’nın legalizasyon tablosu da Türk medeni hal belgelerini 1977 tarihli CIEC sözleşmesi gereği tasdik aranmayan belgeler arasında gösterir.
Tek dilli doğum kaydı: apostil ve yeminli çeviri
Tek dilli nüfus kayıt örneği çok dilli sözleşmenin dışında kalır. Almanya bu belgeyi yalnız apostil ve yeminli tercüman çevirisiyle tanır; Formül A’nın sağladığı kolaylık bu belgede yoktur. Kurum hanenin tamamını, kardeşleri ya da ana babanın medeni halini görmek istiyorsa tek dilli kayıt gerekir ve zincir uzar: ıslak imzalı nüsha ya da e-Apostil, ardından çeviri ve noter onayı. Tek dilli kaydın kendi ayrıntıları bu sitede nüfus kayıt örneği sayfasında anlatılır.
Hastanenin doğum belgesi zincire nasıl girer
Hastanenin düzenlediği doğum belgesi resmî e-Apostil sisteminin kapsadığı altı belge arasında değildir. Kamu hastanesinin yetkili imzasını ve mührünü taşıyan belge idari belge olarak valilik ya da kaymakamlığa götürülebilir; özel hastanenin belgesi ise Sözleşmenin birinci maddesindeki resmî şerh yolundan, yani noterde imza onayı ya da aslı gibidir onaylı suret üzerinden zincire girer. Bu ayrım bu sitede sağlık raporu sayfasında genel olarak anlatılır. Doğum belgesine özgü bir apostil uygulamasını yazan resmî bir sayfa bu sitenin taramasında bulunamadı; belge götürülmeden önce apostili verecek makama sorulmalıdır.
Hangi dosyaya hangi doğum belgesi
Seçim kurumun sorusundan çıkar. Kurum yalnız doğum tarihini, yerini ve ana baba adlarını görmek istiyorsa ve 1976 sözleşmesinin çevresindeyse Formül A en kısa yoldur. Kurum ailenin bütününü soruyorsa tek dilli kayıt gerekir. Güncel medeni hal sorusunda durum daha az keskindir: CIEC 16’nın 2. ve 5. maddeleri özetin sonradan işlenen evlilik, boşanma ve ölüm kayıtlarını da kısaltmalarla taşımasını öngörür; Türk formunun bu alanları fiilen nasıl doldurduğu bu sitede ölçülmedi ve Formül A’yı bu soru için yeterli sayıp saymadığını kurum söyler. Hastane belgesi nüfus kaydının yerini tutmaz; kurum onu ayrıca istiyorsa listesinde adıyla yazar. e-Apostil’de verilen doğum kayıt örneği, sistemin ücret açıklamasına göre çok dilli belgedir; elektronik apostilli Formül A’yı hangi biçimde teslim almak istediği belgeyi alacak kuruma sorulur.
Doğum belgesinde çevirinin yeri
Formül A’nın alanları sözleşme dillerinde basılıdır; çevirinin istenip istenmediğini ise belgeyi alacak kurum belirler ve Almanya için temsilcilikler çeviri aranmadığını yazar. Tek dilli kayıt ya da hastane belgesi istendiğinde çeviri apostilli nüsha üzerinden yapılır ve noterce onaylanır; apostil şerhinin de çevrilmesi gerekip gerekmediğini nüfus makamı söyler. Ad ve soyadlar belgede geçtiği biçimde aktarılır; doğum yeri olarak yazılan yer adları çevrilmez, olduğu gibi aktarılır. Noter onayına ikinci bir apostil gerekip gerekmediğini belgeyi alacak kurum söyler.