“Yetkili makam”, Sözleşmenin tasdik şerhi vermeye yetkili kıldığı kurumu anlatan teknik terimdir. Sözleşme bu makamın kim olacağını söylemez; her taraf devlet kendi makamlarını belirler ve Hollanda Dışişleri Bakanlığı’na bildirir. Türkiye’de terimi karıştıran şey, birden fazla makamın belge türüne göre yetkili olmasıdır.
Madde 6 seçimi devlete bırakır
Sözleşmenin 6. maddesine göre her âkit devlet, şerhi vermeye yetkili makamları sıfatlarıyla belirler ve bu makamlarda yapılan her değişikliği bildirir. HCCH bu bildirimleri ülke sayfalarında yayımlar; bir ülkede apostili kimin verdiğini öğrenmenin doğru yolu o sayfadır. Aynı madde yüzünden ülkeler arasında büyük fark vardır: bir ülkede tek merkezî makam, başka bir ülkede mahkemeler, noter odaları ya da eyalet makamları yetkilidir.
Türkiye’nin bildirdiği makamlar
HCCH’nin Türkiye sayfasında iki grup vardır. İdari belgelerde illerde vali, kaymakam ve İngilizce “Chief Secretary” diye geçen görevli; ilçelerde kaymakam. Bu unvanın Türkçe karşılığını kayıt vermez ve bu site onu bir Türk kadrosuyla eşlemez. Şerhi imzalayan kişiler ise ayrıca bir iç genelgeyle sayılmıştır: İçişleri’nin 04.10.2011 tarihli 2011/59 sayılı genelgesi valilikte il yazı işleri müdürünü, il idare kurulu müdürünü, hukuk işleri şube müdürünü ve şeflerini, ilçede ilçe yazı işleri müdürünü de imza yetkisi verilebilecek görevliler arasında sayar; genelge de “Chief Secretary” eşlemesi yapmaz. Adli belgelerde ağır ceza mahkemesi bulunan yerlerdeki adli yargı adalet komisyonu başkanlıkları. Adalet Bakanlığı’nın 68/1 sayılı genelgesi aynı ayrımı iç mevzuat diliyle yazar. Başvurunun valilik ya da kaymakamlık içinde hangi birimde işlendiği makamdan makama değişebilir ve gidilecek makama sorulur. Hangi belgenin idari, hangisinin adli sayıldığı bu sitede belge türü sayfalarında anlatılır.
Noterlik işlemlerinde m.199 sonrası
Noterlik işlemleri üçüncü bir kümedir. Noterlik Kanunu m.199’a göre noterlik işlemlerinin apostilini vali ya da kaymakam verir; 30 Kasım 2024’te yürürlüğe giren değişiklikle noterin bulunduğu il ya da ilçe şartı kalktı, belge artık herhangi bir valilik ya da kaymakamlıkta şerhlenir. Eski kuralı yazan kaymakamlık sayfalarına hâlâ rastlanır; yetkili makam sorusunda kanun metni esastır. Noter onaylı çevirinin apostili de bu kümeye girer, çünkü şerh noterin imzasına konur.
e-Apostil’de makam ve aracı
Resmî e-Apostil sisteminde yetkili makam değişmez: adli belgede Adalet Bakanlığı, idari belgede İçişleri Bakanlığı şerhi uygular. HCCH’nin e-APP tablosu Türkiye için bu iki bakanlığı “denetleyen yetkili makam” olarak gösterir. PTT ise Posta Hizmetleri Kanunu m.22 uyarınca aracıdır: başvuruyu alır, belgeyi teslim eder, şerhi vermez. Bu site resmî sistem değildir ve başvuru belge sahibinin kendi e-Devlet hesabından yapılır.
Yetkili makam olmayanlar
Dışişleri Bakanlığı Türkiye’nin bildirdiği makamlar arasında yoktur; Bakanlık yalnız Sözleşme dışı ülkeler için tasdik yapar. Noterler de yetkili makam değildir; noter belgeyi düzenler ya da onaylar, şerhi mülki amir koyar. Tercüme büroları, PTT şubeleri ve konsolosluklar da bu listede yer almaz. Belgeyi kabul edecek yabancı makam şerhin kimden geldiğine bakar; listede olmayan bir kurumun kaşesi apostil yerine geçmez.