Türkçe resmî metin bu terime “tasdik şerhi” der; “apostil” kelimesi günlük kullanımdan ve Sözleşmenin Fransızca adından gelir. İkisi aynı şeydir: 5 Ekim 1961 tarihli Sözleşmeye göre yetkili makamın belgenin üzerine ya da ekine koyduğu, biçimi önceden belirlenmiş bir şerh. Bu sayfa terimin sınırını çizer; apostilin nereden alınacağı ve hangi belgeye gerektiği bu sitede başka sayfaların konusudur.
Sözleşmedeki adı, halk arasındaki adı
Resmî Gazete’de yayımlanan Türkçe metin boyunca “tasdik şerhi” geçer; Sözleşmenin adı da “Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi”dir. Kaymakamlık ve valilik sayfaları ise “apostil tasdik şerhi” ya da yalnız “apostil” yazar. Karşı ülkenin makamı belgeye baktığında aradığı kelime Fransızca başlıktır; Türkçe adın hangisi olduğu onun için önemsizdir.
Madde 5: şerhin teyit ettiği üç unsur
Sözleşmenin 5. maddesi şerhin ne işe yaradığını tek cümlede sınırlar. Usulüne uygun doldurulmuş şerh, imzanın gerçek olduğunu, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla imzaladığını ve gerektiğinde belge üzerindeki mühür ya da damganın aslıyla aynı olduğunu teyit eder. Listede belgenin içeriği yoktur. İçişleri Bakanlığı’nın 2009/31 sayılı genelgesi aynı sınırı Türk makamları için tekrarlar: şerh, konulduğu belgenin metnine şamil değildir. Bir diplomadaki notların, bir nüfus kaydındaki doğum tarihinin ya da bir çevirideki cümlenin doğru olup olmadığı şerhin konusu değildir.
Madde 4: Fransızca başlık ve on alan
Şerhin biçimi 4. maddede ve Sözleşmenin ekinde tanımlanır. Şerh belgenin kendisine ya da belgeye bağlanan bir ek yaprağa konur; ekteki örneğe uygun düzenlenir ve her kenarı en az 9 santimetre olan bir kare biçimindedir. Şerhin gövdesi veren makamın resmî dilinde yazılabilir ve alanlar ikinci bir dilde tekrarlanabilir; başlık ise her durumda Fransızca “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” olmak zorundadır. Türkiye’de bu kalıbın iki resmî örneği vardır: Resmî Gazete’deki Sözleşme ekinde alan adları Türkçedir, Adalet Bakanlığı’nın Genelge 68/1 ekindeki örnekte ise her alan Türkçe, İngilizce, Fransızca ve Almanca verilir. Örnek şerh on numaralı alandan oluşur: ülke; belgeyi imzalayan kişi; imzalayanın sıfatı; mühür ya da damganın kime ait olduğu; tasdik yeri; tarih; tasdik eden makam; sıra numarası; makamın mühür ya da damgası; imza. Yabancı makam bu on alanı okuyarak şerhi tanır; Türkçe ek açıklama aramaz.
Şerhin dışında kalanlar
Terimi doğru kullanmak için üç sınır önemlidir. Şerhin Sözleşmede bir geçerlilik süresi yoktur; belgenin kendi mevzuatındaki süre ayrıca işler ve şerh süresi dolmuş bir belgeyi canlandırmaz. Şerh belgeyi yabancı ülkede geçerli kılmaz; yalnız tasdik işlemini kaldırır, belgenin o ülkede hüküm doğurup doğurmayacağını o ülkenin hukuku belirler. Şerh belge sahibinin başvurusuna bağlı değildir; 5. madde belgeyi getiren kişinin isteğini yeterli sayar, bazı makamların vekâletname istemesi ise idari uygulamadır.
Şerh çeviriye nasıl bağlanır
Çeviri söz konusu olduğunda şerh iki ayrı yere konabilir: belgenin aslındaki imzaya ya da çeviriyi onaylayan noterin imzasına. İkinci durumda şerhin teyit ettiği şey noterin imzası ve sıfatıdır; çevirinin doğruluğu 5. maddedeki üç unsurun hiçbirine girmez. Bu ayrım çeviri yaptırmadan önce bilinmelidir, çünkü hangi imzanın şerhleneceğini belgeyi kabul edecek yabancı makam söyler.