Belge sahibi yurt dışındadır; bir yakını ya da bir büro çalışanı belgeyi alıp kaymakamlığa götürür. Bir masada işlem on dakikada biter, başka bir masada görevli vekâletname sorar ve belgeyi geri verir. Aynı belge, aynı ülke, farklı sonuç. Bu sayfa vekâletname yüzünden geri dönen başvurunun nedenini, hangi masanın ne istediğini ve dosyanın nasıl tamamlanacağını anlatır. Başkasının başvurabilip başvuramayacağı sorusu bu sitede soru-cevap bölümünde genel olarak yanıtlanır; burada ret anı ve çıkış yolu vardır.
Belirti: masaya göre değişen vekâlet şartı
Ret, belge sahibinin kendisinin gelmesi ya da vekâletname getirilmesi gerektiği gerekçesine dayanır. Farklı olan, bu şartın hangi masada arandığıdır. Ankara Valiliği’nin hizmet standardı yalnız belgeyi getiren kişinin kimliğini ve telefon numarasını ister; vekâletname aramaz. Zile Kaymakamlığı ise şahsen yapılmayan başvuruyu ilgilinin vereceği noter tasdikli vekâletnameye bağlar. Belge sahibi bir masanın pratiğini öteki masaya taşıdığında başvuru döner.
Sözleşme ne der, masa ne yapar
Sözleşmenin beşinci maddesi tasdik şerhinin belgede imzası bulunan veya belgeyi getiren kişinin isteği üzerine verileceğini yazar; İngilizce metinde bu kişi “any bearer”, yani belgeyi elinde bulunduran herhangi bir kişidir. Metin bakımından tercüman, kurye ya da büro çalışanı başvuru hakkına sahiptir. Ancak Sözleşme, makamın başvuranın kimliğini ve yetkisini nasıl doğrulayacağını düzenlemez; bu boşluğu her makam kendi hizmet standardıyla doldurur. Vekâletname isteyen masa Sözleşmeye aykırı davranmaz, kendi kimlik doğrulama usulünü uygular. Bu yüzden bir kaymakamlığın vekâletname istemesi keyfîlik değil, yerel usuldür ve önceden sorulmadıkça bilinemez.
Şirket belgesinde yetki belgesi
Şirket adına belge apostilletecek kişi için Zile Kaymakamlığı ikinci bir şart koyar: yanında şirket kimliği ya da şirket tarafından düzenlenmiş yetki belgesi bulunmalıdır. Vekâletname burada kişisel değil kurumsaldır; imza sirküleri ya da yetki yazısı, belgeyi getirenin şirketi temsil ettiğini gösterir. Hangi kaymakamlığın bu şartı aradığı birörnek değildir; Ankara Valiliği’nin standardı şirket belgesi için ayrı bir şey yazmaz.
Dosya nasıl tamamlanır
Geri dönen başvuru için üç yol vardır. Birincisi, belgeyi vekâletname aramayan bir makama götürmektir; noter işlemi için bu mümkündür, çünkü Noterlik Kanunu’nun 199. maddesi gereği noter belgesinin apostilini herhangi bir ildeki vali ya da kaymakam verir. İdari belgede ise bazı kaymakamlıklar belgenin kendi il ya da ilçesinde düzenlenmiş olmasını arar, bazıları aramaz; Onikişubat belge nereden verilmiş olursa olsun tasdik imkânı sunduğunu yazar. İkinci yol, belge sahibinin noter önünde ya da yurt dışındaysa Türk konsolosluğunda vekâletname düzenlemesidir. Konsolosluk yolunun bir kolaylığı vardır: Türkiye Noterler Birliği’nin Birleştirilmiş Genelge 25’ine göre yurt dışında Türk konsolosluğunca yapılan noterlik işlemi yurt içinde başka bir merciin tasdikine gerek kalmaksızın kullanılabilir. Belge sahibi yabancıysa Birliğin Genelge 13’ü bu yolu bir koşula bağlar: vekâletname sahibinin Türkçe bilmesi ya da düzenleme sırasında bir yeminli tercümanın hazır bulunması. Üçüncü yol, belge sahibinin kendisinin gelmesidir. Vekâletname yurt dışında düzenlendiyse Türkiye’de kullanılması ayrı bir sorudur ve belgeyi alacak makama sorulur.
Vekâlet pratiğinde bulunamayanlar
Çankaya Kaymakamlığı’nın hizmet standardı tablosu başvuranın kim olabileceğini yazmaz; adalet komisyonlarının vekâletname pratiği hakkında bu sitenin taramasında resmî bir sayfa bulunamadı. Vekâlete ilişkin yazılı bir kural yalnız belgenin alınması aşamasında görülür: Adli Sicil Yönetmeliği m.9’a göre adli sicil bilgisi ilgili kişiye ya da vekâletnamede açıkça belirtilmek koşuluyla vekiline verilir; bu kural kaydın alınmasına ilişkindir, komisyondaki apostil başvurusuna değil. İçişleri Bakanlığı’nın 81 ile vekâlet konusunda bağlayıcı bir talimatı da bulunamadı; Genelge 2009/31 bu konuda bir şey söylemez. Bu yüzden bu sitede “hiçbir masa vekâletname aramaz” ya da “her masa arar” biçiminde genel bir cümle yoktur; tek güvenilir yol, gitmeden önce ilgili makama sormaktır.
Vekâletnamenin kendisi de zincire girebilir
Vekâletname iki biçimde çeviriyle karşılaşır. Belge sahibi yurt dışındayken yabancı bir noterde vekâletname düzenlemişse bu belge Türkiye’de kullanılmadan önce Türkçeye çevrilir ve çeviri noterce onaylanır; belgenin kendi ülkesinden apostil taşıması gerekip gerekmediğini kullanılacak makam belirler. Tersine, Türkiye’de düzenlenen vekâletname yurt dışındaki bir işlemde kullanılacaksa noter işlemidir: apostilini vali ya da kaymakam verir, ardından yeminli tercüman apostilli belgeyi çevirir ve karşı kurum istiyorsa çeviriye ikinci bir noter onayı ile apostil eklenir.