e-Devlet’ten indirilen belge Türkiye’de neredeyse her kapıdan geçer; barkodu okutan kurum belgeyi anında doğrular. Aynı çıktı yurt dışı için apostile götürüldüğünde ise başvuru masada kalır. Bu sayfa geri dönüşün nasıl göründüğünü, altındaki nedeni ve belgeye göre değişen üç düzeltme yolunu anlatır. Barkodlu çıktının genel kuralı bu sitede e-Devlet belgesi sayfasında anlatılır; burada yalnız ret anı ve çıkış yolu vardır.
Belirti: masada duyulan cümle
Kaymakamlık ya da valilik görevlisi çıktıyı eline alır ve üzerinde ıslak imza bulunmadığını söyler. Bazı ilçeler bunu sayfalarına da yazmıştır: Develi Kaymakamlığı, savcılıktan ya da e-Devlet’ten alınan sabıka kaydını ve adli belgeleri kendisinin onaylamadığını açıkça belirtir. Yurt dışındaki kurum da belgeyi apostil eksikliği ya da doğrulanamama gerekçesiyle geri çevirebilir. Her durumda elde, apostil makamının doğrulayabileceği bir imza taşımayan kâğıt vardır.
Gerçek neden: barkod bir imza değildir
Apostil, Sözleşmenin beşinci maddesi gereği bir imzayı, imzalayanın sıfatını ve mührü teyit eder. e-Devlet çıktısındaki barkod ya da karekod, belgenin elektronik aslına giden bir bağlantıdır; kâğıdın üzerinde ıslak bir imza yoktur, oysa Sözleşme’nin beşinci maddesine göre apostilin doğruladığı şey imzadır. Onikişubat Kaymakamlığı bunu iki cümleyle çözer: e-imzalı belgenin çıktısı ancak üreten kurumun yetkilisi tarafından ad, unvan, ıslak imza ve mühürle fiziken tasdik edilmişse apostil yönünden değerlendirilir ve o durumda apostilin doğruladığı şey barkod değil, tasdik eden yetkilinin imzası ve sıfatıdır. Yani çıktı keyfî olarak reddedilmiş değildir; üzerinde doğrulanacak bir şey olmadığı için işlem yapılamamıştır.
Doğru zincir: belgeye göre üç yol
Birinci yol e-Apostil’dir ve yalnız altı belge için açıktır: adli sicil kaydı, mahkeme kararı, nüfus kayıt örneği ile doğum, evlenme ve ölüm kayıt örnekleri. Başvuru belge sahibinin kendi e-Devlet hesabından yapılır; giriş bilgileri kişiye özeldir ve bu site onları hiçbir aşamada istemez. Bu yolun bir sınırı daha vardır: sistemin kendi arayüz metnine göre nüfus kayıt örneği için e-Apostil başvurusunu yalnız Türk vatandaşları yapabilir, yabancı uyruklular fiziki apostile yönlendirilir. İkinci yol, belgeyi üreten kurumdan ıslak imzalı ve mühürlü nüsha istemektir; nüfus müdürlüğü, okul ya da hastane çıktıyı kendi yetkilisinin imzasıyla tasdik ederse belge idari belge olarak valilik ya da kaymakamlıkta apostillenir. Üçüncü yol noterin aslı gibidir onayıdır; bu durumda apostil noterin imzasına konur ve noter işleminin apostilini herhangi bir ildeki vali ya da kaymakam verir. Adli sicil kaydında ikinci ve üçüncü yol pratikte kapalıdır: adli belgenin aslına apostili adalet komisyonu verir, e-Devlet çıktısı içinse e-Apostil vardır.
Geri dönen çıktı nasıl düzeltilir
Geri dönen dosyada önce belgenin türüne bakılır. Belge altı türden biriyse ve sahibi Türk vatandaşıysa en kısa yol e-Apostil’dir; elektronik belgeyi hangi biçimde teslim alacağı karşı kuruma sorulur. Belge listede yoksa, örneğin yerleşim yeri belgesi ya da öğrenci belgesi ise, belgeyi veren kurumdan ıslak imzalı nüsha alınır ve valilik ya da kaymakamlığa götürülür. Kurum ıslak imzalı nüsha vermiyorsa noter yolu kalır. Kurumun e-imzalı çıktıyı tasdik etmeye yanaşıp yanaşmadığı kuruma göre değişir; bu konuda bağlayıcı bir genel düzenleme bu sitenin taramasında bulunamadı.
Yeni nüshada çeviri yenilenir
Çeviri apostillenmiş nüsha üzerinden yapılır; kurumun ıslak imzalı tasdik kaydının, varsa noterin aslı gibidir onayının ve apostil şerhinin çeviriye girip girmeyeceğini karşı kurum söyler. Barkodlu çıktının daha önce yapılmış çevirisi, tasdik kaydını ve apostili içermediği için yeni nüshaya uymaz; çeviri yeni nüshadan yenilenir. e-Apostil yolunda çevirinin hangi nüsha üzerinden yapılacağını karşı kurum belirler; karşı kurum çeviride de apostil istiyorsa bu ikinci şerh noter onayına konur, valilik ya da kaymakamlıktan alınır.