İki ayrı hata aynı kapıda buluşur. Birincisinde belge sahibi apostilini almış, “bir de Dışişleri onaylasın” diye Bakanlığa gitmiştir. İkincisinde belge Sözleşmeye taraf olmayan bir ülkeye gidecektir, buna rağmen kaymakamlıktan apostil alınmış ve belge ya Dışişleri’nde ya da hedef ülkenin temsilciliğinde geri çevrilmiştir. Bu sayfa iki hatanın ortak nedenini ve taraf olmayan ülkeye giden belgenin zincirini anlatır.
Belirti: Tasdik Birimi’nin cümlesi
Dışişleri Bakanlığı Tasdik Birimi’nin bilgilendirmesi tek cümledir: apostil edilmiş evrak Bakanlıkça tasdik edilemez. Aynı metin gerekçeyi de verir; apostilli evrak Sözleşmeye taraf ülkelerin makamlarında doğrudan işleme konur, yani üzerine eklenecek bir onay yoktur. Hedef ülke Sözleşmeye taraf değilse belge onun temsilciliğinde de ilerlemez: Bakanlığın sırasında temsilcilikten önceki halka Dışişleri tasdikidir ve apostil bu tasdikin yerine geçmez.
Gerçek neden: apostil ve tasdik iki ayrı düzen
Apostil, Sözleşmeye taraf devletler arasında konsolosluk tasdikinin yerine geçen işlemdir; Dışişleri’nin metnine göre apostilli evrak taraf ülke makamlarında doğrudan işleme konur, taraf olmayan devlet ise apostili tanımaz. Bu yüzden Dışişleri, apostilli belgeyi üzerine tasdik eklenecek bir belge olarak görmez. Taraf olmayan devletlere giden belgede ise apostil öncesi dönemin zinciri sürer: belgeyi düzenleyen ülkenin makamları sırayla onaylar, en son o ülkedeki hedef devlet temsilciliği tanır. Dışişleri apostil vermez; taraf olmayan ülkeye giden belgeyi tasdik eder. Türkiye’de apostili vali, kaymakam ve adalet komisyonu verir. Resmî e-Apostil sistemi de aynı sınırı yazar: taraf olmayan ülkelere e-Apostil verilmez.
Doğru zincir: taraf olmayan ülkeye giden belge
Dışişleri’nin yazdığı sıra dört adımdır. Belge önce ilgili ülkenin diline çevrilir ve çeviri noterde onaylanır. Sonra belgenin düzenlendiği yerin valiliği ya da kaymakamlığı tasdik eder; bu işlem apostil değil, mülki amirin normal tasdikidir. Bu tasdik yeri Dışişleri’nin tarihsiz bilgilendirme metnine dayanır; Noterlik Kanunu m.199’un 2024’teki değişikliğinin bu tasdiki de kapsayıp kapsamadığı bu sitenin taramasında doğrulanmadı. Ardından Dışişleri Bakanlığı Tasdik Birimi onaylar. Son adım hedef ülkenin Türkiye’deki temsilciliğidir; bu adım Bakanlığın metninde yazmaz, hedef ülkenin kendi kuralından gelir. Başvuru usulü için Dışişleri Tasdik Birimi’nin kendi sayfasına bakılır. Hangi ülkelerin taraf olmadığı HCCH’nin durum tablosundan bakılır; Körfez ve Orta Doğu ülkelerinin bir kısmı ile Türkmenistan bu gruptadır ve ülke sayfaları durumu veriden gösterir.
Apostilli nüsha yerine yeni zincir
Apostilli belgeyle Dışişleri’ne gidilmişse ve hedef ülke taraf değilse belge yeni nüshayla baştan hazırlanır: çeviri, noter, valilik tasdiki, Dışişleri. Apostilli nüshanın üzerine tasdik eklenmediği resmî metinde yazılıdır; verilmiş bir apostil şerhinin geri alınıp alınamayacağı hakkında bu sitenin taramasında resmî kaynak bulunamadı, bu yüzden pratik çözüm yeni nüshadır. Hedef ülke taraf ise ve belge yine de Dışişleri’ne götürülmüşse yapılacak bir şey yoktur: apostilli belge doğrudan hedef ülkeye gönderilir. Dışişleri’nin metni apostilli evrakın taraf ülke makamlarında doğrudan işleme konduğunu yazar.
Taraf olmayan ülke zincirinde çeviri ilk halka
Taraf olmayan ülke zincirinde çeviri ilk halkadır ve bütün zincir çevirinin noter onayı üzerine kurulur: valilik noterin imzasını, Dışişleri valiliğin imzasını, temsilcilik Dışişleri’nin imzasını tanır. Çeviri sonradan yapılırsa zincir kopar, çünkü tasdikler çevirisiz belgeye konmuş olur. Bu yüzden belge önce çevrilir, çeviri noterce onaylanır ve dosya bu hâliyle valiliğe gider.