Deux erreurs se rencontrent à la même porte. Dans la première, le titulaire a obtenu son apostille et se rend au ministère turc des Affaires étrangères pour y faire ajouter une légalisation. Dans la seconde, l’acte est destiné à un pays qui n’applique pas la Convention Apostille ; une apostille a pourtant été obtenue en sous-préfecture et l’acte est refusé, soit au ministère, soit à la représentation du pays de destination. Cette page explique la cause commune des deux erreurs et la chaîne propre aux actes destinés aux pays hors Convention. Elle concerne les lecteurs francophones de Turquie qui envoient des actes vers un pays hors Convention ; pour la France, la Belgique, la Suisse, le Luxembourg et le Québec, qui appliquent la Convention avec la Turquie, l’apostille suffit et cette chaîne n’a pas lieu d’être.
La phrase du service de légalisation
La note d’information du service de légalisation du ministère tient en une phrase : un acte apostillé ne peut pas être légalisé par le ministère. Le même texte en donne la raison : l’acte apostillé est présenté directement aux autorités des pays qui appliquent la Convention, il n’y a donc rien à ajouter dessus. Si le pays de destination n’applique pas la Convention, l’acte n’avance pas non plus à sa représentation : dans l’ordre du ministère, le maillon qui précède la représentation est la légalisation du ministère, et l’apostille ne la remplace pas.
Apostille et légalisation, deux régimes qui ne s’additionnent pas
L’apostille remplace la légalisation consulaire entre les États qui appliquent la Convention ; selon le texte du ministère, l’acte apostillé est traité directement par les autorités de ces États, alors qu’un État hors Convention ne reconnaît pas l’apostille. Le ministère ne voit donc pas dans l’acte apostillé un acte sur lequel ajouter une légalisation. Pour les États hors Convention, la chaîne antérieure à l’apostille continue : les autorités du pays d’origine certifient l’une après l’autre, et la représentation de l’État de destination reconnaît en dernier. Le ministère turc des Affaires étrangères n’appose aucune apostille ; il légalise les actes destinés aux pays hors Convention. En Turquie, l’apostille est apposée par le gouverneur (vali), le sous-préfet (kaymakam) et une commission judiciaire (siège de cour d’assises). Le système officiel e-Apostil écrit la même limite : aucune apostille électronique n’est délivrée pour les pays hors Convention.
La chaîne en quatre étapes vers un pays hors Convention
L’ordre écrit par le ministère comporte quatre étapes. L’acte est d’abord traduit dans la langue du pays de destination et la traduction est certifiée par un notaire. Ensuite, la préfecture de province (valilik) ou la sous-préfecture de district (kaymakamlık) du lieu où l’acte a été dressé le légalise ; ce n’est pas une apostille mais la légalisation ordinaire de l’autorité administrative. Puis le service de légalisation du ministère certifie. La dernière étape est la représentation du pays de destination en Turquie ; elle n’est pas dans le texte du ministère, elle découle de la règle du pays de destination. Pour la procédure et le droit, la page du service de légalisation du ministère fait foi ; ce site n’indique aucun montant. Quels États n’appliquent pas la Convention se lit dans l’état des signatures tenu par la HCCH : un État qui n’y a pas de ligne est hors Convention, et les pages pays de ce site affichent la situation de chaque pays à partir de cette donnée.
Repartir d’un nouvel exemplaire plutôt que de l’acte apostillé
Si l’on s’est présenté au ministère avec un acte apostillé et que le pays de destination n’applique pas la Convention, l’acte est repris sur un nouvel exemplaire, depuis le début : traduction, notaire, légalisation de la préfecture, ministère. Que le ministère n’ajoute pas de légalisation sur l’exemplaire apostillé est écrit dans son texte ; en revanche, aucune source officielle n’a été trouvée, lors du relevé de ce site, sur la possibilité de retirer une apostille déjà apposée, et la solution pratique est le nouvel exemplaire. Si le pays de destination applique la Convention et que l’acte a tout de même été porté au ministère, il n’y a rien à faire : l’acte apostillé est envoyé directement au pays de destination. Le texte du ministère dit que l’acte apostillé est traité directement par les autorités des pays qui appliquent la Convention.
Dans la chaîne de légalisation, la traduction est le premier maillon
Vers un pays hors Convention, la traduction vient en premier et toute la chaîne repose sur sa certification notariale : la préfecture reconnaît la signature du notaire, le ministère celle de la préfecture, la représentation celle du ministère. Une traduction faite après coup rompt la chaîne, parce que les légalisations auraient été apposées sur un acte non traduit. L’acte est donc traduit d’abord par un traducteur assermenté (yeminli tercüman), la traduction est certifiée par le notaire et le dossier part ainsi à la préfecture.