Noter önce kâğıdı çevirtir, sonra örneğini çıkarır. Noterlik Kanunu’nun 99. maddesine göre örneği verilmesi istenen kâğıt yabancı dilde yazılmışsa önce tercüme edilir; ardından örnek çıkarılır, her örneğe tercümesi iliştirilir ve bu yolda şerh verilir. Bu surete konacak apostil ise yabancı belgenin kendisine değil, sureti onaylayan Türk noterinin imzasına konur.
Madde 99 ve Yönetmeliğin 95. maddesi
Yönetmeliğin 95. maddesi aynı sırayı ayrıntılandırır: yabancı dildeki kâğıt önce “usulünce” tercüme olunur; sonra kâğıdın örneği çıkarılıp gerekli şerh verilerek onaylanır; ilgilisine verilen nüshalara da, noterlik dairesinde saklanan nüshaya da tercüme edilmiş metnin birer örneği eklenir. “Usulünce” tercüme noterin çevirme işlemidir: Yönetmeliğin 96. maddesi bu işi, kartonunda yemin tutanağı bulunan bir tercümana yaptırılan ve noterlikçe onaylanan çeviri olarak düzenler. Yabancı dildeki bir kâğıdın onaylı sureti bu yüzden içinde bir çevirme işlemi taşıyan bileşik bir noter işlemidir.
Dairede kalan nüsha ve kaşe
Yönetmeliğin 95. maddesi yalnız belge sahibine verilen nüshayı değil, noterlikte saklanan nüshayı da çeviriyle birlikte tutar; dairedeki kayıt böylece tercümesiyle birlikte kalır. Yönetmeliğin 23. maddesi noterin, işin niteliğine göre evrakın üst orta kısmına örnek, tercüme ve öteki şerhleri içeren kaşeyi bastığını yazar; suretin hangi işlemle çıktığı kâğıdın üstünden okunur. Kanun ve Yönetmelik tercümenin neden iliştirildiğini ayrıca gerekçelendirmez; bu sayfa da bir gerekçe üretmez.
Apostil yabancı belgeye değil, noterin onayına
Apostil Sözleşmesi şerhi belgeyi düzenleyen devletin makamlarına verdirir; bir Türk makamı yabancı bir devletin belgesine apostil koymaz. Türk noterinin çıkardığı onaylı suret ise bir Türk noterlik işlemidir. Noterlik Kanunu m.199’a göre yabancı bir memlekette kullanılacak işlemin altındaki noter imza ve mührünü herhangi bir il veya ilçenin en büyük mülki amiri onaylar; şerhi vali ya da kaymakam verir ve şerh noterin imzasını ve sıfatını doğrular. Sıradan fotokopi bu zincire girmez; Onikişubat Kaymakamlığı yetkili makamın ya da noterin “aslı gibidir” onaylı suretinin apostil yönünden değerlendirilebileceğini yazar.
Aslın kendi onayı: Noterler Birliği ne der
Noterin yabancı belgede neyi aradığı Noterlik Kanunu’nda ve Yönetmelikte değil, Türkiye Noterler Birliği’nin Birleştirilmiş Genelge 25’inde yazar: belgenin ülkesi Sözleşmeye tarafsa apostil şerhi, değilse Noterlik Kanunu m.195 gereği o ülkedeki Türk konsolosluğunun onayı aranır; ikili anlaşmalar nedeniyle on üç ülkenin belgesinde ve KKTC makamlarının belgesinde bu şerh aranmaz. Birliğin Genelge 23’ü çeviri için ayrı bir kural koyar: apostil ya da konsolosluk onayı bulunmayan belge de çevrilebilir, gerekirse durumu açıklayan bir şerh verilir. İki kuralın suret çıkarma işleminde birlikte nasıl uygulandığı genelgelerde ayrıca yazmaz. Belgeyi kullanacak yabancı kurumun, kendi ülkesinin belgesinden bir Türk noterince çıkarılmış sureti kabul edip etmediği de o kurumun kararıdır ve bu konuda genel bir kural bulunamadı. İki soru da notere ve belgeyi alacak kuruma başvurudan önce sorulur.
Suretteki tercüme ile hedef dile çeviri
Burada iki ayrı çeviri birbirine karıştırılmamalıdır. Madde 99’un istediği tercüme suretin parçasıdır ve noterlikte kalan nüshaya da eklenir. Suret yurt dışında başka bir dilde kullanılacaksa hedef dile ayrı bir çeviri gerekebilir; bunu belgeyi alacak kurum belirler. O çeviri de yeminli tercümanca yapılır ve noterce onaylanır; kurum isterse bu onaya da ayrı bir apostil alınır. Tercüme bürosu her iki çeviride metni aktarır; suretin noter işlemi olarak nasıl kurulacağına noter karar verir.