Belirleyici olan dil değil, belgeyi düzenleyen devlettir. Türk makamı yalnız Türkiye’de düzenlenmiş resmî belgeye ve Türk noterinin işlemine apostil verir; yabancı bir ülkenin belgesi apostilini o ülkenin yetkili makamından alır, Türkiye’de alamaz. Yabancı dilde düzenlenmiş bir Türk belgesi ise Türk belgesidir ve apostilini Türkiye’de alır.
Sözleşme apostili düzenleyen devlete bağlar
Sözleşme’nin 1. maddesi, taraf devletlerden birinin ülkesinde düzenlenip başka bir taraf devlette kullanılacak resmî belgeleri kapsar; şerhi 6. maddeye göre belgenin düzenlendiği devletin belirlediği makam verir. HCCH’nin Türkiye sayfası bu makamları sayar: idari belgede vali, kaymakam ve İngilizce “Chief Secretary” diye geçen görevli; adli belgede adalet komisyonu başkanlıkları. Bu makamların yetkisi Türk belgesiyle sınırlıdır. Bir yabancı diplomayı, doğum belgesini ya da mahkeme kararını Türkiye’deki bir kaymakamlığa götürmek sonuç vermez.
Yabancı dilde Türk belgesi
Türk üniversitesinin İngilizce düzenlediği not dökümü, Türk kurumunun yabancı dilde verdiği bir yazı ya da çok dilli nüfus kayıt örneği Türk resmî belgesidir. Apostil belgenin diline değil düzenleyene bakar: idari belgeyse valilik ya da kaymakamlık, adli belgeyse adalet komisyonu. Çok dilli doğum, evlenme ve ölüm kayıt örnekleri resmî e-Apostil sisteminin kapsamındadır ve elektronik apostil alabilir. Bu belgeler çok dilli olduğundan çevirinin istenip istenmediğini belgeyi alan kurum belirler; Almanya’nın Türkiye temsilcilikleri bu üç belge için çeviri aramaz.
Yabancı belge üzerine Türk noter işlemi
Türk noteri yabancı belgenin çevirisini onaylayabilir ya da yabancı dildeki özel bir belgede imzayı tasdik edebilir. Bu noter işlemine apostil verilir; makamı herhangi bir ilin valisi ya da ilçenin kaymakamıdır. Ancak bu apostil yabancı belgenin aslındaki imzayı doğrulamaz; yalnız Türk noterinin imzasını ve sıfatını doğrular. Yabancı belgenin kendisi üçüncü bir ülkeye gidecekse o ülkenin kurumu aslın da kendi ülkesinden apostilli olmasını isteyebilir; Türk noter apostilinin bunun yerine geçip geçmediği kuruma göre değişir ve bu sitenin taramasında genel bir kural bulunamadı.
Türkiye’ye gelen belgede sıra
- Apostil, belgeyi düzenleyen ülkenin makamından alınır.
- Türkiye’de noter onaylı Türkçe çeviri yapılır; şerh sayfasının çeviriye alınıp alınmayacağını belgeyi alan kurum belirler.
- Apostilli belge Dışişleri’nde ayrıca tasdik edilmez.
- Türkiye’deki yabancı temsilciliklerin düzenlediği belgeler apostil kapsamı dışındadır; bunların yolu bu sitede ayrı sayfada anlatılır.
Sözleşme’ye taraf olmayan bir ülkeden gelen belgede apostil yerine tasdik zinciri kurulur; Dışişleri’nin bilgilendirmesi iki yöntemi anlatır ve bu sitenin yetkili makam sayfaları bunu ele alır.
Çevirinin yönü bu soruda tersine döner
Türk belgesi yurt dışına giderken çeviri Türkçeden hedef dile yapılır; apostil belgenin aslına konuyorsa çeviri ondan sonra gelir, noter onaylı çeviriye konuyorsa çeviri önce yapılır. Yabancı belge Türkiye’ye gelirken çeviri yabancı dilden Türkçeye yapılır, apostil zaten belgenin üzerindedir; çevirinin onu da kapsayıp kapsamayacağına belgeyi alan Türk kurumu karar verir. İki yönde de noter onayı Türkiye’dedir. Tercüme bürosu her iki yönde çeviriyi yapar; belgenin apostil alıp alamayacağına ya da hangi makama gideceğine dair karar bu sayfadaki ayrımla, yani belgeyi düzenleyen devlete bakılarak verilir.