Cette note est établie en application de l’article 10 de la loi turque n° 6698 sur la protection des données personnelles, connue par ses initiales turques KVKK, qui impose au responsable du traitement une obligation d’information. Elle explique comment sont traitées les données personnelles des personnes physiques qui utilisent ce site, remplissent le formulaire de devis ou écrivent au cabinet par courriel. Elle est rédigée selon le droit turc et n’affirme rien quant aux règles de protection des données d’un autre pays ; les lecteurs à l’étranger la liront comme une description de ce qu’il advient de leurs données en Turquie. La confidentialité de l’acte lui-même, une fois la traduction commencée, est traitée sur une page distincte consacrée à la confidentialité des documents.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Hacettepe Tercüme Ltd. Şti., dont le siège est İhlamur Caddesi 9/8, Kızılay, Ankara, Turquie. Les questions sur cette note et les demandes au titre des droits décrits plus bas sont adressées par écrit à cette adresse ou au courriel indiqué sur la page des coordonnées.
Données traitées
Le formulaire de devis recueille les éléments suivants : nom et prénom, adresse de courriel, numéro de téléphone facultatif, type d’acte, nombre de pages, langue cible, pays et autorité d’utilisation de l’acte, étape atteinte par l’acte, date de remise souhaitée et ce que vous écrivez dans le champ libre. L’acte lui-même n’est pas recueilli par le formulaire ; il n’y a pas de champ de téléchargement de fichier. Le formulaire ne demande jamais d’identifiants e-Devlet ni de numéro d’identité. Lorsque vous écrivez par courriel, le contenu de votre message et les données d’expéditeur sont traités.
Lors d’une visite du site, le serveur de l’hébergeur conserve des journaux d’accès à des fins d’exploitation technique et de sécurité ; ces journaux contiennent l’adresse IP, l’heure d’accès, la page demandée et des informations sur le navigateur. Les cookies utilisés sur le site sont décrits sur une page distincte consacrée aux cookies. Il n’est pas nécessaire d’écrire des données sensibles (santé, condamnations pénales et autres) dans le champ libre ; nommer le type d’acte suffit.
Finalités et base légale
Les données transmises par le formulaire ou par courriel sont traitées pour examiner la demande de devis et préparer le devis, correspondre avec vous par écrit, conclure et exécuter le contrat de traduction si le devis est accepté, et traiter les signalements d’erreur. La base légale se trouve à l’article 5, deuxième alinéa, de la loi : le traitement directement lié à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat (point c) et l’intérêt légitime du responsable, à condition de ne pas porter atteinte à vos droits et libertés fondamentaux (point f). Les journaux de serveur reposent sur l’intérêt légitime, à savoir le fonctionnement sûr et continu du site. Ces fondements étant suffisants, votre consentement explicite n’est pas demandé ; la case du formulaire confirme que vous avez lu cette note et ne constitue pas un consentement. Si un traitement venait à exiger un consentement explicite, il serait demandé séparément et pour ce seul traitement.
Les principes de l’article 4 de la loi s’appliquent : les données sont traitées pour des finalités déterminées et légitimes, de manière liée et limitée à ces finalités, de façon exacte et au besoin à jour, et seulement aussi longtemps que nécessaire. C’est pourquoi le formulaire ne contient que les champs nécessaires au devis et pourquoi le fichier de l’acte n’est pas recueilli sans nécessité.
Transferts
Un envoi du formulaire parvient à l’adresse de courriel du cabinet sous forme de notification ; un fournisseur SMTP achemine ce message et vos données transitent par ses serveurs. Le site fonctionne sur le serveur d’un hébergeur ; les envois du formulaire et les journaux d’accès y sont conservés. L’emplacement des serveurs du fournisseur de courriel et de l’hébergeur est confirmé avant la mise en ligne ; si un serveur se trouve hors de Turquie, le transfert est effectué selon les dispositions de la loi relatives aux transferts vers l’étranger, et cette note est mise à jour selon cette confirmation. Si le devis est accepté et que le travail exige une certification notariale, les informations relatives à l’acte sont transmises au traducteur assermenté et au notaire, dans la seule mesure où le travail l’exige. Vos données personnelles ne sont ni cédées ni vendues à des tiers à des fins commerciales. Les documents des clients et les données personnelles qu’ils contiennent ne sont jamais chargés dans des services gratuits de traduction automatique ou d’IA.
Mode de collecte et durée de conservation
Les données sont collectées par voie électronique, par le formulaire et par courriel, et automatiquement par les journaux de serveur lors d’une visite. Si le devis n’est pas accepté, les données de la demande sont supprimées dans un délai raisonnable après la fin de l’examen ; ce délai est limité à ce qu’exigent la réouverture éventuelle de la demande ou un litige possible. Si le devis est accepté, les données sont conservées pendant la relation contractuelle, puis pendant les durées légales de conservation fixées par la législation commerciale et fiscale turque ; à leur terme, elles sont supprimées, détruites ou anonymisées. Les journaux de serveur suivent la durée technique de conservation de l’hébergeur.
Vos droits et la manière de les exercer
En vertu de l’article 11 de la loi, vous pouvez, en vous adressant au responsable du traitement : savoir si vos données personnelles sont traitées ; en demander communication si c’est le cas ; connaître la finalité du traitement et savoir si les données sont utilisées conformément à celle-ci ; connaître les tiers, en Turquie ou à l’étranger, auxquels elles sont transmises ; demander leur rectification si elles sont incomplètes ou inexactes ; demander leur suppression ou leur destruction dans les conditions prévues par la loi ; demander que rectifications et suppressions soient notifiées aux tiers destinataires ; vous opposer à un résultat qui vous serait défavorable et qui aurait été produit uniquement par une analyse automatisée ; et demander réparation du dommage causé par un traitement illicite.
La demande est présentée conformément au communiqué turc sur les modalités de saisine du responsable du traitement (Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ), par écrit à l’adresse ci-dessus ou par courriel à l’adresse indiquée sur la page des coordonnées. Elle indique vos nom et prénom, l’objet de la demande et une adresse de réponse ; des informations complémentaires peuvent être demandées pour vérifier votre identité. Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais et au plus tard dans les trente jours. En cas de refus, de réponse jugée insuffisante ou d’absence de réponse dans le délai, une plainte peut être déposée auprès du Conseil turc de protection des données personnelles (Kişisel Verileri Koruma Kurulu). Cette note est mise à jour au besoin ; la date de vérification de la page indique la dernière révision.