e-Devlet’ten indirilen barkodlu adli sicil kaydı ile resmî e-Apostil sisteminden indirilen e-Apostilli adli sicil kaydı aynı kurumun aynı bilgisini taşır; ama ikisi farklı belgedir ve yurt dışında farklı sonuç verir. Birincisi Türkiye içinde kurumlar arası sorguya yarayan bir çıktıdır; ikincisi uluslararası dolaşım için verilmiş, apostil şerhi taşıyan ve elektronik imzayla mühürlenmiş bir dosyadır. Bu sayfa ikisini ayırır. Bu site resmî sistem değildir; e-Apostil belgesi belge sahibince resmî siteden indirilir.
Barkod neyi doğrular
e-Devlet belgesindeki barkod ya da kare kod, belgeyi veren kurumun sistemine bir sorgu açar: kod okutulunca kurumun kaydı görünür ve çıktıdaki bilgi kayıtla karşılaştırılır. Kodun kendisi bir imza değildir; çıktının üzerinde bir yetkilinin adı, sıfatı, ıslak imzası ve mührü yoktur. Apostil ise tam olarak bunları doğrular: imzayı, imzalayanın sıfatını ve mührü. Doğrulanacak imza olmayınca kaymakamlığın basacağı şerhin dayanağı da olmaz.
Nitelikli elektronik imza neyi doğrular
e-Apostil belgesi yetkili kurumca elektronik ortamda oluşturulur ve PTT tarafından nitelikli elektronik sertifika (NES) ile imzalanarak teslim edilir. Sistemin kendi metnine göre yabancı resmî makam bu dosyanın doğruluğunu resmî doğrulama sayfasına yükleyerek teyit edebilir; sayfada dosya adı, hash değeri, dosya boyutu ve dosya tipi alanları vardır. Barkodlu çıktı ile e-Apostilli dosya arasındaki fark, sorgu kodu ile imza arasındaki farktır: biri kaydın var olduğunu gösterir, öbürü belgeyi ve üzerindeki şerhi bir imzayla mühürler.
Kaymakamlık masasında ne olur
Onikişubat Kaymakamlığı’nın sayfası kuralı açık yazar: e-imzalı belgenin çıktısı, belgeyi üreten kurum ya da yetkili makam tarafından fiziken tasdik edilmiş, yetkilinin adı, sıfatı, ıslak imzası ve kurum mührü konmuşsa apostil yönünden değerlendirilebilir; bu durumda doğrulanan şey elektronik imza, barkod ya da kare kod değil, tasdiki yapan yetkilinin ıslak imzası ve sıfatıdır. Develi Kaymakamlığı daha kısa yazar: savcılıktan ya da e-Devlet’ten alınan sabıka kaydı ve adli belgeler kaymakamlıkça onaylanmaz. Sonuç aynıdır; sıradan barkodlu çıktı masadan döner.
Doğru üç yol
Barkodlu çıktıyla yola çıkan kişinin önünde üç yol vardır. Birincisi e-Apostil: belge altı türden biriyse (adli sicil kaydı, mahkeme kararı, nüfus kayıt örneği, doğum, evlenme ve ölüm kayıt örnekleri) başvuru belge sahibinin kendi e-Devlet girişiyle resmî sistemde yapılır ve elektronik apostilli dosya indirilir. İkincisi kurumun ıslak tasdiki: belgeyi üreten kurum çıktıyı yetkilinin imzası ve mührüyle fiziken tasdik eder, sonra valilik ya da kaymakamlık apostil verir. Üçüncüsü noter: noter çıktıyı “aslı gibidir” diye onaylar ve bu noter işlemine herhangi bir il ya da ilçedeki vali ya da kaymakam apostil verir. Kurumların ıslak tasdik pratiği kurumdan kuruma değişir ve bu sitede ölçülmedi.
Yurt dışında hangisi geçer
Bazı yabancı kurumlar barkodlu çıktıyı apostilsiz kabul eder; Almanya’nın Türkiye temsilcilikleri bir bilgi notunda barkodlu nüfus kaydı örneği sunulursa asıl belgenin gerekmediğini yazar. Bu, o temsilciliğin kendi işlemi içindir ve başka kurumu bağlamaz. Genel kural tersidir: yabancı makam apostil istiyorsa barkod yetmez ve yukarıdaki üç yoldan biri izlenir. Hangisinin isteneceği kuruma önceden sorulur; e-Apostilli dosya kabul ediliyorsa en kısa yol odur.
Barkodlu çıktıda çeviri zincire nasıl girer
Barkodlu çıktı çevrilebilir, ama çevirisi apostil zincirine tek başına giremez; çevrilecek belge önce üç yoldan biriyle apostillenebilir hâle getirilir. Kurum tasdiki ya da noter sureti yolunda şerh kâğıt belgeye konur ve çevirinin yeri kâğıt zincirin kuralına göre belirlenir. e-Apostil yolunda ise çevirinin hangi nüshadan hazırlanacağını resmî sistem ve bu sitenin okuduğu kaynaklar söylemez; bu, belgeyi alacak kuruma ve çeviriyi onaylayacak notere sorulur. Karşı kurum çevirinin noter onayını ya da o onaya ayrı apostil isterse bu şerh kâğıt yoldan alınır. Tercüme bürosu barkodu sorgulamaz ve belgenin gerçekliğini değerlendirmez.