Yabancı bir emeklilik kurumu aylığı ödemeye devam etmek için kişinin hayatta olduğunu gösteren bir belge isteyebilir. Bu belgeye Fransızca certificat de vie, Almanca Lebensbescheinigung denir ve kurum kendi formunu da gönderebilir. Sorun Türkiye’de yaşayan emekli için başlar: formu hangi Türk makamı imzalar? Bu sorunun bir Sözleşme düzeyinde yanıtı, bir de kurumun ülkesine göre değişen uygulaması vardır; bu sayfa ikisini ayırarak yazar.
Yaşam belgesini Türkiye’de kim düzenler: CIEC 27
Türkiye, yaşam belgesinin verilmesine ilişkin CIEC 27 sayılı Sözleşmeye 01.09.2004’ten beri katılmıştır. CIEC tablosuna göre Sözleşmeye bugün yalnız Türkiye, İspanya ve Hollanda katılmıştır; Almanya, Fransa ve İtalya yalnız imzalamıştır. Türkiye’nin beyanı yetkili makamları sayar: Türkiye’de nüfus müdürlükleri, yurt dışında Türk diplomatik ve konsolosluk temsilcilikleri. Sözleşmeye göre belgeyi başvuranın ikamet ettiği devletin makamı verir, belge o makamın dilinde ve Fransızca düzenlenir ve katılan devletlerde çeviriden, legalizasyondan ve eşdeğer işlemden muaftır. Nüfus kayıt örneği ayrı bir belgedir: kişinin kayıtlarda sağ göründüğünü gösterir, belirli bir günde hayatta olunduğunu tespit etmez.
Seçenek: yurt dışındaki Türk konsolosluğu
Emekli kurumun ülkesinde yaşıyorsa bir seçenek oradaki Türk konsolosluğudur. Sözleşmenin 4. maddesi konsoloslukların kendi vatandaşlarına yaşam belgesi verebileceğini söyler ve Türkiye’nin beyanı Türk temsilciliklerini yetkili makam sayar; bu çerçeve Sözleşmeye katılmış üç devlet arasında işler. Kurum başka bir ülkedeyse konsolosluğun belgesini ya da formu imzalamasını kabul edip etmediğini kurum belirler. Konsolosluk belgesi Sözleşmenin birinci maddesiyle apostil kapsamının dışındadır; onun yerine 1968 tarihli Avrupa sözleşmesi (ETS 063) işler. Türkiye bu sözleşmeyi 1980’de imzalayıp 1987’de onayladı ve Avrupa Konseyi tablosunda 28 onay kaydı vardır; sözleşmeye katılmış ülkelerin makamları Türk konsolosluğunun düzenlediği belgeyi tasdiksiz alır. Fransa’nın tablosunda Türk konsolosluk belgeleri bu muafiyeti gösteren kodla yer alır. Kurumun ülkesi sözleşmeye katılmamışsa konsolosluk belgesi için tasdik yolu gündeme gelir.
Seçenek: noterde tespit
Türkiye’de yaşayan emekli için akla gelen ikinci yol noterdir: kişi noter önüne çıkar, noter kimliği ve hayatta olduğunu tutanakla tespit eder ya da kurumun formundaki imzayı onaylar. Bu bir noterlik işlemidir; apostilini Noterlik Kanunu m.199 gereği herhangi bir il ya da ilçenin valisi ya da kaymakamı verir. Noterlerin yaşam belgesi amacıyla böyle bir tespit yapıp yapmadığı ve yabancı kurumların noter tespitini kabul edip etmediği bu sitede doğrulanmadı; seçenek olarak yazılır, kural olarak değil. Kurumun formunda “yetkili makam” diye bir kutu varsa noterin bu kutuya uyup uymadığı kuruma sorulur.
Fransa tablosunda yaşam belgesi sütunu
Fransa Dışişleri Bakanlığı’nın legalizasyon tablosunda Türkiye satırının yaşam belgesi sütunu “A” kodunu taşır; yani Türkiye’de düzenlenen yaşam belgesinde apostil aranır ve nüfus belgelerine tanınan muafiyet bu sütuna uzanmaz. Belge noterde düzenlenmişse apostil noter işlemine, bir idari makamca düzenlenmişse o makamın imzasına konur; iki durumda da makam valilik ya da kaymakamlıktır. Fransız emeklilik kasaları için Fransa’nın Türkiye Büyükelçiliği daha somut bir yol yazar: kasa çok dilli formu gönderir, form Türkiye’de nüfus müdürlüğüne ya da muhtarlığa vize ettirilir, bu makamların mührü Fransız kasalarınca tanınır ve bütün emeklilik rejimleri için yılda tek bir belge istenir. Fransa CIEC 27’ye katılmadığı için bu kural Sözleşmeden değil kasaların uygulamasından gelir ve yalnız Fransız kasaları için yazılmıştır; tablodaki apostil kodunun vizeli forma nasıl uygulandığı kasaya sorulur.
AB içi muafiyetin dışında kalan Türk belgesi
service-public.fr, AB 2016/1191 Tüzüğü kapsamında üye devlet belgelerinin tasdiksiz sunulabildiği alanlar arasında hayatta olma belgesini de sayar. Bu muafiyet yalnız üye devletlerin kendi belgeleri içindir; Türkiye tüzüğün kapsamında değildir ve Türk yaşam belgesi bu listeden yararlanmaz. Bir AB kurumunun Alman ya da İtalyan emeklisinden istemediği apostili Türk emeklisinden istemesi bu nedenledir.
Yaşam belgesinde çeviri ve yenileme
Belge kurumun kendi formuysa ve form kurumun dilindeyse çeviri gerekmez; Türkçe düzenlenmiş bir tutanak ya da nüfus kaydıysa apostilden sonra çevrilir; şerhin çeviride yer alıp almayacağını belgeyi isteyen kurum belirler. Çeviri noterce onaylanır; bu onaya apostil gerekip gerekmediğini kurum belirler. Kurum belgeyi her dönem yeniden istiyorsa apostil ve çeviri de her seferinde yenilenir; apostilin Sözleşmede bir süresi olmaması, geçen yılın belgesinin bu yıl da geçeceği anlamına gelmez. Takvim, kurumun bildirdiği son tarihten geriye doğru kurulur.