Üniversite diploması ve not dökümü yurt dışında iş, yüksek lisans ya da meslek tanıma başvurularının temel belgeleridir. Apostil zincirinde bu belgeler iki katmanlı düşünülür: diplomanın aslı ve onun çevirisi. İkisi aynı makama gitmeyebilir ve başvuru öncesinde bu ayrımı bilmek bir günlük gidip gelmeyi önler.
Zile örneği: bir ilin kendi iş bölümü
Zile Kaymakamlığı’nın sayfası, ildeki bir üniversiteden alınan diploma ve not dökümü gibi belgelerin asıllarına apostili valiliğin, bu belgelerin noter tasdikli çevirilerine ise kaymakamlığın uyguladığını yazar. Bu, o ilin kendi uygulamasıdır; ülke geneli için aslın hangi mülki amirlikte apostilleneceğini söyleyen bir kural bu sitenin taramasında bulunamadı. Çeviri tarafı ise kanundan gelir: noter tasdikli çeviri bir noter işlemidir ve apostilini Noterlik Kanunu m.199 gereği herhangi bir ildeki vali ya da kaymakam verir. Apostil aslında üniversite yetkilisinin, çeviride ise noterin imzasını doğrular. Aslın hangi makamda apostilleneceği başvurudan önce gidilecek makama sorulmalıdır.
Üniversitenin ya da YÖK’ün ön onayı
Bazı başvuru rehberleri apostilden önce üniversitenin ya da Yükseköğretim Kurulu’nun onayından söz eder. Bu sitenin kaynak taramasında böyle bir ön onayı zorunlu kılan resmî bir düzenleme bulunamadı. Bu yüzden diplomayı apostile götürmeden önce, başvurulacak valiliğe ya da kaymakamlığa belgeyi hangi hâliyle kabul ettiği sorulmalıdır.
Elektronik yol yok
Diploma ve not dökümü resmî e-Apostil sisteminin kapsadığı belgeler arasında değildir. e-Devlet üzerinden alınan barkodlu mezun belgesi de kaymakamlıkta doğrudan apostillenemez; belgeyi düzenleyen üniversitenin yetkilisinin ıslak imza ve mühürle tasdik ettiği çıktı ise değerlendirilebilir. Bu durumda apostil barkodu değil, çıktıyı tasdik eden yetkilinin imzasını doğrular.
Yurt dışında alınmış diploma Türkiye’de
Yabancı bir üniversitenin diploması Türkiye’de denklik için Yükseköğretim Kurulu’na sunulduğunda, YÖK diplomanın Türkiye Cumhuriyeti noterlerince ya da Türkiye’nin yurt dışı temsilciliklerince onaylanmış Türkçe çevirisini ister. YÖK’ün denklik sayfasında apostil şartı açıkça yalnız iki ülke için geçer. Bulgaristan’dan alınan belgelerde hem aslın hem de Bulgaristan’da yapılan çevirinin Bulgaristan Eğitim ve Bilim Bakanlığı’nın mührünü ve apostilini taşıması istenir; Ukrayna’da eğitim görenlerin diploma ve not dökümlerinde de apostil onayı aranır.
Not dökümü ve diploma eki
Not dökümü ve diploma eki diplomadan ayrı belgelerdir ve apostil yalnız üzerine konduğu belgeyi kapsar; her biri için ayrı apostil alınır. Karşı kurum not dökümünü de isteyebilir; bu yüzden apostil ve çeviri planı kurumun belge listesine bakılarak diploma ile birlikte yapılır.
Üniversite diplomasında iki yönün özeti
Üniversite diploması için önce aslın hangi makamca apostilleneceği, sonra çevirinin ve onun apostilinin gerekip gerekmediği netleşir. Yurt dışından gelen bir diplomada ise yön tersine döner: apostil ya da konsolosluk onayı belgenin ülkesinde alınır, Türkçe çeviri Türkiye’de onaylanır.