Transkript, yani not dökümü, yurt dışındaki üniversite, burs ve meslek tanıma başvurularında diplomayla birlikte ya da onun yerine istenebilir; karşı kurum yalnız mezuniyeti değil, hangi derslerin hangi notla alındığını görmek isteyebilir. Belge diplomayla aynı kurumdan çıkar ama ayrı bir belgedir ve apostil zinciri diplomanınkinden bağımsız kurulur. Bu sayfa not dökümünün kendi sorularını ele alır; diplomanın yolu bu sitede üniversite diploması sayfasında anlatılır.
Not dökümü diplomadan ayrı bir belgedir
Apostil yalnız üzerine konduğu belgeyi kapsar. Diplomaya alınan apostil transkripti kapsamaz. Başvuru planı yapılırken karşı kurumun tam olarak hangi belgeyi istediği, özellikle diploma eki ile transkript arasındaki farkı nasıl gördüğü önceden netleştirilmelidir; iki belge birbirinin yerine sunulamaz.
Zile’nin iş bölümü: aslı valilikte, çevirisi kaymakamlıkta
Zile Kaymakamlığı’nın apostil sayfası, ildeki üniversiteden alınan diploma ve transkript gibi öğrenci belgelerinin asılları üzerindeki işlemi valiliğin, bu belgelerin noter tasdikli tercümelerine ilişkin apostili ise kaymakamlığın yaptığını yazar. Bu iş bölümü apostilin mantığından gelir: transkriptin aslında üniversite yetkilisinin imzası, çevirisinde noterin imzası doğrulanır ve iki imza iki ayrı işlemdir. Başka illerde ve ilçelerde iş bölümü farklı kurulmuş olabilir; belgeyi götürmeden önce hangi makamın hangi nüshayı aldığı sorulmalıdır.
e-imzalı transkript: barkod yeterli değil
Transkript e-imzalı ve barkodlu da düzenlenebilir; öğrenci böyle bir belgeyi üniversitenin sisteminden ya da e-Devlet üzerinden indirir. Bu çıktının üzerinde doğrulanacak ıslak imza yoktur ve valilik ile kaymakamlıklar barkodlu sıradan çıktıya fiziki apostil uygulamaz. Onikişubat Kaymakamlığı’nın kuralına göre e-imzalı belgenin çıktısı, belgeyi üreten kurumun yetkilisi adını, unvanını, ıslak imzasını ve kurum mührünü koyarak fiziken tasdik etmişse apostil yönünden değerlendirilir; apostil o zaman barkodu değil, tasdik eden yetkilinin imzasını ve sıfatını doğrular. Öğrenci işleri biriminden ıslak imzalı nüsha istenirken bunun apostil için olduğu söylenmelidir.
Transkript resmî e-Apostil listesinde yok
Resmî e-Apostil sisteminin başvuru aldığı belgeler adli sicil kaydı, mahkeme kararı, nüfus kayıt örneği ve çok dilli doğum, evlenme, ölüm kayıt örnekleridir; transkript ve diploma bu listede yer almaz. Dolayısıyla not dökümü için bugün tek yol kâğıt belgedir: ıslak imzalı nüsha, valilik ya da kaymakamlıkta apostil, gerekiyorsa noter onaylı çeviri ve o onaya ikinci apostil.
Yurt dışından gelen transkript: YÖK yönünde ters yol
Yabancı bir üniversiteden alınan transkript Türkiye’de denklik için sunulduğunda yön tersine döner: apostil belgenin ülkesinde alınır, Türkçe çeviri Türkiye’de noterce onaylanır. YÖK’ün denklik sayfası, Ukrayna’da eğitim görenlerin diploma ve transkriptlerinde apostil onayı bulunmasını ister; Bulgaristan’dan alınan akademik belgelerde ise hem aslın hem de orada yapılan çevirinin Bulgaristan Eğitim ve Bilim Bakanlığı’nın mührünü ve apostilini taşıması aranır. Diğer ülkeler için YÖK sayfasında açık bir apostil satırı yoktur; başvurudan önce güncel belge listesine bakılmalıdır. Ortaöğretim denkliğinde de millî eğitim müdürlükleri geçmiş yıllara ait transkripti apostilli ya da konsolosluk onaylı diploma aslıyla birlikte ister.
Transkript çevirisinde ders adları ve not sistemi
Çeviri apostilli asıl üzerinden yapılır; apostil sayfasının da çevrilip çevrilmeyeceğini transkripti değerlendirecek kurum belirler. Not dökümünde çevirmenin işi ders adlarını ve notları aktarmaktır; not sistemini karşı ülkenin sistemine dönüştürmek çevirmenin değil, belgeyi değerlendiren kurumun işidir. Çeviride harf notu, kredi ve dönem gibi sütun başlıkları eksiksiz korunur, üniversitenin not açıklaması varsa o da çevrilir. Çeviri noterce onaylandıktan sonra bu onaya apostil gerekip gerekmediğini yine belgeyi alacak kurum belirler.