Bir Türk şirketi yurt dışında şube açarken, ihaleye girerken, banka hesabı açarken ya da bir sözleşme imzalarken karşı tarafa şirketin varlığını ve temsilcisinin yetkisini gösteren belgeler sunar. Bu belgelerin bir kısmı apostil alır, bir kısmı almaz ve ayrım belgenin ticari olup olmamasından değil, belgeyi kimin düzenlediğinden ve ne için düzenlendiğinden gelir.
Kapsam dışı olan tam olarak ne
Apostil Sözleşmesi, ticaret ya da gümrük işlemiyle doğrudan doğruya ilgili idari belgelere uygulanmaz. Onikişubat Kaymakamlığı bu kuralı doğru okur: belgenin şirkete ait olması ya da ticari içerik taşıması tek başına engel değildir. Menşe şahadetnamesi ya da konşimento gibi bir gümrük işlemine bağlı belgeler kapsam dışıdır ve valilikte apostil değil normal tasdik görür; bu sitede menşe şahadetnamesi sayfasında ayrıca anlatılır. Ana sözleşme, ortaklar kurulu kararı ya da noterde verilmiş bir temsil yetkisi ise belirli bir ticari işlemin belgesi değil, şirketin kendisine ilişkin belgedir ve apostil alabilir.
Ana sözleşmenin yolu
Nilüfer Kaymakamlığı’nın verdiği örnek sıralamayı gösterir: ana sözleşmenin onaylı sureti yeminli tercümanca hedef dile çevrilir, çeviri noterce onaylanır ve bu noter onayına valilik ya da kaymakamlık apostil verir. Burada apostil noterin imzasını ve sıfatını doğrular. Karşı kurum suretin de onaylı olmasını istiyorsa suret önce noterden “aslı gibidir” onayıyla alınır ve zincir o onayın üzerinden yürür.
Sicil belgeleri
Sicil tasdiknamesinin içeriğini Ticaret Sicili Yönetmeliği’nin 16. maddesi belirler: MERSİS numarası, unvan, merkez, sermaye ve belge düzenlendiği sırada şirketi temsile yetkili olanlar yazılır; belgeyi müdür ya da müdür yardımcısı imzalar ve müdürlük mührü basılır. Antalya Ticaret ve Sanayi Odası’nın sicil sayfası tasdiknamenin dilekçeyle ya da MERSİS üzerinden, müdürlük yetkilisinin güvenli elektronik imzasını taşıyan e-belge olarak alındığını yazar. Yurt dışı kullanım ve apostil için bu belgelere özgü bir kural ise Yönetmelikte de bulunamadı. Meslek odalarının verdiği belgeler kaymakamlık sayfalarında idari belge sayılır ve valilikte işlem görür; ticaret sicilinden gelen ıslak imzalı ve mühürlü belgeye aynı mantıkla mülki amirliğin apostil vermesi beklenir, ama bu cümle bir çıkarımdır. Belgeyi götürmeden önce ilgili valilik ya da kaymakamlığa sormak, e-imzalı çıktı için ise sicil müdürlüğünden ıslak imzalı nüsha istemek gerekir; barkodlu çıktıya fiziki apostil konmaz.
Şirket adına kim başvurur
Sözleşme apostilin belgeyi getiren kişinin isteği üzerine verilmesine izin verir. Kaymakamlıkların pratiği yine de birörnek değildir: Zile Kaymakamlığı şirket adına başvuranın yanında şirket kimliği ya da şirketin düzenlediği yetki belgesi bulunmasını ister. Başka makamların şirket belgesinde başvurandan ne istediği bu sitenin taramasında okunmadı; gitmeden önce makama sorulur.Taraf olmayan bir ülkeye giden şirket belgesinde ise apostil yerine valilik tasdiki ve ardından Dışişleri Bakanlığı Tasdik Birimi adımı gelir; o birimin usulü için Tasdik Birimi’nin kendi sayfasına bakılır.
Çeviride dikkat
Nilüfer Kaymakamlığı’nın anlattığı tek örnekte çeviri ilk halkadır, çünkü o zincirde apostil noter onaylı çeviriye konur; bu bir örnektir, şirket belgelerinin genel sırası değildir. Karşı kurum apostili aslında ya da onaylı surette isterse sıra onun isteğine göre kurulur. Şirket unvanı, sermaye, pay yapısı ve yetki sınırları çeviride birebir aktarılmalı; ticaret sicil numarası ve MERSİS numarası olduğu gibi yazılmalıdır.