Nüfus kayıt örneği kişinin ailesini ve medeni hâlini gösteren belgedir; yurt dışında evlilik, vatandaşlık, miras ya da aile birleşimi dosyalarında istenir. Belgenin yurt dışında kullanılabilmesi için gereken onay, gideceği ülkeye göre belirgin biçimde değişir: aynı belge bir ülkede apostil ve yeminli çeviriyle kabul edilirken başka bir ülkede tasdikten tümüyle muaf olabilir.
Fiziki apostil ve e-Apostil
Nüfus kayıt örneği idari belgedir; kâğıt üzerindeki belgeye apostili vali ya da kaymakam verir ve valilik ile kaymakamlıkta bunun için ücret alınmaz. Belge aynı zamanda resmî e-Apostil sisteminin kapsadığı belgeler arasındadır: başvuru e-Devlet girişiyle yapılır, apostili İçişleri Bakanlığı uygular ve belge elektronik olarak teslim edilir. Elektronik yolda belge başına bir PTT hizmet bedeli vardır.
e-Devlet çıktısıyla kaymakamlığa gitmek
e-Devlet’ten indirilen barkodlu sıradan çıktıya kaymakamlıkta fiziki apostil konmaz. Kâğıt apostil istenirse belgeyi düzenleyen kurumun e-imzalı çıktıyı yetkilinin adı, unvanı, ıslak imzası ve mührüyle tasdik etmesi beklenir; apostil bu durumda barkodu değil o yetkilinin imzasını doğrular. Bu ara adım atlandığında başvuru masada geri döner ve dosyanın takvimi kayar.
Almanya’ya giden nüfus kayıt örneği
Almanya’nın Türkiye’deki temsilcilikleri, Türk nüfus kayıt örneğinin Almanya’da yalnız apostil ve yeminli tercümanın çevirisiyle tanındığını yazar. Aile cüzdanı için de aynı iki şart aranır, çünkü Almanya uluslararası aile cüzdanına ilişkin 1974 tarihli CIEC sözleşmesine katılmamıştır. Çok dilli kayıt örnekleri ise bu kuralın dışındadır; ayrıntısı bu sitede Formül A sayfasında anlatılır. Temsilciliklerin sayfası çevirinin Türkiye’de mi Almanya’da mı yapılacağını yazmaz; bu yüzden çeviriyi yaptırmadan önce belgeyi alacak Alman makamına sorulmalıdır.
Fransa’ya giden nüfus belgeleri
Fransa Dışişleri Bakanlığı’nın legalizasyon tablosuna göre Türkiye’den gelen medeni hal belgeleri 1977 tarihli CIEC sözleşmesi uyarınca tasdikten muaftır ve bu belgeler için apostil aranmaz. Muafiyet çeviri ihtiyacını ortadan kaldırmaz: Fransız makamı belgeyi Fransızca görmek isteyebilir ve çeviriyi kimin yapacağına kendi kuralıyla karar verir.
Hangi yol seçilmeli
Seçim üç soruya bağlıdır: belgeyi alacak ülke apostil istiyor mu, elektronik belgeyi kabul ediyor mu ve çevirinin nerede yapılmış olmasını bekliyor. Bu sorular yanıtlanmadan alınan apostil ya da yapılan çeviri dosyada işe yaramayabilir. Hedef makamın yazılı bir belge listesi varsa sıra o listeye göre kurulur.
Nüfus kayıt örneğinde boşa giden adımlar
Hedef ülkenin şartını öğrenmeden belgeyi hem apostillendirip hem çevirtmek, zamanın ve emeğin bir kısmını boşa harcatabilir. Fransa gibi muafiyet tanıyan bir ülke için alınan apostil dosyaya bir şey katmaz; Almanya gibi yeminli tercüman arayan bir ülke için ise yanlış yerde yapılmış bir çeviri, dosyanın yeniden hazırlanmasına yol açabilir.