İhracat dosyalarında menşe şahadetnamesi ya da konşimento gibi belgeler kaymakamlıkta apostil almaz. Bunun sebebi belgelerin önemsiz olması değil, Apostil Sözleşmesi’nin kapsamıdır: sözleşme bazı belge türlerini baştan dışarıda bırakır ve bu belgeler için başka bir onay yolu vardır.
Sözleşmenin kapsamı dışında
Sözleşmenin birinci maddesi, diplomatik ve konsolosluk memurlarınca düzenlenen belgeleri ve ticaret ya da gümrük işlemiyle doğrudan ilgili idari belgeleri kapsam dışında bırakır. Menşe şahadetnamesi gibi ihracatın kendisine bağlı belgeler bu ikinci gruba girer. Ayrım belgenin konusuna değil işlevine bakar: belge bir sevkiyatın ya da gümrük işleminin parçasıysa kapsam dışında kalır. Kaymakamlıkların apostil sayfaları da aynı ayrımı tekrar eder.
Normal tasdik: valilik
Kapsam dışı kalan ihracat belgeleri için valiliklerde normal tasdik yapılır. Zile Kaymakamlığı’nın sayfası, meslek odalarından alınan menşe şahadetnamesi ve konşimento gibi ihracat belgelerinin tasdik işlemlerinin valilikte yapıldığını yazar. Çankaya Kaymakamlığı’nın hizmet standartları da Sözleşmeye taraf ülkelere gidecek idari belgeler için apostil, diğer ülkeler için normal tasdik yapıldığını aynı satırda gösterir.
Şirket belgesi ile ticari işlem belgesi farkı
Bir belgenin şirkete ait olması ya da ticari içerik taşıması onu tek başına kapsam dışına itmez. Ana sözleşmenin onaylı sureti ya da noterde düzenlenen imza sirküleri gibi şirket belgeleri apostillenebilir; kapsam dışı olan, doğrudan bir ticaret ya da gümrük işlemine bağlı idari belgelerdir. Nilüfer Kaymakamlığı’nın örneğinde ana sözleşmenin onaylı sureti yeminli tercümanca çevrilir, noter onaylar, ardından valilik ya da kaymakamlık apostil verir.
Hedef ülkenin ek şartı
Normal tasdikten sonra belgeyi alacak ülkenin Türkiye’deki temsilciliği ayrıca onay isteyebilir. Bu adım ülkeden ülkeye değişir ve Türk makamlarının vereceği bir bilgi değildir. İhracatçı, alıcı ülkenin gümrük ya da ticaret mevzuatında menşe belgesine ilişkin şartı o ülkenin kendi kaynağından ya da alıcı firmadan yazılı olarak öğrenmelidir.
İhracat belgesi alıcı dilinde istenirse
Alıcı ülke ihracat belgesinin kendi dilinde olmasını isteyebilir. Bu durumda belgenin çevirisi yeminli tercümanca yapılıp noterce onaylanır; çevirinin noter onayı bir noterlik işlemidir ve Sözleşmeye taraf bir ülkeye gidiyorsa apostili vali ya da kaymakam verir. Aslın normal tasdiki ile çevirinin apostili aynı dosyada yan yana bulunabilir.
Menşe şahadetnamesinde ilk soru
İhracat belgesinde sorulacak ilk soru, belgenin bir ticaret ya da gümrük işlemine doğrudan bağlı olup olmadığıdır. Bağlıysa yol valilikte normal tasdiktir; değilse ve belge bir şirket belgesiyse apostil yolu açıktır. İki durumda da alıcı ülkenin ek şartı ayrıca ve yazılı olarak öğrenilmelidir.