Dans un dossier d’exportation, le certificat d’origine (menşe şahadetnamesi) ou le connaissement ne reçoivent pas d’apostille en sous-préfecture. Ce n’est pas que ces pièces comptent peu : c’est le champ d’application de la Convention Apostille qui les écarte dès le départ, et un autre circuit de certification leur est réservé.
Hors du champ de la Convention
L’article premier de la Convention exclut de son champ les documents établis par des agents diplomatiques ou consulaires et les documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière. Les pièces liées à l’exportation elle-même, comme le certificat d’origine, entrent dans ce second groupe. La distinction porte sur la fonction de la pièce, non sur son sujet : si la pièce fait partie d’une expédition ou d’une opération douanière, elle est hors champ. Les pages apostille des sous-préfectures turques reprennent cette même limite.
La légalisation ordinaire à la préfecture
Pour les pièces d’exportation hors champ, la préfecture de province (valilik) procède à une légalisation ordinaire (normal tasdik). La page de la sous-préfecture de Zile indique que la certification des pièces d’exportation obtenues auprès des chambres professionnelles, certificat d’origine et connaissement par exemple, est faite à la préfecture. Le tableau des standards de service de la sous-préfecture de Çankaya montre sur la même ligne l’apostille pour les actes administratifs destinés aux pays qui appliquent la Convention et la légalisation ordinaire pour les autres.
Pièce de société et pièce d’opération commerciale
Qu’une pièce appartienne à une société ou ait un contenu commercial ne la fait pas sortir du champ à elle seule. La copie certifiée des statuts ou la circulaire de signatures établie chez un notaire sont des actes de société apostillables ; ce qui est hors champ, ce sont les documents administratifs directement liés à une opération commerciale ou douanière. Dans l’exemple donné par la sous-préfecture de Nilüfer, la copie certifiée des statuts est traduite par un traducteur assermenté, certifiée par un notaire, puis apostillée par la préfecture ou la sous-préfecture.
Pour la France : la légalisation est expressément prévue
Le tableau récapitulatif du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères confirme cette lecture pour la France. La note (9), attachée aux documents administratifs turcs, prévoit la légalisation pour les documents établis par une administration ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière, la dispense pour les actes touchant à l’état civil et l’apostille pour les autres documents. Un certificat d’origine turc adressé à une douane ou à un donneur d’ordre français relève donc de la légalisation, non de l’apostille ; le destinataire français est interrogé sur la chaîne exacte qu’il attend, y compris sur un éventuel visa du consulat de France en Turquie, étape que les autorités turques ne décrivent pas.
La condition supplémentaire du pays destinataire
Après la légalisation ordinaire, la représentation en Turquie du pays destinataire peut demander sa propre certification. Cette étape varie d’un pays à l’autre et n’est pas une information que fournissent les autorités turques. L’exportateur se procure la règle applicable au certificat d’origine dans la réglementation douanière ou commerciale du pays acheteur, auprès de la source officielle de ce pays ou par écrit auprès de l’acheteur.
Lorsqu’une traduction est demandée
Le pays acheteur peut vouloir la pièce d’exportation dans sa langue. La pièce est alors traduite par un traducteur assermenté et la traduction certifiée par un notaire ; cette certification est un acte notarié et, si le pays acheteur applique la Convention Apostille, son apostille vient du gouverneur (vali) ou du sous-préfet (kaymakam). La légalisation ordinaire de l’original et l’apostille de la traduction peuvent donc coexister dans le même dossier. La première question à se poser pour une pièce d’exportation est ainsi de savoir si elle est directement liée à une opération commerciale ou douanière : si oui, la voie est la légalisation ordinaire en préfecture ; sinon, et s’il s’agit d’une pièce de société, la voie de l’apostille est ouverte. Dans les deux cas, la condition supplémentaire du pays acheteur se vérifie par écrit.