Nüfus cüzdanının kaybolduğunu, adresin değiştiğini, bir başvurunun alındığını ya da bir kaydın bulunmadığını gösteren yazılar yurt dışındaki kurumlara da gidebilir. Yabancı bir makam kimliğin neden yenilendiğini, eski adresin ne zaman değiştiğini ya da bir sorgunun sonucunu Türk makamının yazısıyla görmek isteyebilir. Bu yazıların ortak sorusu şudur: apostil hangi imzaya konacak ve bu imzayı kim atmış olmalı? Yerleşim yeri belgesinin kendisi bu sitede ayrı bir sayfada anlatılır; burada kurum yazıları ele alınır.
Yazı, form ve kayıt çıktısı farkı
Bir kurumun elinden çıkan kâğıt üç biçimde olabilir: bir yetkilinin imzaladığı yazı, doldurulup onaylanmış bir form ya da sistemden alınmış kayıt çıktısı. Apostil bakımından belirleyici olan biçim değil, üzerinde doğrulanabilir bir imza ve sıfat bulunup bulunmadığıdır. Ankara Valiliği’nin hizmet standardı apostili ülkemizde usulüne göre düzenlenmiş, ıslak imzalı ve mühürlü idari belgelere uygular; sistemden alınmış barkodlu bir kayıt çıktısı bu tanımı karşılamaz. Kayıp ya da adres yazısı istenirken bu yüzden yetkilinin ıslak imzasını taşıyan bir yazı talep edilir.
Kayıp belgesinde imzayı kim atar
Kimlik kaybında bildirimi hangi kurumun aldığı ve kaybı gösteren belgeyi hangi birimin imzaladığı duruma göre değişebilir. Hangi birimin yazısının yurt dışında kullanılabilir biçimde verildiğini tek tek anlatan resmî bir kaynak bu sitenin taramasında bulunamadı. Kural yine de sabittir: apostil yazıyı imzalayan kamu görevlisinin imzasını ve sıfatını doğrular; bu yüzden yazının bir kamu kurumunun yetkilisince ıslak imzalanmış ve mühürlenmiş olması gerekir. Bir kişinin kendi kaleme aldığı kayıp beyanı ise özel bir belgedir; Sözleşmenin 1(d) bendi böyle belgeler üzerine resmî makam ve noterlerce konan tasdikleri resmî belge sayar. Beyanın imzası noterde onaylanırsa apostil noterin imzasına konur.
Kurum yazısı için hangi valilik ya da kaymakamlık
Lahey Konferansı’nın Türkiye kaydı idari belgelerde apostil makamı olarak illerde “Governor, Head Official of the District, Chief Secretary”, ilçelerde “Head Official of the District” unvanlarını gösterir ve bu işlem için bedel alınmadığını not eder; bu unvanların Türk teşkilatındaki tam karşılığı kaynakta açıklanmaz. Hangi makamın hangi kurumun yazısını kabul ettiği ise yerden yere değişir: Onikişubat Kaymakamlığı belgenin nereden verildiğine bakılmaksızın işlem yapıldığını, Develi Kaymakamlığı ise yalnız kendi emri altındaki kurumların idari belgelerini onayladığını yazar. Bu farklılık yüzünden yazının hangi valilik ya da kaymakamlıkta işleme alınacağı gitmeden önce o makama sorulur.
Adres yazıları ve Atina sözleşmesi muafiyeti
Fransa Dışişleri Bakanlığı’nın legalizasyon tablosunda 15 Eylül 1977 tarihli Atina sözleşmesinin başlığı yerleşim ve oturmaya ilişkin belgeleri de tasdik muafiyetine alır; sözleşme Türkiye için 1 Ağustos 1987’de yürürlüğe girmiştir. Fransa’ya ya da bu sözleşmeye katılmış başka bir devlete gidecek adres yazısında bu yüzden apostil aranmayabilir. Kayıp belgesi ise medeni hal ya da adres belgesi sayılmayabilir; bu belge için muafiyetin işleyip işlemediği bu sitede doğrulanmadı ve karşı makama sorulmalıdır.
Kurum yazısının çevirisinde sayı ve ilgi satırı
Kurum yazıları kısa ama resmî dil yüklü metinlerdir: sayı, konu, ilgi satırı ve dağıtım listesi taşırlar. Çeviri apostilli ıslak imzalı yazı üzerinden yapılır ve bu yapı korunur; ilgi satırındaki önceki yazıların tarih ve sayıları olduğu gibi aktarılır, kurum adları Türkçe bırakılıp ilk geçtiği yerde açıklanır. Apostil sayfasının çeviriye girip girmeyeceği yazıyı alacak kuruma sorulur. Çeviri noterce onaylanır ve karşı makam isterse bu onaya ikinci bir apostil herhangi bir valilik ya da kaymakamlıktan alınır.