Bir yakının ölümünden sonra yurt dışında açılan dosyalar birbirinden farklı kurumlara gider: banka, sigorta şirketi, emeklilik kurumu, noter ya da mahkeme. Hepsi ölümün resmî kaydını ister, ama her biri belgeyi farklı biçimde kabul eder. Türk nüfus müdürlüğü ölüm kaydını tek dilli ölüm kayıt örneği ya da çok dilli Formül C olarak verir; iki belgenin yurt dışı yolu aynı değildir.
Formül C hangi kurumda yeter
Formül C, 1976 tarihli çok dilli nüfus kayıt örnekleri sözleşmesinin ölüm belgesidir. Sözleşme taraf devletler arasında bu belgeye tasdik muafiyeti getirir ve form çok dillidir; çeviriyi ise karşı makam belirler. Almanya’nın Türkiye temsilcilikleri Formül C’nin Almanya’da çevirisiz ve apostilsiz kabul edildiğini açıkça yazar. Almanya’daki bir emeklilik kurumuna ya da sigorta şirketine ölüm bildirilirken Formül C’nin yetip yetmediğini o kurum söyler. Belgeyi isteyen kurum özel bir şirketse sözleşme onu bağlamaz; hangi belgeyi kabul ettiğini şirketin kendisine sormak gerekir.
Miras dosyasında farklı olan
Miras işlemi yalnız ölümün kaydıyla yürümez; mirasçıların kim olduğunu gösteren bir belge de aranır. Formül C’nin içeriğinin bir miras dosyasında neyi karşılayıp neyi karşılamadığını bu sitenin taradığı kaynaklar yazmaz; mirasçılık belgesinin ya da nüfus kayıt örneğinin ayrıca istenip istenmediğini dosyayı yürüten makam belirler. Nüfus kayıt örneği çok dilli değildir; Almanya için apostil ve yeminli tercüman çevirisi ister. Mirasçılık belgesinin yolu ise belgeyi kimin verdiğine göre değişir ve bu sitede ayrı bir sayfada anlatılır. Ölüm kaydı bu dosyada yalnız bir parçadır; hangi parçaların isteneceği dosyayı yürüten yurt dışındaki makama önceden yazılı olarak sorulur.
Apostil gerektiğinde
Sözleşmenin dışında kalan taraf ülkeler için ölüm kayıt örneğine apostil gerekir. Nüfus müdürlüğünün ıslak imzalı ve mühürlü belgesi valilik ya da kaymakamlıkta apostillenir. Onikişubat, belge nereden verilmiş olursa olsun tasdik yaptığını belirtir; Develi ise yalnız kendi ilçesinin belgelerini sayar; herhangi il ya da ilçe kuralı (NK m.199) yalnız noter işlemleri içindir ve idari belgede tek tip uygulama doğrulanmadı. Ölüm kayıt örneği e-Apostil’in kapsadığı belgeler arasında da olduğundan başvuru e-Devlet üzerinden yapılabilir; bu durumda apostil elektronik belgeye konur ve karşı makam belgeyi resmî sitedeki doğrulama sayfasından denetler. Elektronik belgeyi hangi biçimde teslim almak istediği kuruma önceden sorulmalıdır.
Apostil neyi doğrulamaz
Apostil, belgeyi imzalayan nüfus memurunun imzasını, sıfatını ve mührünü doğrular; ölümün gerçekleştiğini ya da belgedeki bilgilerin güncel olduğunu doğrulamaz. Bu yüzden apostilli bir ölüm kaydı, yurt dışındaki bir miras davasında tek başına mirasçılığı kanıtlamaz. Belgenin ne kadar yeni olacağını ve hangi ek belgelerle sunulacağını dosyayı yürüten makam belirler.
Formül C dosyasında çeviri nereye girer
Formül C’nin ayrıca çevrilip çevrilmeyeceğini belgeyi alacak kurum söyler; Almanya’ya giden dosyada temsilcilik sayfası çeviri aranmadığını yazar. Tek dilli ölüm kayıt örneği ya da nüfus kayıt örneği istendiğinde belge yeminli tercümanca çevrilir ve çeviri noterce onaylanır; noter onayına apostil gerekip gerekmediğine karşı kurum karar verir. Fransa için ayrıca not: Fransa’nın legalizasyon tablosu Türk medeni hal belgelerini tasdikten muaf tutar, dolayısıyla Fransa’ya giden ölüm kaydında apostil aranmaz, çeviri sorusu ayrıca sorulur.