Adli sicil kaydı yurt dışında vize, oturum izni, evlilik ya da iş başvurusu gibi dosyalarda istenebilir: böyle bir dosyada karşı makam, kişinin sicil durumunu bir Türk makamının imzasıyla görmek ister. Belgenin yurt dışında geçerli olması için alınacak onayın yolu belgenin türünden gelir ve adli sicil kaydı idari değil adli bir belgedir.
Aslının apostilini kim verir
Adalet Bakanlığı’nın Apostil Sözleşmesi’nin uygulanmasına ilişkin genelgesi, yurt dışında kullanılacak adli sicil kayıtlarının adli yargı adalet komisyonu başkanlıklarınca tasdik edilmesi gerektiğini açıkça yazar. Bu başkanlıklar ağır ceza mahkemesi bulunan merkezlerdedir. Valilik ve kaymakamlıklar idari belgelere apostil verir; bazı kaymakamlıklar kendi apostil sayfalarında adli sicil belgesine tasdik yapmadıklarını ayrıca belirtir.
e-Apostil ile almak
Adli sicil kaydı, resmî e-Apostil sisteminin kapsadığı altı belge türünden biridir. Başvuru belge sahibinin kendi e-Devlet hesabıyla yapılır; apostili Adalet Bakanlığı uygular, PTT ise başvuruyu alan ve elektronik belgeyi teslim eden aracıdır. Bu yolda belge başına bir hizmet bedeli alınır ve güncel tutarı sistemin sık sorulan sorular sayfasında yazar. Elektronik apostilli belgeyi yabancı makam, eapostil.gov.tr adresindeki doğrulama sayfasına dosyayı yükleyerek denetler.
Lahey Konferansı’nın duyurusuna göre usulüne uygun verilmiş bir elektronik apostil yalnızca elektronik olduğu için geri çevrilemez. Yine de belgeyi alacak kurumun elektronik dosyayı nasıl teslim almak istediği önceden sorulmalıdır: kâğıt çıktı mı, e-posta eki mi, kendi sistemine yükleme mi.
Barkodlu e-Devlet çıktısı ne olur
e-Devlet üzerinden alınan barkodlu ya da karekodlu sıradan çıktıya valilik veya kaymakamlıkta fiziki apostil uygulanmaz. Develi Kaymakamlığı, savcılıktan ya da e-Devlet’ten alınan sabıka kaydını kendisinin onaylamadığını sayfasında yazıyor. Kâğıt apostil istenirse başvurunun adalet komisyonuna yapılması gerekir; Adalet Bakanlığı’nın basın bülteni, e-Apostil öncesinde yurt dışında yaşayanların bu kayıt için Türkiye’ye gelip adalet komisyon başkanlıklarına fiziki başvuru yapmak zorunda olduğunu yazar. Komisyonun hangi çıktıyı kabul ettiği ve başvuruyu nasıl aldığı bu sitenin kaynak taramasında resmî bir sayfada bulunamadı, bu yüzden başvurudan önce komisyona sorulmalıdır. Verilen kâğıt şerhin izi ise komisyonda kalır: yönetmelik komisyona tasdik şerhi kaydı tutmayı zorunlu kılar ve kayıt, belgenin gönderileceği ülkeyi, çeviri dilini ve evrakı teslim alan kişiyi de içerir.
Çevirisi ve ikinci apostil
Karşı makam belgeyi kendi dilinde görmek istiyorsa kayıt yeminli tercümanca çevrilir ve çeviri noterce onaylanır. Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürlüğü’nün yurt dışından başvuru sayfası ayrıca 51 yabancı dilde tercüme edilmiş adli sicil sorgulama sonucu alma imkânı sunulduğunu yazar; bu çıktının yeminli ve noter onaylı çevirinin yerine geçip geçmediğini sayfa söylemez, bunu belgeyi alacak makam belirler. Bu noter onayına konan apostil ise adalet komisyonundan değil vali ya da kaymakamdan alınır: resmî sayfalar adli evrakın aslına adalet komisyonunun, noter tasdikli çevirisine valilik veya kaymakamlığın apostil verdiğini ayrı ayrı yazar. Böylece aynı dosyada iki ayrı apostil bulunabilir; hangisinin istendiğini Türk makamı değil belgeyi kabul edecek ülke belirler.
Tarih ve tazelik
Apostilin kendisi için Sözleşmede bir geçerlilik süresi yoktur. Ancak apostil süresi dolmuş bir belgeyi yeniden geçerli kılmaz ve adli sicil kaydının ne kadar yeni olacağını kaydı isteyen makam kendi kuralına göre belirler. Bu yüzden kaydın alınması, apostil ve çeviri, başvuru takvimine göre arka arkaya planlanmalıdır.