Malezya’ya giden Türk belgesine örnek olarak bir üniversite kayıt dosyası verilebilir: lise diploması, transkript, adli sicil kaydı ve bazen sağlık raporu. Malezya adını HCCH üye listesinde görüp bu belgelere apostil almak yanlış bir başlangıçtır, çünkü Dışişleri Tasdik Birimi apostilli evrakı tasdik etmez. Bu sayfa Malezya adının iki HCCH sayfasından yalnız birinde neden bulunduğunu, öğrenim belgesinin dört halkasını ve İngilizce çevirinin zincirdeki yerini anlatır.
Malezya adı iki HCCH sayfasından yalnız birinde
HCCH’nin üye devletler sayfasında Malezya vardır; Apostil Sözleşmesi’nin durum tablosunda Malezya satırı yoktur. Bu iki sayfa aynı sitede durur ve karıştırılması kolaydır. Üye sayfası bir örgütün üyelerini sayar; durum tablosu ise Sözleşmeyi uygulayan devletleri gösterir ve Malezya orada görünmez. Türkiye’nin kendi listeleri ikinci sayfayla uyumludur: Adalet Bakanlığı Genelge 68/1’in 126 devletlik ekinde ve resmî e-Apostil sisteminin ülke listesinde Malezya adı geçmez. Malezya hedefli belge bu yüzden apostille değil, Dışişleri metnindeki tasdik zinciriyle gider.
Malezya’ya giden öğrenim belgesinin dört halkası
Lise diploması ya da transkript dört halkayla gider. Önce belge çevrilir ve çeviri noterde onaylanır; diploma tek nüshaysa noterin “aslı gibidir” sureti üzerinden çalışılır. Sonra belgenin düzenlendiği yerin valiliği ya da kaymakamlığı noter onayını tasdik eder. Bu tasdik yeri Dışişleri’nin tarihsiz bilgilendirme metnine dayanır; Noterlik Kanunu m.199’un 2024’teki değişikliğinin bu tasdiki de kapsayıp kapsamadığı bu sitenin taramasında doğrulanmadı. Ardından Dışişleri Bakanlığı Tasdik Birimi mülki amirliğin imzasını onaylar. Son halka Malezya’nın Türkiye’deki temsilciliğidir; temsilciliğin usulü, süresi ve ücreti bu sitede araştırılmadı.
Yanlışlıkla alınan apostil Malezya dosyasında
Üyelik bilgisine güvenip apostil alınmışsa Dışişleri Tasdik Birimi apostil edilmiş evrakı tasdik etmez; Malezya’nın HCCH durum tablosunda satırı bulunmadığından Malezya makamının apostili tanıma yükümlülüğü de yoktur. Bu sitenin taramasında basılmış apostil şerhinin geri alınmasına ilişkin resmî bir usul bulunmadı ve dosyanın bundan sonra hangi belgeyle yeniden kurulacağı da doğrulanmadı; bu soru işlemi yapacak makama yöneltilir.
Malezya’dan Türkiye’ye diploma ve evlilik kaydı
Malezya’da düzenlenmiş bir üniversite diploması ya da evlilik kaydı Türkiye’ye Dışişleri metnindeki iki yöntemden biriyle gelir: belge Malezya’dayken oradaki T.C. temsilciliğinde tasdik ettirilir, ya da Türkiye’ye geldikten sonra Malezya’nın Türkiye’deki temsilciliğinde onaylatılıp bu onay Dışişleri Bakanlığı’nda veya temsilciliğin bulunduğu ilin valiliğinde tasdik edilir. Türk kurumu belgeyi noter onaylı Türkçe çevirisiyle işleme alır. Malezya belgesinde apostil şerhi aranmaz; Malezya, CIEC 16’ya katılmadığından evlilik ve doğum kayıtları için çok dilli formül muafiyeti de yoktur.
İngilizce çeviri Malezya zincirinde
Malezya kurumlarının Malayca mı İngilizce mi çeviri istediği bu sitede doğrulanmadı; belgeyi alacak üniversiteye ya da kuruma sorulur. Çeviri Türkiye’de yapılacaksa zincirin ilk halkasıdır: yeminli tercüman çevirir, noter çevirmenin imzasını onaylar, valilik noterin imzasını, Dışişleri valiliğin imzasını tasdik eder. Sonradan eklenen bir çevirinin önceki onaylarla ilişkisi Dışişleri’nin metninde anlatılmaz; dil sorusu zincir kurulmadan yanıtlanır. Çeviriyi Malezya kurumu kendisi yaptıracaksa Türk formalitelerinden hangilerinin gerektiğini de o kurum söyler.
Malezya temsilciliği hakkında araştırılmayanlar
Bu sitede Malezya temsilciliğinin tasdik usulü, istediği ek belgeler, işlem süresi ve ücreti araştırılmadı. Malezya üniversitelerinin belgeyi Türkiye’de mi Malezya’da mı çevirtmek istediği ve Türk noter onayının Malezya’da nasıl karşılandığı da doğrulanmadı. Bu sorular kayıt takviminden önce kuruma ve temsilciliğe yazılı olarak sorulur. Tercüme bürosu bu zincirde metni aktarır; kayıt başvurusunun sonucunu değerlendirmez, tasdik işlemlerini kendisi yürütmez ve Malezya kurumunun kararı hakkında görüş vermez.