Yurt dışında alınmış diploma, evlenme belgesi ya da doğum kaydı Türkiye’ye getirilir; kurumun masasında belge apostil eksikliği gerekçesiyle geri çevrilir. Bir önceki adım olarak kaymakamlıktan apostil istenmişse o da geri dönmüştür, çünkü Türk makamı yabancı belgeye şerh koymaz; o ret bu sitede ayrı bir sayfada anlatılır. Bu sayfa Türk kurumunun yabancı belgede neyi aradığını, iki kurumun yazılı şartlarını ve Sözleşmenin dışındaki bir ülkeden gelen belgede kalan iki yolu anlatır.
Belirti: kurum kaynak ülkenin apostilini arar
Nüfus müdürlüğü, evlendirme memurluğu, YÖK ya da ikamet işlemi yapan birim yabancı belgeyi alır ve üzerinde kaynak ülkenin apostilini arar; bulamazsa işlemi başlatmayabilir. Bazen belge Türkçeye çevrilmiş ve çeviri noterce onaylanmıştır; kurum yine aslın apostilini arar, çünkü noter onayı yalnız çevirinin Türk noteri önünde yapıldığını gösterir. Türkiye’de yapılan noter işlemi yabancı aslın tasdikinin yerine geçmez.
Neden: Türkiye’ye gelen belgede formül
Sözleşmeye taraf bir devletten gelen belge için Türk kurumlarının formülü iki parçadır: belgenin aslına o ülkenin yetkili makamının apostili ve Türkiye’de yapılmış noter onaylı Türkçe çeviri. Derince Belediyesi Evlendirme Memurluğu’nun kılavuzu bu formülü yabancıların evlenme dosyası için açıkça yazar; nüfus ve ikamet işlemlerinde de aynı ikili aranır. Apostil belgeyi düzenleyen devletin makamından gelir; Türk makamı bu belge sınıfında yetkisizdir. Bu yüzden apostilsiz gelen belge Türkiye’de tamamlanamaz; eksik halka yurt dışındadır.
YÖK’ün iki ülke için açıkça yazdığı şart
Denklik dosyasında YÖK, tercümenin Türkiye Cumhuriyeti noterleri ya da dış temsilciliklerince onaylanmasını ister ve apostili iki ülke için özellikle yazar. 1 Haziran 2013’ten itibaren Bulgaristan’dan alınan diploma, diploma eki ve akademik belgelerin aslı ile Bulgaristan’da yapılan tercümeleri, Bulgaristan Eğitim ve Bilim Bakanlığı’nın mührünü ve apostil şerhini taşımalıdır; onaylar hem asıl belgede hem tercümede aranır. Ukrayna’da eğitim görenlerin diploma ve transkriptlerinde de apostil onayı bulunması gerekir. Bu iki satır, kurumun apostili yalnız aslın üzerinde değil, belirli ülkelerde tercümenin üzerinde de aradığını gösterir. Diğer ülkeler için YÖK sayfası ayrı bir apostil satırı yazmaz; bu, apostilin aranmadığı anlamına gelmez ve dosya teslim edilmeden önce kurumdan yazılı olarak sorulur.
Tabloda satırı olmayan ülkeden gelen belge: iki yol
Belgenin geldiği devletin HCCH durum tablosunda satırı yoksa apostil diye bir şey de yoktur; Dışişleri Bakanlığı iki tasdik yolu yazar. Birinci yolda belge, düzenlendiği ülkedeki Türk temsilciliğinde tasdik ettirilir ve Türkiye’ye o hâliyle gelir. İkinci yolda belge, o ülkenin Türkiye’deki temsilciliğinde tasdik ettirilir; ardından temsilcilik Ankara’daysa Dışişleri Bakanlığı, başka bir şehirdeyse o şehrin valiliği bu onayın üzerine ikinci tasdiki koyar. Ayrıntılı usul için Dışişleri Tasdik Birimi’nin kendi sayfasına bakılır. Hangi yolun daha kısa olduğu belge sahibinin nerede bulunduğuna bağlıdır; her iki yolun sonunda da Türkiye’de noter onaylı Türkçe çeviri eklenir.
Eksik dosya nasıl tamamlanır
Belge Türkiye’deyse ve kaynak ülke tabloda satırı olan bir devletse belge ya o ülkeye geri gönderilir ya da orada yeni bir nüsha alınıp apostillenir; o ülkenin makamının posta ya da çevrim içi başvuru kabul edip etmediği bu sitenin taramasında ülke ülke doğrulanmadı ve bu sitede ülke rehberi sayfaları makamı veriden gösterir. Elektronik apostille gelen belgede kurumun çıktıyı kabul edip etmediği önceden sorulur. Kaynak ülkenin tabloda satırı yoksa yukarıdaki iki tasdik yolundan biri seçilir. Hangi Türk kurumunun hangi belge türünde apostil aradığı bu sitenin taramasında tek bir resmî listede toplu olarak bulunamadı; nüfus, YÖK ve evlendirme memurluğu örnekleri vardır, diğer kurumlar için kurumun kendi listesi okunur. Noterlik tarafında kural yazılıdır: Türkiye Noterler Birliği’nin Birleştirilmiş Genelge 25’ine göre noter, yabancı belgenin ülkesi Sözleşmeye tarafsa apostil, değilse o ülkedeki Türk konsolosluğunun onayını arar; ikili anlaşmalar nedeniyle on üç ülkenin yetkili makamlarınca düzenlenen belgede ve KKTC makamlarının belgesinde bu şerh aranmaz. Bu muafiyet noterlik işlemi için yazılmıştır; nüfus, YÖK ya da ikamet birimine genellenmez.
Türkçe çeviri Türkiye’de ve apostilden sonra
Bu zincirde çeviri son halkadır ve Türkiye’de yapılır: yeminli tercüman apostilli ya da tasdikli aslı Türkçeye çevirir ve çeviri noterce onaylanır; şerhin ya da tasdik kayıtlarının çeviriye alınıp alınmayacağına YÖK ya da belgeyi alan kurum karar verir. Çeviri apostilden önce yapılırsa şerh çeviride yer almaz ve kurum çeviriyi eksik sayabilir. YÖK’ün Bulgaristan satırı bir istisnadır: orada tercüme de Bulgaristan’da yapılır ve apostillenir; buna ayrıca Türk noter onayı aranıp aranmadığı YÖK sayfasında açık değildir. Apostil belgenin başka bir âkit devlette kullanımı içindir; Türk kurumunun Türk noter onayı üzerinde apostil aradığını gösteren resmî bir kural bu sitenin taramasında bulunamadı.