e-Apostil başvurusunda belge türü seçilir, alanlar doldurulur, hizmet bedeli ödenir. Sonra başvuru “reddedildi” durumuna düşer ve ödenen bedel geri gelmez. Belge sahibi sistemi ya da bankayı suçlar; oysa sistem bunu baştan söylemiştir. Bu sayfa resmî sistemdeki reddin sistemin kendi uyardığı nedenini, ret uyarısının ne anlama geldiğini ve ikinci başvuruda neyin değişmesi gerektiğini anlatır. e-Apostil, Adalet ve İçişleri bakanlıklarının PTT aracılığıyla yürüttüğü resmî sistemdir; başvuru belge sahibinin kendi e-Devlet hesabından yapılır ve bu site o sistem değildir.
Belirti: “başvurunuz reddedildi”
Ret sistemin kendi ekranında görünür; gerekçenin nasıl bildirildiği bu sitenin taramasında okunamadı, çünkü başvuru ekranları giriş gerektirir. Sistemin kendi uyarısına göre bu durumda belge gelmez ve hizmet bedeli yine alınır. Yurt dışındaki kuruma verilen teslim tarihi bu arada geçer. Belirti resmî sistemin iletişim kanallarını arayan bir soruya dönüşür; bu site o kanal değildir ve sistemin iletişim bilgisi kendi sayfasında yazar.
Gerçek neden: alanlar yanlış doldurulmuştur
Sistemin başvuru ekranındaki uyarı metni açıktır: alanların doğru doldurulduğundan emin olunmalıdır, yanlış girildiği takdirde başvuru reddedilir ve PTT hizmet bedeli alınır. Sistemin metni bedeli hizmet bedeli olarak adlandırır; ret hâlinde de alınması, bedelin sonuca değil aracılık hizmetine bağlı olduğunu gösterir. Başvuru ekranları bu sitenin taramasında okunamadığı için alanların tam listesi bilinmiyor; resmî SSS ve arayüz metninde görünen üç konu belge türü, kişi ve hedef ülkedir. Belge türü yetkili kurumu da belirler: adli belgeler Adalet Bakanlığı’na, idari belgeler İçişleri Bakanlığı’na gider. Kişi alanında sistem ayrıca uyarır: ek kimlik numarası alanına başvuranın kendi numarası değil, girilmesi istenen kişinin numarası yazılır; bu alanın hangi durumda açıldığı bu sitede doğrulanamadı. Hedef ülke için SSS açıktır: Lahey’e taraf olmayan ülkelere e-Apostil verilmez.
Bedel neden alınır
Valilik ve kaymakamlıkta fiziki apostil için ücret alınmaz; HCCH’nin Türkiye sayfası bunu “ücret yok” olarak kaydeder. Elektronik yolda ise PTT’nin bir aracılık hizmeti vardır ve bunun bedeli belge başına alınır. e-Apostil SSS’ye göre bedel sayfa sayısından bağımsızdır, belge türüne göre değişir ve birden fazla belge için her belgeye ayrı ödenir. Tutarlar resmî sistemin sayfasında yazar ve zamanla değişir; bu sitede rakam verilmez. Bedelin ret hâlinde de alınması, sistemin kendi metninde yazan bir kuraldır; bu sitenin taramasında bu kuralın istisnası ya da iade usulü hakkında resmî bir açıklama bulunamadı.
Reddedilen başvuru nasıl yenilenir
Reddedilen başvurunun ekranda düzeltilip düzeltilemeyeceği bu sitenin taramasında okunamadı. Yeni bir başvuru yapılacaksa ondan önce üç şey kontrol edilir: belgenin türü resmî listedeki altı türden hangisine giriyor, belge kimin adına ve hangi kurumdan alınacak, hedef ülke Sözleşmeye taraf mı. Nüfus kayıt örneğinde bir sınır daha vardır: sistemin metnine göre bu belge için e-Apostil başvurusunu yalnız Türk vatandaşları yapabilir, yabancı uyruklular fiziki yola yönlendirilir. Belge altı türün dışındaysa, örneğin yerleşim yeri belgesiyse, sistem henüz kabul etmez ve kâğıt yol izlenir. Sonuçlanma süresi SSS’ye göre belgenin türüne ve yetkili kurumun yoğunluğuna göre değişir; sayı verilmez, bu yüzden teslim tarihine yakın başvuru yapmak ikinci bir ret hâlinde zaman bırakmaz. Giriş bilgileri kişiye özeldir ve bu site onları hiçbir aşamada istemez; başvuruyu belge sahibi kendi hesabından yapar.
Ret ihtimali geçmeden çeviriye başlanmaz
e-Apostil belgesi elektronik olarak teslim edilir ve PTT’nin nitelikli elektronik sertifikasıyla imzalanır. Şerhin çeviriye girip girmeyeceğini ve çevirinin hangi nüsha üzerinden yapılacağını karşı kurum belirler. Çeviriye ret ihtimali geçmeden başlanmaz, çünkü reddedilen başvurunun belgesi yoktur. Karşı kurum elektronik apostili kabul ediyorsa çeviri noter onaylı olarak eklenir; kurum çeviride de apostil istiyorsa bu ikinci şerh noter onayına konur ve herhangi bir valilik ya da kaymakamlıktan kâğıt olarak alınır. HCCH, usulüne uygun verilmiş elektronik apostilin yalnız elektronik olduğu için geri çevrilemeyeceğini duyurmuştur; yine de karşı kurumun teslim biçimi önceden sorulur.