Kural olarak geçerli sayılmaz. Apostil, belgenin aslındaki imzayı, sıfatı ve mührü doğrular; fotokopi bu unsurların yalnız görüntüsünü taşır. Karşı kurum apostilli belgenin fotokopisini kabul ederse bu onun kendi tercihidir, apostilin bir sonucu değildir. Fotokopi ile onaylı suret ayrımı bu soruyu çözer.
Apostilin doğruladığı şey kâğıdın kendisindedir
Sözleşme’nin 5. maddesine göre şerh, imzanın doğruluğunu, imzalayanın hangi sıfatla imzaladığını ve mührün aslıyla aynı olduğunu teyit eder. Bu teyit fiziki bir imza ve fiziki bir mühür üzerine yapılır. Fotokopide ne imza ne mühür vardır; toner vardır. Onikişubat Kaymakamlığı bu yüzden sıradan fotokopiye apostil konmadığını, ancak yetkili makamın ya da noterin “aslı gibidir” onaylı suretinin değerlendirilebileceğini yazar. Aynı mantık apostilden sonra alınan fotokopi için de geçerlidir: kâğıt çoğaltılınca şerh çoğalmaz.
Fotokopiden doğrulama yapılabilir mi
Valilik ve kaymakamlık apostilleri e-İçişleri’nin doğrulama sayfasında apostil sıra numarası, doğrulama kodu ve tasdik tarihiyle sorgulanır. Bu üç veri fotokopiden de okunabilir; sorgu, şerhin gerçekten verildiğini gösterir. Ama sorgu sonucu eldeki kâğıdın asıl olduğunu göstermez; yalnız bir apostilin o numarayla var olduğunu söyler. Karşı kurum aslını görmek istiyorsa doğrulama sayfası fotokopinin yerine geçmez. Adalet komisyonlarının verdiği fiziki apostiller için ayrı bir çevrim içi doğrulama yolu bu sitenin taramasında bulunamadı; bu şerhler komisyonun yönetmelikle tutmak zorunda olduğu tasdik şerhi kaydına tasdik numarası, imzalayan ve gönderilecek ülkeyle işlenir, fotokopideki şerhin gerçekliği de bu kayıttan, yani şerhi veren komisyondan sorulur.
e-Apostil’de kopya kavramı değişir
Resmî e-Apostil sisteminde belge PTT’nin nitelikli elektronik sertifikasıyla imzalanmış bir dosyadır. Dosyanın kopyası dosyanın aynısıdır; doğrulama, kopyanın resmî doğrulama sayfasına yüklenmesiyle yapılır. Burada “fotokopi” sorusu kâğıt çıktı için sorulur: çıktı bir görüntüdür, elektronik imza taşımaz ve numara girilerek sorgulanamaz. Yabancı kurum doğrulamak istiyorsa dosyanın kendisine ulaşması gerekir. Elektronik belgenin yurt dışında nasıl doğrulandığı bu sitede ayrı bir sayfada anlatılır.
Fotokopi yerine ne sunulur
- Belgeyi düzenleyen kurumdan yeni bir nüsha ve ona ayrı apostil.
- Noterin “aslı gibidir” onaylı sureti; bu yeni bir noter işlemidir ve yurt dışında kullanılacaksa kendi apostilini ister.
- Belgeyi düzenleyen kurumun kendi onaylı sureti; idari belge sayılır, apostilini valilik ya da kaymakamlık verir.
Masada fotokopinin geri çevrilmesi ve doğru yolun seçilmesi bu sitenin sorun sayfalarından birinde ayrıca ele alınır.
Çeviri fotokopiden yapılır mı
Çevirmen metni fotokopiden ya da taranmış görüntüden çevirebilir; çevirinin doğruluğu kaynağın aslı olmasına bağlı değildir. Asıl soru noter aşamasındadır. Türkiye Noterler Birliği’nin Birleştirilmiş Genelge 23’üne göre faks ya da fotokopiden de çeviri yapılabilir; bu durumda çevirinin başına “faks veya fotokopiden tercümedir” ibaresi, sonuna fotokopinin ya da faksın görülerek çevrildiğini belirten bir kayıt yazılır ve böyle bir çevirinin yeterli olup olmadığını belgenin sunulacağı merci takdir eder. Noterin bu dosyada aslını görmek isteyip istemeyeceğine dair genel bir kural ise bu sitenin taramasında bulunamadı. Bu yüzden çeviri işi fotokopiyle başlatılsa bile noter randevusuna asıl belgeyle gidilmesi zaman kaybını önler. Çevirmen fotokopiden çalışırken şerhin sıra numarasını ve tarihini de aynen aktarır; asıl gelince bu alanlar karşılaştırılır. Apostil sayfasının çevrilip çevrilmeyeceği ise ayrı bir sorudur ve bu sitede kendi sayfasında yanıtlanır.