Onay zincirinde adımların sırası da bozulabilir: çeviri apostilden önce yapılabilir, noter onayı çeviriden önce istenebilir ya da apostilli belge bir de Dışişleri’ne götürülebilir. Bu araç, yaptığınız ya da planladığınız adımları sıraya koyduğunuzda hangi kuralın bozulduğunu söyler. Zinciri kendi başına yürüten kişi ve bir müşterinin getirdiği sırayı kontrol eden büro çalışanı için yazıldı.
Adım türleri ve yedi kural
Beş boş adım vardır; her birine yedi türden biri seçilir: çeviri, çevirinin noter onayı, aslına apostil, noter onayına apostil, e-Apostil, Dışişleri tasdiki, temsilcilik tasdiki. Araç şu kuralları uygular. En az iki adım seçilmelidir ve aynı adım iki kez yazılamaz. Noter onayı çeviriden önce gelemez, çünkü noter tercümanın imzasını onaylar; imza önce atılmalıdır. Noter onayına apostil, noter onayı yokken ya da ondan önce olamaz. Çeviri, noter onayına apostilden sonraya konursa apostil sayfası çevrilmemiş kalır ve noter onayı apostilin kapsamına girmez. Apostil adımlarından biri varsa Dışişleri tasdiki sonrasında gelemez; Bakanlık apostilli evrakı tasdik etmez. Temsilcilik tasdiki ile apostil aynı zincirde bulunmaz: taraf ülkeye apostil, taraf olmayan ülkeye konsolosluk zinciri gider.
Sıra aracının kasıtlı boşlukları
Araç belgeyi ve ülkeyi bilmez; bu yüzden apostilin bu belge için doğru yol olup olmadığını değil, yalnız adımların iç tutarlılığını ölçer. Aslına apostil ile çeviri arasındaki sırayı hata saymaz: apostil sayfasının çeviriye alınıp alınmayacağını belgeyi alacak makam belirler ve ret nedeni aracında ayrıca anlatılır. e-Apostil ile kâğıt apostili aynı listede görmeyi de hata saymaz, çünkü ikisi aynı belge için seçenektir. Süre ve tutar vermez.
Kuralların kaynağı
Dışişleri Bakanlığı Tasdik Birimi’nin bilgilendirmesi yurt dışına giden belgede sırayı çeviri, noter onayı, valilik ya da kaymakamlık, Bakanlık olarak verir ve apostilli evrakın Bakanlıkça tasdik edilemediğini yazar. Onikişubat Kaymakamlığı, noter onaylı çeviride apostile esas unsurun noterin imzası ve sıfatı olduğunu belirtir. Adli belgenin aslı ile noter onaylı çevirisine iki ayrı makamın apostil verdiği Onikişubat Kaymakamlığı’nın sayfasında yazar; Zile Kaymakamlığı aynı ayrımı üniversite diploması için yazar: aslına valilik, noter onaylı çevirisine kaymakamlık. Noter işleminin apostili 2024’ten beri herhangi bir il ya da ilçede alınır (Noterlik Kanunu m.199); eski “noterin bulunduğu yer” şartı kalkmıştır.
Temiz sıradan sonra
Araç “sıra tutarlı” dediğinde bu yalnız iç tutarlılıktır; belgeyi kabul edecek makamın kendi kuralı yine belirleyicidir. Çevirinin yeri zincire göre değişir: apostil yolunda apostilli belge hedef dile çevrilir ve noterde onaylanır, apostil sayfasının çeviriye alınmasını karşı makam belirler; tasdik zincirinde ise çeviri ilk halkadır ve sonraki bütün tasdikler çevirinin noter onayı üzerine kurulur. Girdiğiniz adımlar sayfadan ayrıldığınızda silinir; araç hiçbir şeyi sunucuya iletmez.