Kâğıt apostilde başvuruyu belgeyi masaya getiren kişi yapar; Sözleşme m.5 apostilin belgede imzası bulunanın ya da belgeyi getiren kişinin isteği üzerine verileceğini söyler. Elektronik yolda ise masa yoktur, giriş vardır. Resmî e-Apostil sisteminin arayüz metni “Apostil işlemi yapmak için E-Devlet ile giriş yapmanız gerekmektedir” der. Bu tek cümle, kimin başvurabileceği sorusunu kâğıt yoldan farklı biçimde yanıtlar. Bu sayfa o farkı ve sistemde kimliğe bağlı sınırları anlatır. Bu site resmî sistem değildir ve başvuru almaz.
Giriş kimliğe bağlıdır
e-Devlet girişi kişiye özeldir; sistem başvuranı giriş yapan kimlik olarak tanır. Sistemin başvuru ekranları giriş gerektirdiğinden hangi belgenin kimin adına istenebildiği bu sitenin taramasında ekran ekran okunamadı; okunan şey ön yüz paketindeki uyarı metinleridir. Giriş bilgileri kişiye özeldir ve bu site onları hiçbir aşamada istemez; başvuru belge sahibinin kendi hesabından yapılır.
Ek kimlik numarası alanı
Ön yüz paketinde şu uyarı vardır: “Ek kimlik no alanına kendi kimlik numaranızı girmeyiniz. Girilmesi istenen kişinin kimlik numarasını girmelisiniz.” Bu metin, başvuranın kendisinden başka bir kişinin kimlik numarasının istendiği bir durum olduğunu gösterir. Ama alanın hangi belge türünde ve hangi ilişki için açıldığı, hangi yakınlık derecesinin kabul edildiği bu sitenin taramasında doğrulanamadı. Bu alanın bir tercüme bürosuna müşteri adına başvuru kapısı açtığı da doğrulanamadı; aksi varsayılmalıdır.
Nüfus kayıt örneğinde vatandaşlık şartı
Arayüz metni bir sınır daha koyar: nüfus kayıt örneği için e-Apostil başvurusunu yalnız Türk vatandaşları yapabilir; yabancı uyruklular fiziki apostil yolunu kullanır. Vatandaş olmayan kişinin fiziki yol için belgeyi nüfus idaresinden hangi biçimde alacağı bu sitenin taramasında resmî bir sayfada bulunamadı; idari belgenin fiziki apostilini valilik ya da kaymakamlık verir. Bu sınırın adli sicil kaydı ya da mahkeme kararı için de geçerli olup olmadığı arayüz metninde yazmaz ve bu sitede doğrulanamadı; yabancı uyruklu bir kişinin Türkiye’den aldığı adli sicil kaydı için elektronik yolun açık olup olmadığı resmî sisteme sorulmalıdır.
Büro ne yapabilir, ne yapamaz
Kâğıt yolda Sözleşme belgeyi getiren kişinin başvurusuna izin verir; Ankara Valiliği yalnız getirenin kimliğini ister, Zile Kaymakamlığı ise noter onaylı vekâletname arar, yani pratik birörnek değildir. Elektronik yolda bu esneklik yoktur: başvuru giriş yapan kişinin kimliğine bağlıdır ve bir büronun müşterisi adına başvuru yapabileceği bir vekâlet ekranı bu sitenin taramasında bulunamadı. Bir tercüme bürosunun bu yolda yapabileceği şey, hangi belgenin sisteme girdiğini, hangi ülkenin listede olduğunu ve çeviri için karşı kuruma hangi soruların sorulacağını anlatmaktır; başvuruyu belge sahibi kendisi yapar.
Yanlış giriş ve bedel
Arayüz metni, alanların doğru doldurulmasını ister ve yanlış girişte başvurunun reddedileceğini, PTT hizmet bedelinin yine alınacağını yazar. Kimlik numarası, belge türü ve hedef ülke alanları bu yüzden başvuru sahibinin kendi sorumluluğundadır; bedel ret hâlinde de alınır ve tutar resmî SSS’de yazar. Reddin nasıl bildirildiği ve ikinci başvurunun ayrıntıları bu sitede ayrı bir sayfada anlatılır.
Çeviri başvurudan sonra başlar
Çeviri sorusu, başvuru sonuçlanıp elektronik belge indirildikten sonra gündeme gelir. Çevirinin hangi nüshadan hazırlanacağı ve elektronik dosyayla nasıl sunulacağı resmî sistemin sayfalarında yazmaz; bunu belgeyi alacak kurum belirler, noter onayı gerekiyorsa noterin nasıl işlem yaptığı da notere sorulur. Belge sahibi gerekeni büroya kendisi iletir; büro giriş bilgisi istemez. Karşı kurum çeviride noter onayı ya da o onaya apostil istiyorsa bu adım kâğıt yoldan, belgeyi getiren kişinin başvurusuyla yürür ve orada vekâlet sorusu yeniden sorulur. Tercüme bürosu metni aktarır; kimin başvurabileceğine sistemin kendi kuralı karar verir.