Formül A, doğum kaydının çok dilli örneğidir: alan başlıkları birden çok dilde basılıdır ve belge, okuyan makamın çeviriye ihtiyaç duymaması için tasarlanmıştır. Aynı mantıkla evlenme kaydı için Formül B, ölüm kaydı için Formül C düzenlenir. Bu belgeler, Commission internationale de l’état civil (CIEC) çatısında hazırlanan 1976 tarihli çok dilli nüfus kaydı örnekleri sözleşmesine dayanır.
Almanya’da apostil de çeviri de gerekmez
Almanya’nın Türkiye temsilcilikleri, 8 Eylül 1976 tarihli sözleşmeye göre düzenlenen doğum, evlenme ve ölüm kaydı örneklerinin Almanya’da kullanılmak için ne çeviriye ne de apostile ihtiyaç duyduğunu yazar; hem Almanya hem Türkiye bu sözleşmeye katılmıştır. Temsilciliklerin vize bilgi notu da uluslararası doğum belgesi için apostilin gerekmediğini ayrıca belirtir. Aynı dosyada nüfus kayıt örneği istenirse o belge için kural farklıdır ve bu sitede nüfus kayıt örneği sayfasında anlatılır.
Aynı belge başka ülkede
Muafiyet bir sözleşmeye dayandığı için yalnız o sözleşmeye katılmış ülkelerde işler. Belgeyi alacak ülkenin sözleşmede yer alıp almadığı CIEC’in taraf listesinden kontrol edilmelidir; bu sitenin kaynak taramasında liste doğrudan okunamadı ve bu yüzden burada ülke sayılmaz. Sözleşme dışındaki bir ülke Formül A’yı olağan bir resmî belge gibi değerlendirip apostil isteyebilir. Sözleşme tasdik muafiyeti getirir ve form çok dillidir; sözleşmeye katılmış bir ülkede de çevirinin istenip istenmediğini karşı makam belirler, çünkü çevirisiz kullanımı yazan kaynak yalnız Almanya içindir.
Apostil gerektiğinde
Formül A, B ve C resmî e-Apostil sisteminin kabul ettiği belgeler arasındadır; elektronik yol belge sahibinin e-Devlet hesabından işler. Kâğıt üzerindeki belgeye apostil gerekirse nüfus belgesi idari belge olduğundan başvuru valilik ya da kaymakamlığa yapılır. e-Devlet’ten alınan barkodlu çıktıya fiziki apostil konmadığı için kâğıt yol seçildiğinde belgenin ıslak imzalı ve mühürlü olması beklenir.
Çeviri gerçekten gereksiz mi
Çok dilli örnekte alan başlıkları birden çok dilde basılıdır; alanlara yazılan kayıt bilgisi ise düzenleyen ülkenin dilinde kalır. Belgeyi alacak makamın bu bilgiler için çeviri isteyip istemediği ona sorulur; belgenin tamamını çevirtmeden önce hangi kısmın istendiği öğrenilir.
Formül A ile nüfus kayıt örneği farkı
Formül A doğum kaydının çok dilli örneğidir; nüfus kayıt örneği ise ayrı bir belgedir ve Almanya’nın Türkiye temsilcilikleri ikisini ayrı başlıklarda, ayrı kurallarla sayar. Belgeyi alacak makam nüfus kayıt örneğini ayrıca isteyebilir ve o belge için hedef ülkenin kuralı, Formül A’nın muafiyetinden bağımsız olarak ayrıca uygulanır.
Formül A için kısa yanıt
Almanya’ya gidecek bir dosyada Formül A, B ve C, temsilciliklerin yazdığına göre apostilsiz ve çevirisiz kullanılır. Başka bir ülke için önce o ülkenin sözleşmedeki yeri kontrol edilir, ardından apostil ve çeviri ihtiyacına belgeyi alacak makamın listesine göre karar verilir.