e-Devlet’ten indirilen belgeler Türkiye içinde barkod ya da karekodla doğrulanabilir. Yurt dışında ise durum farklıdır: apostil bir kamu görevlisinin imzasını doğrular ve sıradan bir çıktının üzerinde doğrulanacak ıslak imza yoktur.
Kaymakamlığın kuralı
Resmî kaymakamlık sayfaları, e-Devlet belgesinin yalnızca barkod ya da karekod taşıyan sıradan kâğıt çıktısına doğrudan fiziki apostil uygulanmadığını yazar. Develi Kaymakamlığı, e-Devlet’ten ya da savcılıktan alınan sabıka kaydını kendisinin onaylamadığını ayrıca belirtir. Böyle bir çıktı kaymakamlıkta fiziki apostil almaz; yol, kapsamdaysa e-Apostil, değilse belgeyi üreten kurumun ıslak imzalı tasdikidir.
Birinci yol: e-Apostil
Altı belge türü için elektronik yol vardır: adli sicil kaydı, mahkeme kararı, nüfus kayıt örneği ve çok dilli doğum, evlenme ve ölüm kayıt örnekleri. Başvuru belge sahibinin kendi e-Devlet hesabından yapılır; belge PTT’nin nitelikli elektronik sertifikasıyla imzalanıp elektronik olarak teslim edilir. Yerleşim yeri belgesi ve isim denklik belgesi için sistemin sayfası çalışmanın sürdüğünü yazıyor, yani bu iki belge şimdilik kapsamda değildir.
İkinci yol: düzenleyen kurumun ıslak imzalı onayı
e-Apostil kapsamı dışındaki bir e-Devlet belgesi için kâğıt apostil gerekiyorsa, belgeyi düzenleyen kurum e-imzalı çıktıyı yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, ıslak imzası ve kurum mührüyle fiziken tasdik edebilir. Bu durumda kaymakamlık apostili barkodu değil, o yetkilinin ıslak imzasını ve sıfatını doğrular. Noterin aslı gibidir onayı da resmî sayfalarda anılan bir yoldur ve apostil bu kez noterin imzasına konur.
Hangi yol hangi ülke için
Elektronik apostil, Apostil Sözleşmesi dışındaki ülkeler için verilmez; o ülkelere giden belge konsolosluk tasdiki zincirinden geçer ve kâğıt belge ister. Sözleşme içindeki ülkeler için Lahey Konferansı, usulüne uygun verilmiş bir elektronik apostilin yalnızca elektronik olduğu için geri çevrilemeyeceğini duyurmuştur. Yine de belgeyi alacak kurumun elektronik dosyayı hangi biçimde teslim aldığı önceden öğrenilmelidir.
Doğrulama nasıl yapılır
Elektronik apostilli belgeyi alan yabancı makam, eapostil.gov.tr adresindeki belge doğrulama sayfasına dosyayı yükleyerek imzayı denetler; bu sayfada numara girerek sorgu yapılmaz. Valilik ve kaymakamlığın verdiği kâğıt apostiller ise e-İçişleri’nin apostil doğrulama sayfasında sıra numarası, doğrulama kodu ve tasdik tarihiyle sorgulanır. İki doğrulama yolu birbirinin yerine kullanılamaz.
Barkodlu çıktı için kısa yanıt
Barkodlu çıktı Türkiye içinde yeterli olabilir, yurt dışı için yeterli değildir. Kapsamdaki altı belgede e-Apostil, kapsam dışındakilerde düzenleyen kurumun ya da noterin ıslak imzalı onayı üzerinden kâğıt apostil yolu izlenir.