Elles répondent à deux questions différentes. La mention de conformité (aslı gibidir en turc) est un acte par lequel l’administration émettrice ou un notaire turc (noter) déclare que la copie en main reproduit l’original. L’apostille déclare qu’une signature et un sceau sont véritables ; apposée sur une mention de conformité, elle atteste la signature de la personne qui a porté cette mention et ne dit rien du contenu de l’acte.
Une comparaison signée : la mention de conformité
La mention est le résultat d’une comparaison : une personne habilitée place la copie à côté de l’original, constate qu’elles coïncident et l’écrit sur la copie avec la date, un nom, une qualité, une signature et un sceau. D’après la sous-préfecture d’Onikişubat (kaymakamlık, l’administration du sous-préfet de district en Turquie), une telle copie peut être examinée en vue de l’apostille, alors qu’une photocopie ordinaire ne le peut pas. Dans l’exemple de société donné par la sous-préfecture de Nilüfer, la chaîne commence de même par une copie certifiée des statuts. Si la mention vient de l’administration émettrice, la copie prend le caractère d’un acte administratif ; si elle vient d’un notaire, un acte notarié naît.
Trois éléments et rien d’autre : l’objet de l’apostille
L’article 5 de la Convention énumère ce que l’apostille atteste en trois points : la véracité de la signature, la qualité du signataire et l’identité du sceau. La circulaire 2009/31 du ministère turc de l’Intérieur complète le tableau en une phrase : la procédure d’apostille ne s’étend pas au texte de l’acte qui la porte. L’apostille n’examine donc ni si la mention de conformité est exacte ni si la copie reproduit vraiment l’original ; elle dit seulement que la signature et le sceau de la personne qui a certifié sont véritables.
Rang des deux mentions et autorité pour chacune
- D’abord la mention de conformité, ensuite l’apostille. Selon l’article 5, l’apostille nomme la personne dont elle atteste la signature ; la signature d’une mention ajoutée après n’y est pas nommée.
- La mention de conformité d’un notaire est un acte notarié ; son apostille est apposée par le gouverneur de n’importe quelle province ou le sous-préfet de n’importe quel district, la condition du lieu de l’étude ayant été supprimée en 2024.
- La mention de conformité de l’administration émettrice fait de la copie un acte administratif ; son apostille vient de la préfecture ou de la sous-préfecture.
- L’impression à code-barres tirée d’e-Devlet, le portail administratif en ligne turc, ne reçoit pas d’apostille papier ; la mention de conformité est l’une des voies qui font entrer cette impression dans la chaîne, expliquée sur une autre page de ce site.
Deux erreurs à éviter
La première consiste à porter chez un notaire la photocopie d’un acte apostillé pour une mention de conformité et à tenir le résultat pour apostillé : l’image de l’apostille sur la copie n’est pas une apostille, et la mention du notaire a besoin d’une apostille nouvelle. La seconde consiste à envoyer à l’étranger une copie certifiée sans apostille : la mairie, le notaire ou l’université de destination ne connaît pas la signature du notaire ou de l’agent turc, et l’apostille existe précisément pour combler cet écart. Pour une mairie française, le tableau du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères classe la copie notariée turque parmi les actes notariés, note (5) : dispense pour un usage d’état civil ou de mariage, apostille pour le reste ; cette page ne trace que la limite entre les deux actes.
Deux mentions à transposer, une troisième à créer
Quand un traducteur travaille sur une copie certifiée, la mention de certification qui y figure est traduite aussi : date, qualité, nom du signataire et texte du sceau. Que l’apostille soit traduite avec elle, c’est l’organisme destinataire qui le dit. La traduction elle-même crée ensuite un troisième acte : selon l’article 103 de la loi turque sur le notariat, le notaire appose sous la traduction une mention indiquant l’identité et l’adresse du traducteur assermenté (yeminli tercüman), et selon l’article 96 du règlement sur le notariat, il ne peut faire traduire que par une personne dont le procès-verbal de serment figure au fichier de son étude. Si l’organisme destinataire le demande, cette certification reçoit à son tour une apostille. Quel organisme veut quelle combinaison varie selon l’acte et le pays ; un cabinet de traduction le lit dans la liste écrite de l’organisme au lieu de le deviner.