Un acte turc destiné à la Libye peut appartenir à une société : circulaire de signature, lettre d’habilitation, extrait du registre du commerce, attestation d’activité ou procuration jointe à un marché de construction ou de fourniture. Ces pièces ont une origine commune, le notaire : elles sont soit dressées par un notaire turc, soit introduites dans la chaîne par une copie qu’il certifie. Cette page s’adresse au partenaire ou au ministère libyen qui reçoit un tel dossier et à la société turque qui le prépare : où la chaîne commence, laquelle des deux chaînes passant par un même office turc est la bonne, et comment un acte libyen est utilisé en Turquie.
Circulaire de signature et procuration : nées chez un notaire turc
Une circulaire de signature et une procuration sont des actes notariés dès l’origine ; elles n’ont besoin d’aucune certification notariale distincte et entrent dans la chaîne sur la signature même du notaire. Un extrait du registre du commerce ou une attestation d’activité vient d’une chambre de commerce ou d’un bureau du registre ; il entre par une copie certifiée conforme du notaire ou par une traduction notariée. Dans les deux cas, le deuxième maillon est la préfecture de province (valilik) ou la sous-préfecture de district (kaymakamlık) du lieu d’établissement, le troisième le Bureau de légalisation du ministère turc des Affaires étrangères, le quatrième la mission libyenne en Turquie. Cette règle de lieu vient de la notice non datée du ministère turc des Affaires étrangères ; que la modification de 2024 de l’article 199 de la loi sur le notariat couvre aussi cette légalisation n’a pas été vérifié lors du relevé de ce site. La personne qui dépose au nom de la société apporte au Bureau de légalisation la pièce qui prouve son pouvoir.
Deux chaînes par un même office turc : celle qu’il faut pour la Libye
Les préfectures et sous-préfectures turques apparaissent dans deux chaînes différentes. Pour une destination qui applique la Convention, elles apposent l’apostille ; pour une destination qui ne l’applique pas, la notice du ministère turc des Affaires étrangères place une certification par la préfecture ou la sous-préfecture du lieu d’établissement avant le Bureau de légalisation. La notice ne décrit pas la forme de cette certification ; elle indique en revanche qu’un acte apostillé ne peut pas être légalisé par le ministère. La Libye n’a aucune ligne dans le tableau d’état, manque à la liste des Membres de la Conférence et n’est pas nommée dans l’annexe de la circulaire 68/1 du ministère turc de la Justice. Un acte destiné à la Libye passe donc en préfecture pour la certification que décrit la notice, non pour une apostille ; ce site n’a trouvé aucune procédure officielle pour retirer un certificat une fois apposé.
L’exclusion commerciale de la Convention ne joue pas sur la route libyenne
L’article 1er de la Convention Apostille exclut les documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière. Sur un itinéraire d’apostille, cette exclusion soulève une question pour certaines pièces de société. Sur l’itinéraire libyen, elle n’en soulève aucune : la certification du ministère turc est un acte administratif qui ne repose pas sur la Convention, de sorte qu’un extrait du registre du commerce ou une attestation liée à la douane est légalisé comme n’importe quel acte. La seule exigence est que l’acte entre dans la chaîne par une signature que la préfecture peut attester, c’est-à-dire en pratique celle d’un notaire.
Contrat ou acte libyen présenté en Turquie
Un acte de société, un acte de mariage ou un diplôme libyen parvient à une institution turque par l’une des deux voies de la notice du ministère : légalisation à la mission turque en Libye, ou légalisation à la mission libyenne en Turquie suivie d’une certification au ministère des Affaires étrangères si la mission siège à Ankara, ou à la préfecture de la province où elle siège. L’institution turque demande ensuite une traduction en turc certifiée par un notaire, faite une fois la chaîne close ; les cachets qu’elle doit couvrir sont fixés par cette institution. Aucune apostille n’est attendue sur un acte libyen, les autorités libyennes n’en apposant pas.
Questions à régler par écrit avec le partenaire libyen
Ce site n’a pas relevé la procédure de légalisation de la mission libyenne en Turquie, les pièces qu’elle demande, son délai ni son droit. Il n’a pas vérifié non plus si les institutions libyennes acceptent une traduction en arabe faite en Turquie, si elles veulent une traduction faite en Libye, ni si un visa de chambre de commerce est attendu sur les pièces de société. Ces questions vont à l’institution libyenne destinataire et à la mission, et les réponses sont conservées par écrit.
L’arabe en tête du dossier de société
Faite en Turquie, la traduction ouvre la chaîne : un traducteur assermenté rend l’acte en arabe, un notaire certifie la signature du traducteur, et la préfecture, le ministère et la mission empilent leurs cachets sur cette certification. Sur un acte déjà notarié, une circulaire de signature par exemple, la traduction est ajoutée comme acte notarié distinct et la chaîne se construit à partir de cet acte. Si l’institution libyenne fait traduire de son côté, seul l’original ou sa copie notariée passe par la chaîne turque. Un cabinet de traduction restitue le texte ; il ne donne aucun avis juridique sur la tenue du contrat en Libye et n’accomplit pas la légalisation.