Pour un acte turc destiné à l’Irak, l’apostille n’est pas une option : l’Irak n’a aucune ligne dans le tableau d’état de la HCCH, et aucun autre traité entre la Turquie et l’Irak ne supprime la légalisation. Une erreur possible est pourtant une apostille : l’acte est apostillé à la sous-préfecture de district (kaymakamlık), puis porté au ministère des Affaires étrangères, où il est refusé. Cette page décrit l’ordre correct, la raison de cet ordre et la façon dont un acte irakien parvient en Turquie. Un employeur ou un service d’état civil francophone qui reçoit un dossier passé par ces deux pays y verra pourquoi l’acte porte une succession de cachets et non un certificat unique.
Pourquoi l’apostille n’a pas sa place dans un dossier irakien
L’apostille est un certificat reconnu seulement entre les États inscrits dans le tableau d’état de la Convention. L’Irak n’y étant pas, une autorité irakienne n’a aucune obligation de reconnaître une apostille. La notice du Bureau de légalisation du ministère turc des Affaires étrangères est nette : un acte apostillé ne peut pas être légalisé par le ministère. Un acte apostillé ne peut donc pas entrer dans la chaîne irakienne. L’Irak étant aussi absent de la liste des Membres de la HCCH, la question de l’adhésion à la Conférence ne se pose même pas.
Cinq maillons dans un ordre imposé
La chaîne s’ouvre par la traduction : l’acte est traduit dans la langue que l’office irakien réclame, par un traducteur assermenté (yeminli tercüman, dont le serment est reçu par un notaire turc), et la traduction est certifiée par ce notaire. Le deuxième maillon est le gouverneur : la préfecture de province (valilik) ou la sous-préfecture du lieu où l’acte a été établi certifie la signature du notaire ; il s’agit d’une certification ordinaire, non d’une apostille. Cette règle de lieu vient de la notice non datée du ministère turc des Affaires étrangères ; que la modification de 2024 de l’article 199 de la loi sur le notariat couvre aussi cette légalisation n’a pas été vérifié lors du relevé de ce site. Le troisième maillon est le Bureau de légalisation du ministère des Affaires étrangères, qui certifie la signature du gouverneur ; pour la procédure, la page de ce service fait foi. Le dernier maillon est la mission irakienne en Turquie ; cette étape n’est pas décrite dans la notice du ministère et découle des exigences de la destination. Les maillons ne peuvent pas être intervertis, puisque chacun atteste la signature du précédent.
Une apostille apposée par erreur
Une sous-préfecture peut avoir apposé une apostille alors que le titulaire avait dit « Irak » ; savoir si un certificat, une fois apposé, peut être retiré est une question sur laquelle le relevé de ce site n’a trouvé aucune source officielle. Le remède pratique est un nouvel exemplaire et une chaîne reprise depuis le début : un nouvel extrait de l’office d’état civil ou de l’école, une nouvelle traduction, une nouvelle certification notariale. Lorsque l’original n’existe qu’en un seul exemplaire, un diplôme ancien par exemple, le notaire établit une copie certifiée conforme et la chaîne se construit sur cette copie.
Un acte irakien reçu en Turquie
Un acte établi en Irak, un diplôme, un acte de mariage ou une procuration par exemple, parvient en Turquie de l’une de deux façons. Il est légalisé à la mission turque en Irak, ou il est légalisé à la mission irakienne en Turquie et cette légalisation est ensuite certifiée au ministère des Affaires étrangères si la mission se trouve à Ankara, ou à la préfecture de province si la mission se trouve ailleurs. Le choix dépend de l’endroit où se trouve l’acte : la première voie est plus courte tant que l’acte est encore en Irak, la seconde une fois qu’il est arrivé en Turquie. L’acte légalisé est présenté à l’institution turque avec une traduction en turc certifiée par un notaire.
La mission irakienne : procédure non relevée
La procédure de légalisation de la mission irakienne, les pièces qu’elle réclame, son délai et son droit n’ont pas été relevés par ce site ; ces informations viennent de la mission elle-même. Il n’a pas non plus été vérifié si les autorités irakiennes acceptent une traduction en arabe faite en Turquie ou préfèrent une traduction faite en Irak.
L’arabe en premier maillon
L’incertitude sur la mission ne déplace pas la traduction dans la chaîne : faite en Turquie, elle est toujours le premier maillon, parce que les certifications de la préfecture, du ministère et de la mission s’empilent sur la certification notariale de la traduction. Une traduction ajoutée après coup laisse les certifications antérieures attachées à un acte non traduit, et la chaîne doit être reconstruite.