L’acte a été obtenu, apostillé, traduit et envoyé ; le destinataire retourne le dossier parce que l’acte est trop ancien. Cette page sépare deux durées que l’on confond : celle de l’apostille et celle de l’acte. La première n’existe pas ; la seconde ne bouge pas quand l’apostille est apposée.
Acte trop ancien : d’où vient l’objection
Le fond de l’objection est que l’acte est plus ancien que l’ancienneté maximale admise par le destinataire. Elle peut viser les actes qui décrivent la situation d’une personne à un instant donné : casier judiciaire, attestation de domicile, certificat de capacité à mariage, certificat médical, certificat de célibat. Dans cette liste, une seule limite vient d’un traité : pour le certificat de capacité matrimoniale établi sur le formulaire plurilingue de la convention CIEC n° 20, l’article 7 de la convention limite la validité à six mois à compter de la date de délivrance. La durée est fixée par le destinataire. Que l’objection vise l’acte et non l’apostille ne saute pas aux yeux, parce que l’apostille porte la date la plus récente du dossier.
Aucune durée pour l’apostille, une durée pour l’acte
La Convention ne fixe aucune durée d’expiration à l’apostille. La sous-préfecture d’Onikişubat (kaymakamlık, autorité administrative de district qui appose l’apostille sur les actes administratifs et notariés) explique ce que ce silence ne veut pas dire : l’absence de durée générale dans la Convention ne signifie pas que l’acte apostillé vaut sans limite ; si la réglementation propre à l’acte prévoit une durée de validité ou d’actualité, elle s’applique séparément. La dernière phrase de la même page est le titre de celle-ci : l’apostille ne rend pas à un acte périmé sa validité. La raison est à l’article 5 de la Convention : l’apostille atteste seulement la signature, la qualité du signataire et le sceau. La date de l’acte, son actualité et son contenu ne sont pas son objet. Des pages attribuent à l’apostille une vie de quelques mois ou d’un an ; la Convention ne contient rien de tel, et ces formules confondent la durée de l’acte avec celle de l’apostille.
Deux sources pour la durée de l’acte
La durée de l’acte a deux origines. La première est la réglementation turque qui régit l’acte : certains actes sont délivrés pour une période donnée et la portent en toutes lettres. La seconde est la règle du destinataire : il veut qu’un acte décrivant la situation d’une personne ne soit pas plus vieux qu’un certain nombre de mois, et cette exigence est indépendante du droit turc. La seconde source est la plus difficile à anticiper, parce qu’elle n’est pas écrite sur l’acte et relève de chaque organisme. Quel organisme, dans quel pays, admet quelle ancienneté pour quel acte n’a été trouvé dans aucune source officielle consolidée lors du relevé de ce site ; pour la France, la Belgique, la Suisse ou le Québec, la seule information fiable est la demande écrite de la mairie, du tribunal ou de l’employeur concerné.
Bâtir le calendrier à rebours de la date de dépôt
Un acte périmé ne se sauve pas par l’apostille ; on obtient un nouvel acte et la chaîne est reprise du début. La chaîne elle-même est courte en Turquie : le standard de service de la préfecture d’Ankara donne dix minutes en moyenne par pièce, et aucun droit n’est perçu pour l’apostille papier en préfecture ou en sous-préfecture. Ce qui consomme le délai, ce n’est pas l’apostille turque, ce sont la traduction, l’acheminement et l’attente chez le destinataire. Le sens inverse le montre : Affaires mondiales Canada écrit que le délai de traitement est le même que la demande soit déposée directement ou par un prestataire tiers et affiche le traitement des demandes reçues vingt-cinq jours ouvrables plus tôt ; en France, service-public.fr annonce un délai de trois jours ouvrés pour l’apostille délivrée par le notariat. La validité d’un acte peut s’épuiser dans une telle attente. L’ordre juste est donc : connaître l’ancienneté admise par le destinataire, fixer la date de dépôt, en retrancher le temps de traduction et d’envoi, obtenir l’acte ce jour-là seulement et le faire apostiller le jour même.
Nouvel acte, nouvelle traduction, dates à surveiller
Quand un nouvel acte est obtenu, l’ancienne traduction ne lui est pas jointe : le numéro de l’acte, sa date et le numéro de l’apostille ont changé, et la traduction est refaite. Elle est faite sur l’exemplaire apostillé du nouvel acte, par un traducteur assermenté (yeminli tercüman), et certifiée par un notaire turc. Si le destinataire veut aussi une apostille sur la traduction, cette seconde apostille est apposée sur la certification notariale. La date de la traduction doit être postérieure à celle de l’acte et antérieure à la date de dépôt ; si la règle d’ancienneté du destinataire vise aussi la traduction, celle-ci est faite, elle aussi, près de la date de dépôt.