Une mairie turque (belediye) délivre elle aussi des pièces qui partent à l’étranger : lettres de son service des mariages (evlendirme memurluğu), pièces d’urbanisme (imar) et permis d’occuper un bâtiment (yapı kullanma izin belgesi, dit iskân). Une famille installée en France, en Belgique ou en Suisse peut en avoir besoin pour un mariage, une succession ou un bien situé en Turquie. Ces pièces entrent dans la chaîne comme actes administratifs ; la question qui leur est propre est celle de l’exclusion commerciale de la Convention. Cette page traite de la pièce de mairie elle-même, non du dossier de mariage en France, décrit sur une autre page de ce site.
La pièce de mairie parmi les quatre groupes de l’article 1er
L’article 1er de la Convention Apostille distingue actes judiciaires, actes administratifs, actes notariés et mentions officielles sur acte privé. Une pièce signée et scellée par un agent municipal appartient au deuxième groupe, et la Turquie a confié l’apostille des actes administratifs au gouverneur (vali) et au sous-préfet (kaymakam). La sous-préfecture de Develi définit toutefois les actes administratifs qu’elle certifie comme ceux des administrations placées sous son autorité, sans nommer les municipalités. Aucune page officielle lue par ce site ne dit que chaque sous-préfecture accepte les pièces de toutes les mairies ; la préfecture ou la sous-préfecture du lieu de la mairie est interrogée d’abord.
Exclusion commerciale : tout se joue sur le mot « directement »
Le dernier alinéa de l’article 1er écarte de la Convention les documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière. La sous-préfecture de Zile en donne des exemples : pièces d’exportation obtenues auprès des chambres professionnelles, comme le certificat d’origine ou le connaissement, dont la certification se fait à la préfecture, hors du régime de l’apostille. Pour la France, la note (9) du tableau du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, attachée aux documents administratifs turcs, prévoit la légalisation pour ces documents directement commerciaux ou douaniers et l’apostille pour les autres. Une pièce d’urbanisme décrit la situation juridique et technique d’un terrain ou d’un bâtiment ; le fait qu’elle serve dans une vente ne suffit pas à la rendre directement commerciale. Aucune source turque ou française lue par ce site ne tranche ce classement pour les pièces d’urbanisme : c’est une lecture du texte, et l’organisme destinataire dit dans quelle colonne il range la pièce.
La lettre du service des mariages présentée en France
L’annexe 5 du même tableau, consacrée à la convention CIEC du 15 septembre 1977, cite parmi les documents dispensés de légalisation ceux qui sont produits en vue de la célébration du mariage ; la date d’effet pour la Turquie est le 1er août 1987. Une lettre du service des mariages d’une mairie turque jointe à un dossier de mariage en France relève donc de cette dispense et n’appelle pas d’apostille. Utilisée pour un autre dossier, elle redevient un document administratif ordinaire. Si l’organisme veut la preuve du mariage lui-même plutôt qu’une lettre de la mairie, l’extrait plurilingue d’acte de mariage (Formule B, convention CIEC n° 16) est un autre acte, avec son propre circuit ; l’organisme dit lequel il attend.
Le tirage électronique d’une pièce d’urbanisme
Les pièces d’urbanisme et d’occupation ne font pas partie des six actes qu’accepte le système officiel e-Apostil ; seule la voie papier est ouverte. Lorsque la mairie remet la pièce sous forme électronique, le simple tirage ne porte aucune signature manuscrite. La règle publiée par la sous-préfecture d’Onikişubat indique l’issue : le service municipal qui a produit la pièce inscrit sur le tirage le nom, le titre, la signature manuscrite de l’agent et le sceau, et l’acte est alors examiné pour l’apostille. Une copie certifiée par un notaire turc est l’autre voie ; l’apostille porte dans ce cas sur la signature du notaire.
Dans l’autre sens : le certificat d’un consulat devant une mairie turque
Le service des mariages d’une mairie turque reçoit aussi des actes étrangers. Le guide de l’office des mariages de Derince, un seul office, écrit que le certificat de capacité matrimoniale délivré par l’ambassade ou le consulat d’un État lié par la convention européenne de 1968 sur les actes des agents diplomatiques et consulaires est admis sans légalisation, avec sa traduction turque certifiée par un notaire s’il est rédigé dans une langue étrangère. La France, la Belgique et la Suisse figurent parmi les États qui ont ratifié cette convention, selon le tableau du Conseil de l’Europe. D’autres offices n’ont pas publié de règle lue par ce site.
Traduire une pièce de mairie turque
La traduction se fait sur l’exemplaire à signature manuscrite ou sur la copie notariée, une fois l’apostille posée quand elle est requise. Les termes techniques d’urbanisme, numéro d’îlot (ada) et de parcelle (parsel), classe de construction, sont rendus avec le terme turc entre parenthèses, pour qu’un notaire ou un géomètre francophone puisse les rapprocher du registre turc. Si l’organisme destinataire le demande, la traduction est certifiée par un notaire turc, et cette certification reçoit à son tour une apostille, apposée par le gouverneur ou le sous-préfet de n’importe quelle province ou district.