Le tirage e-Devlet à code-barres a été renvoyé par la sous-préfecture ; la voie décrite par la sous-préfecture d’Onikişubat est que le service émetteur certifie le tirage par une signature manuscrite et un sceau. Le titulaire se rend au service, mais le service ne signe pas le tirage à la main. Les deux portes ont raison chacune selon sa règle, et l’acte reste entre les deux. Cette page explique la cause de ce blocage et trois façons d’en sortir. Pourquoi le tirage à code-barres est renvoyé en sous-préfecture est expliqué sur une autre page de ce site ; ici, il s’agit du refus de la seconde étape.
Le service émetteur ne signe pas : la seconde porte se ferme
Le blocage peut concerner les actes qui ne relèvent pas d’e-Apostil : certificat de scolarité, attestation de domicile, rapport médical, relevé de notes. Le service peut faire valoir que l’acte est déjà signé électroniquement et que le code-barres se vérifie ; c’est vrai en Turquie, mais selon la sous-préfecture d’Onikişubat, ce que l’apostille atteste sur un tirage est la signature manuscrite de l’agent qui l’a certifié, non le code-barres.
Une exigence écrite d’un côté, aucune obligation écrite de l’autre
La page de la sous-préfecture d’Onikişubat (kaymakamlık, sous-préfecture de district) fixe le côté apostille : le tirage d’un acte signé électroniquement n’est examiné que si le service émetteur ou l’autorité compétente l’a certifié physiquement selon les formes, et dans ce cas ce que l’apostille atteste n’est ni la signature électronique, ni le code-barres, ni le code QR, mais la signature manuscrite et la qualité de l’agent qui a certifié. L’article 5 de la Convention dit de même que l’apostille atteste une signature ; un code-barres n’en est pas une. En revanche, aucune règle générale obligeant le service à faire cette certification n’a été trouvée lors du relevé de ce site. La sous-préfecture a écrit ce qu’elle demande ; que le service le fournisse ou non relève de sa propre pratique. Le blocage naît de ce vide.
Première sortie : e-Apostil si l’acte est l’un des six
Si l’acte est l’extrait de casier judiciaire, un jugement, l’extrait du registre d’état civil ou un extrait de naissance, de mariage ou de décès, la signature manuscrite du service n’est pas nécessaire : le système officiel e-Apostil, que les ministères turcs de la Justice et de l’Intérieur font fonctionner par l’intermédiaire de la PTT, l’opérateur postal national, délivre une apostille électronique pour ces six actes ; la demande est faite par le titulaire depuis son propre compte e-Devlet, le portail administratif en ligne turc, et l’acte est remis sous forme électronique. Les identifiants sont personnels et ce site ne les demande à aucun moment. e-Apostil comporte des frais de service de la PTT, dont le montant figure sur la page du système. Si l’acte n’est pas l’un des six, une attestation de domicile par exemple, le système ne le couvre pas encore : les questions fréquentes du système indiquent que des travaux se poursuivent pour l’attestation de domicile et le certificat de concordance de nom, sans donner de date.
Deuxième sortie : un exemplaire signé à la main, puis la sous-préfecture
Si le service ne signe pas le tirage électronique, on lui demande s’il délivre du même acte un nouvel exemplaire signé à la main et scellé ; si le service délivre un tel exemplaire, il est apostillé comme acte administratif. Cette demande n’est pas la certification d’un tirage mais l’établissement d’un nouvel acte. Une fois l’exemplaire obtenu, il est apostillé, comme l’écrit la sous-préfecture d’Onikişubat, en préfecture de province (valilik) ou en sous-préfecture quel que soit son lieu de délivrance ; il existe aussi des sous-préfectures, comme Develi, qui ne comptent que les services de leur propre district, et la pratique n’est pas uniforme. Aucun droit n’est perçu pour l’apostille en préfecture ou en sous-préfecture.
Troisième sortie : la copie certifiée conforme du notaire
Si le service ne signe pas et ne délivre pas de nouvel exemplaire, il reste le notaire. Si le notaire vérifie le tirage signé électroniquement et lui donne la mention « conforme à l’original » (aslı gibidir), le papier porte désormais une signature vérifiable : celle du notaire. Il s’agit d’un acte notarié, et son apostille est apposée, en vertu de l’article 199 de la loi turque sur le notariat, par le gouverneur ou le sous-préfet de n’importe quelle province. La limite de cette voie est que l’apostille atteste la signature du notaire et non celle du service émetteur ; si l’organisme destinataire cherche précisément la signature du service, la copie notariée peut ne pas suffire. Par quelle procédure le notaire vérifie et certifie un tirage signé électroniquement n’a pas été lu dans une source officielle lors du relevé de ce site. On demande à l’organisme destinataire quelle sortie il accepte ; les trois ne se mélangent pas dans un même dossier.
L’université ou l’employeur français devant un certificat turc ; la traduction sur l’exemplaire retenu
Pour une université, un employeur ou une caisse en France, le tableau du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères classe les certificats de scolarité, relevés de notes et attestations turcs dans la colonne des documents administratifs, note (9) : apostille, sauf lorsque l’acte est produit en vue d’un mariage ou de l’établissement d’un acte d’état civil. C’est donc bien une apostille que le service français attend sur un certificat de scolarité turc, et le tirage à code-barres seul ne la porte pas ; la question de savoir si le service français vérifie lui-même le code-barres ne remplace pas l’exigence d’apostille, et ce site n’a trouvé aucune source disant qu’un service français accepte le tirage sans apostille. Dans cette difficulté, la traduction porte sur un papier différent selon la sortie choisie, et elle est donc laissée pour la fin. Dans la voie e-Apostil, les sources lues ici ne disent ni sur quoi la traduction se fait ni si elle reprend l’apostille ; la question va à l’organisme destinataire. Pour le nouvel exemplaire signé à la main, elle couvre la signature et le sceau du service et l’apostille. Dans la voie notariale, la mention de conformité entre aussi dans la traduction. Une traduction faite plus tôt à partir du tirage à code-barres ne correspond à aucun de ces trois exemplaires et est refaite. La traduction est certifiée par un notaire ; si le service français veut aussi une apostille sur la traduction, celle de ce second acte notarié est encore apposée par le gouverneur ou le sous-préfet.