L’original doit rester chez son titulaire ; on en tire une photocopie et c’est elle qui est présentée à l’apostille. Le dossier s’arrête alors, soit au guichet turc, soit chez l’autorité étrangère qui le reçoit. La difficulté ne tient pas à l’apostille mais au support qui devrait la porter. Cette page explique ce qui sépare la photocopie de la copie certifiée conforme et comment le dossier se reconstruit.
Deux guichets, une seule objection
En Turquie, l’apostille des actes administratifs et notariés est apposée par le gouverneur de province (vali) à la préfecture (valilik) ou par le sous-préfet de district (kaymakam) à la sous-préfecture (kaymakamlık). Une photocopie ne leur présente aucune signature à authentifier. À l’étranger, la mairie, le notaire ou l’employeur peut renvoyer le dossier en demandant l’original ou une copie certifiée. Dans les deux cas, la pièce en main est une reproduction qui ne porte la signature ni d’un agent public ni d’un notaire.
Ce que l’article 5 fait attester par l’apostille
L’article 5 de la Convention dit que l’apostille atteste la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont l’acte est revêtu. Sur une photocopie, la signature et le sceau ne sont que des images ; or l’article 5 de la Convention dit que l’apostille atteste la signature, la qualité du signataire et le sceau, et une image n’offre rien de tel. C’est pourquoi le standard de service de la préfecture d’Ankara prend pour base les actes administratifs turcs signés à la main et scellés. La photocopie n’est pas sans valeur ; elle ne peut simplement pas entrer seule dans la chaîne d’apostille.
La mention de conformité change la nature de la feuille
La copie certifiée conforme est une reproduction sur laquelle un agent public ou un notaire porte la mention « conforme à l’original » (aslı gibidir) et sa signature. La sous-préfecture d’Onikişubat écrit que seule la copie portant cette certification d’une autorité ou d’un notaire peut être examinée en vue de l’apostille. Le sens de la certification est simple : la feuille porte désormais une signature et une qualité vérifiables, et c’est cette signature que l’apostille atteste, non celle de l’acte d’origine. Le cas du titre d’identité l’illustre : des sous-préfectures, dont celle de Nilüfer, exigent qu’une carte d’identité présentée à l’apostille soit certifiée par un notaire ; la carte elle-même n’entre pas dans la chaîne, la copie notariée y entre.
Reconstruire le dossier après le renvoi de la photocopie
Si l’original a été délivré par une administration turque, deux solutions s’offrent : demander à cette administration un nouvel exemplaire signé et scellé, ou porter l’original chez un notaire pour en tirer une copie certifiée. La copie tirée par le notaire est un acte notarié ; en vertu de l’article 199 de la loi turque sur le notariat, son apostille est apposée par le gouverneur ou le sous-préfet de n’importe quelle province ou district, la condition du lieu de l’étude ayant été supprimée en novembre 2024. La copie certifiée par l’administration elle-même est un acte administratif et reçoit son apostille de la même préfecture ou sous-préfecture. Le choix entre les deux dépend du destinataire : certains veulent expressément une copie notariée, d’autres se contentent de la certification de l’administration. Lorsque l’original peut voyager, le chemin le plus court reste de l’apostiller lui-même.
Copie notariée vue de France, de Belgique, de Suisse et du Québec
Pour la France, le tableau récapitulatif du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères classe la copie notariée turque parmi les actes notariés, avec la note (5) : dispense de légalisation pour les actes se rapportant à l’état civil, à la capacité ou à la situation familiale et pour ceux produits en vue d’un mariage, apostille pour les autres. La copie notariée d’un diplôme adressée à un employeur ou à une université relève donc de l’apostille ; la copie d’une carte d’identité jointe à un dossier de mariage en mairie peut relever de la dispense. Les actes d’état civil turcs sont, eux, dispensés en France (mention « Dc ») et la question de la photocopie ne se pose pas sous l’angle de l’apostille ; c’est la mairie qui dit si elle attend un original signé de l’officier d’état civil. La Belgique, la Suisse, le Luxembourg et le Québec appliquent la Convention Apostille avec la Turquie ; la copie notariée apostillée y suit le circuit ordinaire, et c’est l’organisme destinataire qui dit s’il accepte une copie à la place de l’original.
Traduire la copie certifiée ; ce qui reste sans source
La traduction ne porte pas sur la photocopie mais sur la copie certifiée et apostillée ; que la mention de conformité et l’apostille soient rendues avec le texte relève du destinataire. Elle est faite par un traducteur assermenté (yeminli tercüman) et certifiée par un notaire turc. Si le destinataire veut aussi une apostille sur la traduction, cette seconde apostille est apposée sur la certification notariale, encore par un gouverneur ou un sous-préfet. Une traduction faite à partir de la simple photocopie ne montre ni la mention de conformité ni l’apostille ; la version à traduire se demande au destinataire avant de commencer. Deux points n’ont pu être vérifiés lors du relevé de ce site : quelle autorité étrangère tient la copie notariée pour l’équivalent de l’original, pays par pays, et si certaines sous-préfectures posent des conditions supplémentaires à la copie certifiée par l’administration émettrice. La demande écrite du destinataire reste le seul critère sûr.