L’exportateur porte à la sous-préfecture la pièce que l’acheteur lui a demandée ; l’agent indique qu’une légalisation ordinaire s’applique au lieu de l’apostille, ou renvoie vers la préfecture. De l’autre côté, la douane ou la banque du pays acheteur peut chercher une légalisation sur la pièce apostillée. Les deux réactions découlent d’une même règle : certains documents sont hors du champ de la Convention et reçoivent une autre certification que l’apostille. Le circuit propre du certificat d’origine est décrit sur une autre page de ce site ; ici, il s’agit du moment du refus et de la façon de faire le tri.
Un refus qui vient des deux côtés de la frontière
En Turquie, le signe est le changement de formalité au guichet : le tableau des standards de service de la sous-préfecture de Çankaya (kaymakamlık, autorité administrative de district) réunit les deux opérations sur une seule ligne, apostille pour l’acte administratif destiné à un pays qui applique la Convention, légalisation ordinaire pour les autres. À l’étranger, le signe s’inverse : le pays acheteur peut chercher, sur un document d’expédition apostillé, une légalisation plutôt qu’une apostille. Le tableau de légalisation du ministère français des Affaires étrangères en fait une règle écrite : pour les documents venant de Turquie, établis par une administration et ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière, c’est la légalisation qui est demandée, non l’apostille. La même limite existe dans la voie électronique : le système officiel e-Apostil indique que certains documents d’expédition internationale et factures ne reçoivent pas d’apostille électronique.
L’article premier et le mot « directement »
Le dernier alinéa de l’article premier de la Convention exclut deux groupes de documents ; le second est celui des documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière. Le mot décisif est « directement ». Le critère n’est ni le sujet du document ni la qualité de société de son titulaire, mais le rattachement du document à une opération commerciale ou douanière précise. La sous-préfecture d’Onikişubat pose la distinction ainsi : qu’un document appartienne à une société ou ait un contenu commercial ne suffit pas à le rendre inapte à l’apostille ; ce qui est hors champ, c’est le document administratif directement lié à une opération commerciale ou douanière. Le certificat d’origine ou le connaissement d’une expédition est lié à l’opération elle-même ; les statuts, la circulaire de signatures ou l’attestation d’activité d’une société concernent la société et peuvent recevoir l’apostille.
La légalisation ordinaire et la suite fixée par le pays acheteur
Pour le document hors champ, la formalité turque est ce que la préfecture de province (valilik) ou la sous-préfecture appelle la légalisation ordinaire (normal tasdik) ; la page de la sous-préfecture de Zile indique que la certification des pièces d’exportation obtenues auprès des chambres professionnelles se fait à la préfecture. Ce qui vient ensuite dépend du pays acheteur. Pour un pays qui n’applique pas la Convention, l’ordre du ministère turc des Affaires étrangères s’applique : traduction, certification notariale, légalisation de la préfecture ou de la sous-préfecture, puis service de légalisation du ministère, et enfin la représentation du pays de destination. Pour un pays qui applique la Convention mais tient le document pour hors champ, comme la France avec sa note (9), le tableau français ne décrit pas les étapes après la légalisation turque ; il faut demander à la douane ou au donneur d’ordre français s’il attend en plus un visa du consulat de France en Turquie, étape que les autorités turques ne décrivent pas. La Belgique, la Suisse, le Luxembourg et le Québec n’ont pas fait l’objet d’un relevé équivalent sur ce point.
Trier un dossier d’exportation mixte
Devant un dossier renvoyé, on sépare d’abord les documents en deux groupes : ceux qui sont liés à l’opération et ceux qui concernent la société. Le premier groupe suit la légalisation ordinaire, le second la voie de l’apostille ; les deux peuvent coexister dans le même dossier. On demande à l’acheteur d’indiquer par écrit quel document il veut avec quelle certification ; une demande double du type « apostille ou légalisation » est ramenée à une seule option selon la règle du pays acheteur. Pour le certificat d’immatriculation, le règlement turc sur le registre du commerce fixe la forme (article 16 : signature du directeur ou du directeur adjoint et sceau du service), et les pages du registre de la chambre de commerce d’Antalya ajoutent qu’il peut aussi être obtenu par MERSİS sous forme de document à signature électronique sécurisée, qui relève de la règle des tirages signés électroniquement. Aucun circuit d’apostille particulier pour les pièces du registre du commerce n’a été trouvé sur une page officielle ; que ces pièces soient tenues pour des actes administratifs apostillés en préfecture ou en sous-préfecture est une conclusion tirée des exemples de sous-préfectures, non une règle.
Traduire une pièce hors champ : avant ou après, selon l’acheteur
Pour la pièce hors champ, la traduction peut venir avant ou après la légalisation ordinaire ; le pays acheteur en décide. Dans la chaîne des pays qui n’appliquent pas la Convention, la traduction est le premier maillon et la certification notariale est apposée sur la traduction. Cette certification est un acte notarié ; si la pièce va vers un pays qui applique la Convention, elle reçoit son apostille d’un gouverneur ou d’un sous-préfet, si bien que la légalisation ordinaire de l’original et l’apostille de la traduction peuvent figurer dans un même dossier. Dans les documents d’expédition, les désignations de marchandises, les positions tarifaires et les quantités sont reproduites à l’identique dans la traduction.